AI gaat niet alleen over het automatiseren van kernactiviteiten bij Fortune 500-bedrijven. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen AI ook gebruiken om te optimaliseren, te bezuinigen en in sommige gevallen effectiever te concurreren met veel grotere rivalen.
Een in Austin, Texas gevestigde veganistische kaasmaker genaamd Rebel Cheese gebruikte het om het speelveld gelijk te maken ten opzichte van een grotere leverancier. Concreet heeft het bedrijf een klein systeem van AI-tools ontwikkeld om te helpen de meerkosten van een grote vervoerder terug te vorderen.
Het bedrijf is misschien het meest bekend vanwege het binnenhalen van een investering van $750.000 van Mark Cuban, geld dat het gebruikte om Rebel Cheese te laten groeien tot wat naar eigen zeggen nu een bedrijf van $20 miljoen is. Cuban sprak onlangs over het slimme gebruik van AI door het bedrijf op het podium van het Convergence AI-evenement in Dallas.
Het probleem
Rebellenkaas verzendt tienduizenden bestellingen van bederfelijke, handgemaakte veganistische kaas door het hele land. De vakantieperiode is veruit de drukste periode. “Q4 is alle hens, hoofd naar beneden, haal het de deur uit, zorg ervoor dat klanten tevreden zijn”, schreef medeoprichter van het bedrijf, Kirsten Maitland, in een recente blogpost. “Er is geen tijd om te stoppen en iets te analyseren.”
Na de afgelopen feestdagen keek Maitland naar de bankrekening van het bedrijf en er leek iets mis te zijn. Rebel Cheese had net zijn beste vakantieseizoen ooit achter de rug, maar de cijfers weerspiegelden dat niet. Dus begon ze te graven om erachter te komen waar de winst weglekte. Ze ontdekte dat het bedrijf $ 250.000 meer had betaald voor verzending dan gepland.
Het inhuren van nieuwe medewerkers om het probleem te onderzoeken en op te lossen zat er niet in. Dus Maitland wendde zich tot Antropische Claude. “Ik heb hem een jaar vol facturen en een contract gegeven”, vertelt ze Snel bedrijf in een e-mailuitwisseling, “en er werden patronen gevonden waarvoor ik een forensische accountant nodig had gehad om naar boven te komen, wat tijdrovend en duur zou zijn geweest.”
Ze zegt dat de verzendfacturen van de vervoerder honderden pagina’s per week beslaan, waarbij de kosten binnen de kosten zijn gelaagd. “De meeste verladers hebben niet de tijd of de middelen om ze te controleren”, zegt Maitland. Voor de vervoerder was de complexiteit geen bug, maar een feature, en een winstgevende feature.
Uit haar analyse kwamen verschillende oorzaken naar voren, niet slechts één. “Sommige waren onze schuld, zoals aanzienlijke gewichtsoverschrijdingen op onze pakketten, die we konden oplossen”, zegt ze. “De rest lag bij de vervoerder: ze hadden een op maat gemaakt contract voor ons opgesteld. Volgens dat contract veroorzaakte elk uitpuilend pakket of overgewicht drastische prijspieken.”
Tegen de tijd dat Maitland met vertegenwoordigers van de rederij om de tafel zat, had ze de gegevens van een jaar geanalyseerd en kon ze precies laten zien welke contractclausules de schade aanrichtten. De grootste meerkosten hadden betrekking op een nieuwe gewichtslimiet die de vervoerder begin 2025 had ingevoerd, maar niet gecommuniceerd. Hun antwoord was: “Nou, je had het moeten opvangen.” Ze beloofde dat dit nooit meer zou gebeuren.
De bouw
Om de daadwerkelijke programma’s te bouwen die de facturen lezen en terugbetalingen aanvragen, gebruikte Maitland Manus, een AI-orkestratielaag dat het werk tussen verschillende agenten en subagenten coördineert, waarbij verschillende modellen voor verschillende taken worden gebruikt. Maitland zegt dat ze ook Bolt, Lovable en Relay heeft getest, maar ontdekte dat Manus de klus gemakkelijker en nauwkeuriger afhandelde.
