We hebben allemaal wel eens dat neerslachtige gevoel gehad na een lang weekend of vakantie: het openen van onze inbox om projecten te vinden die nog geen vooruitgang hebben geboekt, maar ook niet zijn geschrapt. Ze zitten in het ongewisse, stilletjes tijd verspillend en de productiviteit verminderend.
Dit zijn wat wij ‘Zombieprojecten’ noemen, en ze worden een echt productiviteitsprobleem voor Britse bedrijven. Uit ons recente onderzoek is gebleken dat 41% van de Britse werknemers doorgaans projecten van het ene jaar naar het andere overdraagt, en dat 90% van de wereldwijd ondervraagde respondenten zegt dat ze problemen hebben veroorzaakt.
AI Evangelist bij Atlassian.
Ze zijn ook schadelijk voor de ervaring, het moreel en het welzijn van werknemers: een derde (33%) van de Britse werknemers voelt zich gestrest en overweldigd door deze projecten, en 28% zegt dat ze tot een burn-out van het team leiden.
Artikel gaat hieronder verder
In de snelle en veeleisende werkomgeving van vandaag wordt dit soort lopende projecten een operationele nachtmerrie, vooral tegen een achtergrond waarin de Britse productiviteit afgelopen kwartaal daalde.
Gelukkig kan AI helpen door informatie naar boven te halen en te analyseren welke projecten inactief zijn of niet langer nodig zijn, en teams te ondersteunen bij het nemen van beslissingen over welke projecten ze moeten doorzien en welke ze moeten stopzetten.
Een gebrek aan duidelijk eigenaarschap houdt Zombie Projects in leven
Zombieprojecten gaan door om een gemeenschappelijke reden; veel werknemers weten niet wie de bevoegdheid heeft om een project te beëindigen, of wanneer dit aanvaardbaar is. Hierdoor ontstaat er een beslissingskloof en gaat het werk standaard door.
De meeste teamstructuren zijn ontworpen om projecten af te ronden, niet om ze abrupt af te sluiten. Zonder een duidelijk toegewezen leider of beslisser is het moeilijk om het moment te vinden waarop een project zou moeten eindigen, waardoor de voortgang vertraagt en teams geen betekenisvolle resultaten zien, maar de activiteit niet volledig stopt. Moderne werkpatronen, waarbij een werknemer meerdere tabbladen tegelijk geopend kan hebben, versterken dit, omdat het veel gemakkelijker is om taken open te laten dan ze actief te sluiten.
Psychologische factoren versterken ook de angst om een project stop te zetten, en 30% van de Britse werknemers is bang negatief te worden ervaren als ze de beslissing nemen om een project stop te zetten.
Stel duidelijke parameters in en pas AI toe
Om grip te krijgen op Zombie Projects moet je dus beginnen met het definiëren van het eigendom, het instellen van duidelijke statussen en het documenteren van alles in een gedeeld systeem, zodat teams kunnen begrijpen waar projecten tot stilstand beginnen te komen. Dit kan onder meer inhouden dat wordt gedefinieerd hoe projecten als ‘voltooid’ of ‘lopend’ worden bestempeld, of dat er regelmatig updates worden gedeeld over de resultaten die door het hele team zijn overeengekomen.
Dit is waar AI vervolgens kan worden toegepast om projecten effectief te beheren en te beoordelen. Sterker nog, de helft van de werknemers in ons recente onderzoek was van mening dat het hebben van een speciale AI-agent voor Zombie Projects hen in staat zou stellen te beslissen welke projecten als de hoogste prioriteit worden beschouwd en wat niet essentieel werk is.
Een AI-tool kan helpen de projectactiviteit te monitoren aan de hand van overeengekomen parameters en te benadrukken waar het werk van de baan raakt of vertraagt. AI helpt de zichtbaarheid te vergroten, dubbelzinnigheid te verminderen en duidelijkere besluitvorming te ondersteunen. Het kan voortdurend vastgelopen werk aan het licht brengen, verkeerde uitlijning signaleren en taken rangschikken op impact, zodat individuele werknemers en teams duidelijk weten hoe ze een project weer van de grond kunnen krijgen of een oproep kunnen beantwoorden om het af te ronden.
Dit kan ook de handmatige belasting voor werknemers verminderen, omdat in plaats van documenten handmatig te beoordelen en te proberen te bepalen welke er het meest toe doen, AI snel de belangrijkste projecten of acties in een momentopname kan samenvatten: werk dat de vooruitgang stimuleert, werk dat capaciteit opslokt zonder duidelijke doelstellingen, en werk dat nog niet is gevorderd.
Uiteindelijk creëert AI niet meer tijd, maar kan het wel blootleggen waar tijd wordt verspild, vooral binnen sluimerend werk, en helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen over wanneer een zombieproject moet worden stopgezet.
Voor eens en voor altijd een einde maken aan de kloof in het zombieproject
Projecten veranderen in zombieprojecten wanneer teams niet duidelijk weten wie de verantwoordelijkheid voor de beslissingen neemt, en wanneer de informatie die nodig is om die beslissingen te nemen moeilijk te vinden en te begrijpen is. Het toepassen van AI op projecten kan het duidelijker en gemakkelijker maken om te zien waar zaken uit de koers raken en weloverwogen beslissingen te nemen over de voortgang of stopzetting van projecten.
De waarde van AI in deze context is niet alleen automatisering, maar ook betere beslissingen. Intelligente, geïntegreerde AI-tools kunnen de context en het inzicht naar voren brengen die nodig zijn om onderscheid te maken tussen initiatieven die de moeite waard zijn om nieuw leven in te blazen en initiatieven die moeten worden stopgezet. Dit verschuift het gesprek van emotionele of stakeholdergedreven overwegingen naar op bewijs gebaseerde prioriteitenstelling.
Op deze manier werken is goed voor de productiviteit, maar het zal ook de stress en burn-out onder teams verminderen en tijd vrijmaken om aan de projecten te werken die er echt toe doen – en niet aan de projecten die teams alleen maar belasten.
We hebben de beste projectbeheersoftware gerangschikt.
Dit artikel is geproduceerd als onderdeel van TechRadar Pro-perspectievenons kanaal met de beste en slimste koppen in de technologische industrie van vandaag.
De hier geuite standpunten zijn die van de auteur en zijn niet noodzakelijkerwijs die van TechRadarPro of Future plc. Als u geïnteresseerd bent om een bijdrage te leveren, kunt u hier meer lezen: https://www.techradar.com/pro/perspectives-how-to-submit
