Een man van in de twintig ging ooit naar een Frans restaurant in New York, zo’n restaurant met serveersters in smoking. Hij vertelde de ober dat hij nog nooit zo luxe had gegeten en honderd dollar te besteden had, en vroeg hem vervolgens de beste maaltijd mee te nemen die hij binnen dat budget kon krijgen. Wat arriveerde was een feest ter waarde van minstens $ 150, en hij werd als een koning behandeld.
De ervaring bleef bij hem hangen. Die jongeman, die later een bekende executive coach zou worden, profileerde zich De New Yorker– ging geloven in de waarde van het vertrouwen op expertise en het in de handen van anderen leggen van beslissingen.
Het is een nuttige les voor leiders: als je echt delegeert, overtreffen mensen vaak je verwachtingen.
Als CEO van Jotform heb ik twintig jaar lang dezelfde dynamiek binnen ons bedrijf zien gebeuren. Succesvolle teams hebben niet meer management nodig; ze functioneren beter met minder tussenkomst. Dat gezegd hebbende, kunnen leiders helpen bij het opbouwen van communicatiepatronen die de afhankelijkheid verminderen en de duidelijkheid vergroten. Wanneer informatie voorspelbaar en transparant stroomt, bewegen teams sneller en met minder wrijving, zonder voortdurend toezicht.
Hier zijn de communicatiepatronen die dat soort autonomie mogelijk maken.
Eigendom, geen toezicht
Toen mijn bedrijf groeide van een eenmansbedrijf naar tientallen en vervolgens honderden werknemers, besefte ik dat delegatie de enige manier was om te blijven opschalen. Ik moest mijn inspanningen richten op dingen die de grootste impact zouden hebben op ons bedrijf. Voor de rest moest ik ervoor zorgen dat er mensen waren die ik kon vertrouwen en die ze net zo goed of beter zouden uitvoeren dan ik. Dankzij de delegatie kon mijn bedrijf worden wat het nu is: 35 miljoen gebruikers en 800 werknemers.
Dat gezegd hebbende, is het concept van Airbnb-oprichter Brian Chesky van “oprichter modus” spreekt mij ook aan. Het is een leiderschapsstijl waarbij een oprichter een directe, praktische benadering over de hele linie hanteert, in plaats van te vertrouwen op een strikt top-down hiërarchie.
Delegeren is een kunst en het vinden van een evenwicht dat werkt uw organisatie is de sleutel. Bij Jotform kan ik niet overal de hand in hebben. Daarom concentreer ik me op toekomstige producten en hoe ze het leven van onze gebruikers kunnen verbeteren. Wij stellen onze teams in staat om redelijk onafhankelijk te opereren. Maar ik ontmoet ze allemaal – de AI team, het groeiteam, het marketing team, en meer – één keer per week. In slechts 15 tot 20 minuten presenteren ze waar ze aan werken, en geef ik feedback. Ik doe niet aan micromanagement. Teams gaan vooruit. Dit systeem creëert een cyclus van continue implementatie en verbetering. Het geeft teams momentum.
Mijn advies aan leiders is om te delegeren met eigenaarschap. Dat betekent dat u duidelijk moet definiëren wie de eigenaar is van elke taak of beslissing, zodat verantwoordelijkheid in de workflow wordt ingebouwd. Maar verlies het contact niet helemaal. Terwijl u teams in staat stelt zichzelf te beheren, kunt u regelmatige check-ins in uw workflows inbouwen, zodat u de voortgang kunt volgen en onderweg input kunt geven.
Transparantie houdt teams in beweging
Als het doel is om teams op te bouwen die zelfvoorzienend en betrokken zijn, hebben leiders de taak om systemen en een cultuur te ontwerpen die hen klaarstoomt voor succes. Een essentieel onderdeel van dat systeem is transparante communicatie. Silo’s en nevengesprekken kunnen voor verwarring zorgen en projecten van de baan doen raken. In plaats daarvan kunnen teams tools en platforms gebruiken die gesprekken in gedeelde kanalen centraliseren en teamleden op één lijn houden.
Met tools als Notion kunnen teams bijvoorbeeld projectdocumenten, vergadernotities en bronnen op één locatie delen. Iedereen ziet dezelfde informatie. Het is niet nodig om door uw e-mails te bladeren of uw collega een DM te sturen om dat bestand opnieuw te verzenden (“sorry!”). Teams kunnen rollen, taken en deadlines toewijzen en de voortgang in realtime volgen. Iedereen weet wie wat doet. Noch knelpunten, noch silo’s krijgen de kans zich te vormen.
Wanneer de communicatie transparant is en de verantwoordelijkheden duidelijk zijn, worden teams echt zelfvoorzienend. Ze kunnen vooruitgaan en zelfstandig beslissingen nemen, zonder voortdurend toezicht.
Delen stimuleert het momentum
Ten slotte helpt het aanmoedigen van teams om prestaties, lessen en hulpmiddelen met elkaar te delen, iedereen sneller te bewegen en te leren. Het stimuleert ook de motivatie binnen elk team.
Bij Jotform houden we wekelijkse demodagen waar al onze 20+ teams presenteren waar ze de laatste tijd aan werken. Ze delen successen, tegenslagen en leerzame momenten. Ze vragen ideeën en feedback van hun collega’s. Soms mondt het uit in een bedrijfsbrede brainstorm. Soms is het een daverend applaus voor goed werk.
Er vloeien zoveel voordelen voort uit dit organisatieritueel. De wekelijkse deadline zorgt voor motivatie. Teams willen hun projecten zo voltooien dat ze deze met het hele bedrijf kunnen delen. Het creëert ook een cultuur waarin teams van elkaar leren en zich op hun gemak voelen, en niet schaapachtig, bij het promoten van hun meest recente projecten. Feedback wordt gemeengoed en wordt ingebouwd in wekelijkse workflows, in plaats van te worden gedegradeerd tot gevreesde jaarlijkse beoordelingen. Uiteindelijk gaan rituelen als deze niet alleen over delen of erkennen, maar over het opbouwen van vertrouwen.
Of u nu iemand vraagt om uw maaltijd te bestellen of een cruciale zakelijke taak uit te voeren: vertrouwen is essentieel, maar dat hoeft niet blind te zijn. Leiders kunnen de systemen en patronen creëren om teams te helpen effectief samen te werken en hun beste werk te doen, zonder voortdurend toezicht.