Na veel experimenteren en ontdekken kon ze een systeem ontwerpen dat een data-intensief auditproces automatiseerde, waarvoor voorheen een handmatige beoordeling van tienduizenden zendingen nodig was. De bouw verliep in vier verschillende fasen:
1. Het standaardiseren van de ‘waarheid’. Het proces begon met het voorbereiden van de gegevens. Maitland heeft twee eenvoudige sjablonen met door komma’s gescheiden waarden (CSV) gemaakt. Een “Zone Data File” bevatte de onderhandelde contracttarieven van Rebel Cheese, terwijl een “Transaction File” wekelijkse factuurgegevens bevatte. Dit gaf de AI een duidelijke structuur voor het vergelijken van ‘wat we moesten betalen’ met ‘wat ons feitelijk werd gefactureerd’.
2. Het ontwerpen van de blauwdruk. Ze uploadde voorbeeldfacturen, het transportcontract van Rebel Cheese en een presentatie waarin de resultaten van haar door Claude geassisteerde onderzoek naar de te hoge kosten aan Manus werden beschreven. In plaats van de AI onmiddellijk te vragen ‘een tool te bouwen’, gebruikte Maitland deze eerst om een uitgebreid ‘Vereisten- en ontwerpdocument’ te genereren. Het document diende als een technische blauwdruk, waarin de bedrijfslogica voor ‘fuzzyweight matching’ werd uiteengezet en methoden voor het signaleren van discrepanties. Deze stap zorgde ervoor dat de AI randgevallen zoals brandstoftoeslagen en gewichtsgroepen begreep voordat er ook maar één regel code werd geschreven.
3. Bouwen via orkestratie. Maitland vroeg Manus vervolgens om een tool te bouwen op basis van het blauwdrukdocument. Haar prompt begon: “Ik wil dat je een zelfstandige webapplicatie van één pagina bouwt die fungeert als een tool voor het detecteren van verschillen in facturering door de vervoerder (werkt voor elke vervoerder: UPS, FedEx, USPS of uw specifieke verzendpartner).” Ze bepaalde dat de tool elke zending moest markeren waarbij de werkelijke kosten meer dan tien cent hoger waren dan het contractuele tarief. Deze meerkosten zouden vervolgens naar de vervoerder worden gestuurd, samen met een verzoek om krediet voor elke discrepantie die deze niet kon rechtvaardigen.
4. Continue auditing en strategische inzichten. Zodra de tool te hoge kosten signaleert, stuurt Maitland de gegevens terug naar Claude, die de logboeken analyseert op patronen op een hoger niveau, zoals verzendzones waar de kosten sterk stijgen. Dat veranderde de tool van een eenvoudige factuurcontrole in een permanent invorderingssysteem.
Het resultaat
Het door Maitland gebouwde systeem controleert alle verzendkosten door de facturen van vervoerders te vergelijken met de door Rebel Cheese gecontracteerde tarieven. Het signaleert elke discrepantie en genereert een rapport dat rechtstreeks naar de vervoerder wordt verzonden, waarin krediet wordt gevraagd voor elke meerprijs die niet kan worden gerechtvaardigd. Maitland zegt dat de vervoerder elke claim die het systeem tot nu toe heeft ingediend, heeft goedgekeurd en gecrediteerd. Ze betaalt ongeveer $200 per maand voor haar Claude- en Manus-abonnementen, en zegt dat het bedrijf nu elke week tussen de $1.500 en $4.000 bespaart.
Nu Rebel Cheese ervaring heeft opgedaan met en vertrouwen heeft in AI-automatisering, gebruikt het bedrijf de technologie al voor andere kernactiviteiten, zegt Maitland. Ze heeft een agent opgezet die toezicht houdt op de fondsenwervingspijplijn, onderzoek doet naar durfkapitaalfondsen en haar voorbereidt op investeerdersbijeenkomsten. Ze heeft ook een site gebouwd die inkomende donaties en partnerschapsverzoeken afhandelt. Een andere tool gebruikt historische gegevens om advertenties op te stellen.
“De grotere verschuiving was het besef dat dit de kloof is voor bedrijven van onze omvang”, zegt ze. “We hebben geen technisch team. We hebben geen data-analyseteam. Een paar jaar geleden had ik moeten arbeidskracht een adviseur. . . nu kan ik het werk zelf in een middag doen.”
