Als uw bedrijf achtergrondinformatie krijgt over potentiële werknemers, valt u waarschijnlijk onder de Wet op eerlijke kredietrapportage. Voordat u een antecedentenonderzoek ontvangt, vereist de wet dat u bepaalde openbaarmakingen doet en toestemming van een potentiële werknemer krijgt. Is het tijd voor een FCRA-nalevingscontrole?
Achtergrondonderzoeksrapporten zijn ‘consumentenrapporten’ onder de FCRA wanneer ze dienen als een factor bij het bepalen of iemand in aanmerking komt voor werk, huisvesting, krediet, verzekering of andere doeleinden en ze bevatten informatie ‘die betrekking heeft op de kredietwaardigheid, kredietwaardigheid, kredietcapaciteit, karakter, algemene reputatie, persoonlijke kenmerken of levenswijze van een consument.’
Als uw bedrijf antecedentenonderzoek gebruikt bij het nemen van aanwervingsbeslissingen, volgen hier enkele stappen die de FCRA van u verlangt:
- Voordat u een antecedentenonderzoek over een potentiële werknemer ontvangt, moet u aan de persoon vertellen dat u het rapport wilt ontvangen en vervolgens schriftelijke toestemming van de persoon krijgen om dat te doen.
- Als uit het antecedentenonderzoek iets blijkt dat ertoe kan leiden dat u besluit de persoon niet in dienst te nemen, moet u hem of haar op de hoogte stellen van de resultaten van het rapport en hem/haar een kopie geven. Vervolgens moet u ze voldoende tijd geven om het rapport te beoordelen, zodat ze eventuele onjuiste elementen kunnen betwisten.
- Als u uiteindelijk besluit iemand niet in dienst te nemen, geheel of gedeeltelijk op basis van de inhoud van een antecedentenonderzoek, moet u die persoon op de hoogte stellen waarin staat dat hij of zij niet is aangenomen vanwege ten minste gedeeltelijk het resultaat van het antecedentenonderzoek.
Bedrijven vragen vaak hoe ze de vereiste initiële openbaarmaking kunnen doen voordat ze het antecedentenonderzoek verkrijgen en de toestemming van de potentiële werknemer krijgen. Het is gemakkelijker dan je zou denken. Volgens de FCRA moet u de potentiële werknemer een duidelijke en opvallende schriftelijke mededeling geven dat u van plan bent een antecedentenonderzoek over hem of haar te ontvangen, en moet u de schriftelijke toestemming van de persoon verkrijgen die u toestemming geeft om het rapport samen te stellen. Het is prima om de vereiste openbaarmaking te plaatsen En uw verzoek om toestemming in één document. Zorg ervoor dat u duidelijke bewoordingen gebruikt die de potentiële werknemer zal begrijpen.
Sommige bedrijven laten zichzelf voor de gek houden door ingewikkeld juridisch jargon te gebruiken of extra erkenningen of ontheffingen toe te voegen. Hier zijn enkele voorbeelden van het soort dingen dat zou niet moeten staan in dit eenvoudige document:
- Voeg geen taal toe die beweert u te ontslaan van aansprakelijkheid voor het uitvoeren, verkrijgen of gebruiken van het antecedentenonderzoek.
- Voeg geen verklaring van de potentiële werknemer toe dat alle informatie in zijn of haar sollicitatie juist is.
- Verwijder alle bewoordingen die beweren dat de potentiële werknemer moet erkennen dat uw aanwervingsbeslissingen gebaseerd zijn op legitieme, niet-discriminerende redenen.
- Schaf al te brede autorisaties af die het vrijgeven van informatie mogelijk maken die de FCRA niet toestaat dat deze wordt opgenomen in een antecedentenonderzoek – bijvoorbeeld faillissementen die meer dan tien jaar oud zijn.
Die extra dingen maken het niet alleen moeilijker voor de potentiële werknemer om het hoofddoel van het document te begrijpen, maar het kan ook in strijd zijn met de FCRA. Het toevoegen van andere erkenningen of vrijwaringen van aansprakelijkheid valt buiten het bereik van wat de FCRA in dit document toestaat. Als u aanvullende ontheffingen, autorisaties of openbaarmakingen heeft die u aan potentiële werknemers wilt geven, doe dit dan in een afzonderlijk document. Neem ze niet op in het FCRA-openbaarmakings- en autorisatiedocument.
Het komt hierop neer: het voldoen aan de openbaarmakingsvereiste van de FCRA voor het gebruik van antecedentenonderzoekrapporten is eenvoudig. Je kunt het in een paar zinnen doen. Voeg gewoon een eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen melding toe dat u een achtergrondonderzoeksrapport ontvangt, eventueel met een eenvoudige uitleg van welke informatie in het rapport zal worden opgenomen. Ook het verzoek om toestemming van de potentiële werknemer moet in duidelijke taal zijn gesteld.
Dat is het. Er is niets anders vereist – en niets anders is toegestaan door de FCRA.
Houd het simpel. Het is niet alleen een goed idee. Het is de wet.
(Dit bericht is op 3 mei 2017 bijgewerkt om te verduidelijken dat het om de vereiste initiële openbaarmakingen gaat voordat bedrijven rapporten over achtergrondonderzoek verkrijgen.)
