Een lezer vraagt:
Ik run een klein bedrijf dat een product levert aan grote bedrijven. Laten we, om de details anoniem te houden, zeggen dat we kleding leveren aan enkele middelgrote kledingwinkels die u in het winkelcentrum kunt kopen. Het probleem is dat een van mijn medewerkers twee niveaus lager (hij rapporteert aan iemand die aan mij rapporteert), gedraagt Dave zich alsof we kleding maken voor Gucci of Prada. Dit veroorzaakt enorme productiehoofdpijn. Het betekent dat alles beweegt veel langzamer via zijn afdeling, omdat hij uiterst consciëntieus is als het om kwaliteit gaat.
Dat is bewonderenswaardig, maar het resulteert in zaken als tekortschieten tegenover onze onderaannemers omdat zij de producten niet volgens zijn standaard hebben geproduceerd, ook al hebben ze ze volgens de industriestandaard geproduceerd. We zijn freelance ontwerpers kwijtgeraakt omdat hen wordt gevraagd kleding op Prada-niveau te maken voor salarissen van het Old Navy-type. Hij zorgt er ook voor dat veel dingen opnieuw worden gedaan of doet ze zelf opnieuw. Dit drijft de kosten van wat we produceren dramatisch op. Om de zijne te rechtvaardigen zou hij 5.000 artikelen per jaar moeten produceren salaris maar hij produceert er slechts 3.000. Dit betekent dat we op een punt zijn beland waarop het ons feitelijk meer kost om deze producten te produceren dan dat we ervoor betaald krijgen.
Zowel zijn manager als ik hebben geprobeerd hem rechtstreeks te vertellen dat hij dingen overdrijft. Dit maakt hem boos en zorgt ervoor dat hij op de hielen zit. We hebben gezegd: “Je hoeft dit werk niet opnieuw te doen. De manier waarop de freelancers het produceerden was prima. Concentreer je gewoon op de grote zaken, zoals de algehele snit van de stof.” Wat hij blijkbaar hoort is: “Wat je doet doet er niet toe. Het is verkeerd als je je zorgen maakt over de kwaliteit.” Zijn reactie is om de hele nacht op te blijven en het hele weekend door te werken om te proberen zijn aantal te vergroten in plaats van gewoon niet alles twee keer te doen.
Dave’s hart zit op de juiste plaats. Dit is lastig omdat het niet zo is dat we hem vragen om X te doen en hij weigert. We vragen hem om X te doen, en hij doet X twee keer en telt dan Y en Z op! Hoe kan ik Dave motiveren om een stapje terug te doen en meer op één lijn te komen met het marktniveau dat we bedienen, in plaats van de kosten op te drijven en de ergernis voor iedereen te vergroten door dingen te overdrijven? Of is hij misschien gewoon niet geschikt voor deze baan?
Groen reageert:
Misschien is hij niet geschikt voor de baan. Of hij het hart nu op de juiste plek heeft of niet, je kunt niet iemand aanhouden die weigert te werken op de manier die jij nodig hebt, die je productiecijfers totaal mist en je kosten opdrijft – en die, als je erover gesproken wordt, ronduit weigert te veranderen wat hij doet.
Maar zorg er eerst voor dat je heel, heel duidelijk bent geweest tegen Dave. Niet alleen maar ‘Concentreer je op X, niet Y’ duidelijk. Dit moet zijn: “Als je niet onmiddellijk begint met X en stopt met Y, zullen we dat moeten doen laat je gaan” duidelijk.
Je moet het zo zeggen om er zeker van te zijn dat Dave begrijpt wat er op het spel staat. Het is mogelijk dat hij heeft gehoord: ‘Dat zouden we doen leuk vinden om het niveau van zorg en kwaliteit te hebben dat u biedt en het zou uiteraard beter zijn als we dat konden, maar helaas kunnen we geen manier vinden om dit vol te houden.” En hij denkt: “Ik zal je laten zien hoe we het kunnen doen!”
Je moet er dus glashelder over zijn dat je het niet wilt en niet zult toestaan. Je moet ook duidelijk zijn over de gevolgen als hij doorgaat: dat je hem zult ontslaan. Als je dat niet expliciet uitspreekt en Dave vervolgens laat gaan, klinkt het alsof hij geschokt is omdat hij gefocust is op hoeveel hij om hem geeft en hoe hard hij werkt (en in zijn gedachten, wie zou iemand ontslaan die zoveel om hem geeft en zo hard werkt?). Het is dus een vriendelijkheid om hem nu te laten weten dat dit het pad is dat hij inslaat.
Als je dit gesprek voert en het probleem blijft bestaan, dan weet je dat hij gewoon niet het werk kan doen dat jij gedaan wilt hebben. Op dat moment kunt u met een gerust geweten verder gaan, omdat u hem duidelijk hebt verteld wat hij moest doen om zijn baan te behouden en hem de kans hebt gegeven om dat te doen.
Zelf een vraag indienen? Stuur het naar alison@askamanager.org.
—Alison Groen
