Ik zal nooit de eerste keer vergeten dat ik iemand hoorde zeggen: “Deze bijeenkomst had een e-mail kunnen zijn.” Je kunt je waarschijnlijk precies de stem voorstellen waarmee ze het zeiden (en hoe hun gezicht eruit zag). Je hebt het waarschijnlijk zelf al vaak gehoord.
De bijeenkomst in kwestie was een project-check-in met meerdere afdelingen, waarbij we een uur lang hadden geluisterd naar één persoon die een update gaf die in een paar punten had kunnen worden geschreven. De rest van ons zat daar maar te knikken, wachtend tot het zou eindigen. Niemand hoefde echt iets te zeggen, niemand gaf feedback en niemand stelde vragen. Terwijl we allemaal naar buiten schuifelden, mompelde iemand: ‘Nou, dat was tijdverspilling’, en daar kon ik niet anders dan mee instemmen. Het verspilde uur betekende waarschijnlijk dat ik die avond een extra uur zou werken met mijn laptop opengeklapt op de bank.
Het zette me aan het denken: moeten we dit soort bijeenkomsten helemaal annuleren en alleen maar vertrouwen op e-mailupdates? Wat is het nut van een ontmoeting als het niemand helpt?
Ruim de vergaderruimte op
Een van de grootste misvattingen over vergaderingen is dat ze altijd in een formele vergaderruimte moeten plaatsvinden, met een vaste agenda en een uur op de klok. In werkelijkheid zien de meest effectieve vergaderingen er niet altijd zo uit, vooral afhankelijk van uw branche of de samenstelling van uw team.
Als u bijvoorbeeld in de gezondheidszorg, de productie of de detailhandel werkt, kunnen uw vergaderingen de vorm aannemen van bijeenkomsten vóór of na de dienst. Voor teams die op afstand of in verschillende tijdzones werken, kunt u in plaats daarvan overstappen op asynchrone communicatiemethoden, zoals gedeelde documenten of video-updates, in plaats van in realtime te vergaderen. De sleutel is om uw vergaderstijl aan te passen aan de behoeften van uw team.
Maar effectief vergaderen gaat niet alleen over planning; ze gaan ook over de manier waarop u tijdens deze periode met uw team omgaat. Dit is waar actief luisteren essentieel wordt.
Voor managers kan het gebruik van het Pause-Consider-Act-framework ervoor zorgen dat uw vergaderingen effectief en doelgericht zijn. Het gaat erom dat u stilstaat bij de structuur, inhoud en timing van uw vergaderingen.
1. Pauze
Doe een stapje terug en evalueer uw huidige vergaderingen. Komen ze te vaak voor? Te ver uit elkaar? Vergadert u zonder echt doel?
Kijk naar je planning en zoek uit waar er mogelijk dingen moeten worden aangepast. Als u merkt dat uw teamleden voortdurend bij u aankloppen of chatberichten sturen omdat ze geen geplande tijd met u hebben, is dit een teken dat u mogelijk meer regelmatige tijd met uw teamleden nodig heeft.
2. Overweeg
Denk na over het doel van elke bijeenkomst. Wat probeer je te bereiken? Bij één-op-één gesprekken kan het doel zijn om de voortgang te controleren, feedback te geven of de ontwikkeling van uw teamlid te ondersteunen. Teamvergaderingen kunnen brainstormen, besluitvorming of updates omvatten. Wees duidelijk over waar elke bijeenkomst voor dient en zorg ervoor dat uw team weet wat er van hen wordt verwacht.
Houd rekening met het perspectief van teamgenoten: hebben zij het gevoel dat ze het te druk hebben voor de vergadering? Voelen ze zich overweldigd en hebben ze gewoon meer structuur nodig? Of hebben ze het gevoel dat je alles al weet en de noodzaak niet ziet om details te communiceren? Kijk naar deze hoeken en pas uw aanpak dienovereenkomstig aan. (Houd er rekening mee dat als je bang bent voor ‘overcommunicatie’, dat zelden gebeurt. Het is vaker het tegenovergestelde: teamleden willen graag meer van je horen, niet minder.)
3. Handelen
Implementeer veranderingen die uw vergaderingen gestructureerder en doelgerichter maken. Gebruik gedeelde agenda’s om uw team te helpen bij de voorbereiding, en zorg ervoor dat u ook voorbereid bent.
Kom op tijd, wees aanwezig en zorg ervoor dat jouw team met duidelijke actiepunten naar huis gaat. Als u bijvoorbeeld een één-op-één-sessie opzet, neem dan vragen op over de werkdruk, uitdagingen en groeimogelijkheden. Maak deze bijeenkomsten uitvoerbaar door bij elke bijeenkomst de volgende stappen voor zowel u als uw teamleden achter te laten. Laat hen weten dat er naar hun zorgen is geluisterd en laat hen zien hoe u hen in de toekomst gaat ondersteunen.
Verplaats uw vergaderingen
Je wilt niet dat mensen bang zijn voor een uitnodiging voor een vergadering, maar sommigen misschien wel. Niet in je gezicht; meer kans op elkaar, of stilletjes hopen dat het wordt geannuleerd. Dat gebeurt meestal wanneer bijeenkomsten geen duidelijk doel hebben en het gevoel krijgen dat ze alleen maar bestaan om het bestaan.
Elke bijeenkomst moet een reden hebben om die specifieke groep bij elkaar te krijgen. Soms gaat het over zakelijke behoeften: het delen van informatie, het nemen van beslissingen, het oplossen van problemen. Andere keren gaat het over iets dat net zo belangrijk is: het opbouwen van verbinding en het erkennen van de mensen die het werk doen.
Wanneer vergaderingen een intentie hebben, maken ze het werk gemakkelijker, niet moeilijker. Ze helpen mensen te begrijpen wat belangrijk is, wat er van hen wordt verwacht en hoe hun werk aansluit bij dat van anderen. Maar dat gebeurt alleen als iemand er weloverwogen over is, en die iemand kan jij zijn. Wanneer u pauzeert om de vergaderingen die u voert eens goed te bekijken, nadenkt over wat uw team werkelijk nodig heeft van die tijd samen, en actie onderneemt om deze met een doel te structureren (of te herstructureren), verandert u de bestede tijd in geïnvesteerde tijd. En soms is het beste compliment dat je als manager ooit zult krijgen, iemand die de kamer uitloopt en zegt: “Dat was eigenlijk een heel goede bijeenkomst.”
Aangepast van De Manager-methode: een praktisch raamwerk om leiding te geven, te ondersteunen en resultaten te behalen door Ashley Herd (Hay House Business, 2 februari026).
