Het Amerikaanse ministerie van Binnenlandse Veiligheid heeft een voorlopige regel uitgevaardigd over hoe het aanvragen zou afwijzen als agenten bepaalde handtekeningen ongeldig achten. De regel, gepubliceerd in het Federal Register op 11 mei 2026, geeft USCIS een bredere bevoegdheid om aanvragen voor immigratieuitkeringen af te wijzen of te weigeren als handtekeningproblemen worden vastgesteld, zelfs nadat een aanvraag voor verwerking is geaccepteerd. De interimregel staat nu open voor publiek commentaar, aangezien deze vanaf 10 juli 2026 van kracht wordt.De regel is niet nieuw, maar het DHS zei dat deze voorheen inconsistent werd toegepast en dat aanvragers niet duidelijk begrepen hoe USCIS omgaat met gebrekkige handtekeningen.
Nieuwe handtekeningregel: Dos
- Handgeschreven handtekening blijft de gouden standaard.
- Gescande kopieën van de originele handtekening in natte inkt zijn ook acceptabel.
- Faxen of gefotokopieerde versies van oorspronkelijk ondertekende documenten zijn prima.
- Bepaalde elektronische handtekeningen zijn alleen geldig in beperkte door de USCIS geautoriseerde online archiveringssituaties.
Niet doen
- Kopieer en plak handtekeningen
- Digitaal gegenereerde handtekeningen
- Handtekening stempels
- Handtekeningen door iemand anders dan de verzoeker (ja, inclusief de advocaat)
- Automatisch gegenereerde handtekeningen
- Handtekeningen gegenereerd door software
Kleine regel maar grote impact
Dit is een kleine regel, maar immigratie-experts vestigden de aandacht van de aanvragers op deze kleine verandering, aangezien deze een enorme impact zal hebben als USCIS een zaak ontkent nadat de verwerking is begonnen. Aanvragers lopen het risico de indieningskosten te verliezen en als ze opnieuw moeten indienen, worden hun data uitgesteld. Er is geen andere remedie voor een gebrekkige handtekening dan het opnieuw indienen, waardoor de zaak zou worden vertraagd, verduidelijkte de dienst.
Op wie is de nieuwe handtekeningregel van toepassing?
Iedereen die onder het immigratiekader valt, valt onder de nieuwe handtekeningregel. Deskundigen waarschuwden dat voor zaken met een wettelijke deadline, zoals H-1B cap-zaken en PERM-ondersteunde I-140’s, als na 18 maanden een weigering van de handtekening wordt ontdekt, de hele indieningstermijn voorbij is.
5 dingen die werkgevers moeten doen
Immigratieadvocaat Kirsten Crovello zei dat werkgevers vanaf nu deze vijf dingen moeten volgen:
- Het verifiëren van alle vereiste handtekeningvelden vóór indiening
- Bijhouden van originele handtekeningen in natte inkt
- Het vermijden van handtekeningsoftware, tenzij expliciet geautoriseerd
- Het zorgvuldig beoordelen van USCIS-formulierinstructies voor elk archiveringstype
- Trainen van personeel op het gebied van nalevingsnormen voor handtekeningen
