Roldetails
- Uurtarief: $ 33-43,50 per uur
- Uur: maximaal 25 uur per week
- Duur: maart tot en met november 2026
- Locatie: Afstandsbediening (alleen VS)
- Deadline voor aanmelding: 9 maart 2026
- Afdeling: Beurzen
- Reis: Geen
De 19e zoekt een parttime programmacoördinator, Fellowships, om toegewijde administratieve en operationele ondersteuning te bieden op alle gebieden van het journalistieke fellowship-programma voor alumni van historisch zwarte hogescholen en universiteiten (HBCU’s). Deze rol ondersteunt het dagelijks functioneren van de Frances Ellen Watkins Harper Fellowship en speelt een cruciale rol bij het garanderen van de soepele uitvoering van programmalogistiek, communicatie, evenementen en documentatie.
De parttime programmacoördinator rapporteert aan en werkt nauw samen met de directeur van fellowships, evenals fellows, mentoren, contractanten en interne partners op de afdelingen People Operations, Finance, Development, Product en Creative. De rol ondersteunt belangrijke fellowship-activiteiten, waaronder coördinatie van vergaderingen, curriculum- en trainingslogistiek, planning van retraites en evenementen, interne communicatie, betrokkenheid van alumni, beheer van enquêtes en evaluaties, documentatie en ondersteuning bij werving en onboarding.
Deze rol is zeer georganiseerd en gedetailleerd, met een sterke nadruk op coördinatie, opvolging en relatiebeheer. De coördinator helpt prioriteiten te overbruggen tussen fellows en interne belanghebbenden, ondersteunt tijdige communicatie en zorgt ervoor dat systemen en processen goed gedocumenteerd en onderhouden zijn. Hoewel deze rol parttime is, is deze rol essentieel voor de operationele continuïteit en het succes van het fellowshipprogramma.
Het omvat dagelijkse (terugkerende/doorlopende) verantwoordelijkheden om de continuïteit van het programma te waarborgen en projectmatige initiatieven, waaraan in de resterende uren van de coördinator kan worden gewerkt. De coördinator beheert wekelijks de belangrijkste operationele en communicatiefuncties en gebruikt de resterende wekelijkse uren om prioritaire projecten vooruit te helpen op basis van programmatijdlijnen en begeleiding van de directeur.
Verantwoordelijkheden
Dagelijks (terugkerend / doorlopend)
Operatie en administratie
- Coördineert wekelijkse fellowship-teamvergaderingen en tweewekelijkse multifunctionele vergaderingen, inclusief planning, Zoom-opstelling, agenda’s en het maken van aantekeningen.
- Plannen en opvolgen van fellowship-trainingen en professionele ontwikkelingssessies, inclusief sprekercoördinatie, agendaplanning, deelnemersbeheer en factuurinning.
- Ondersteunt de onboarding van inkomende fellows door planningen, materialen en communicatie te coördineren en te zorgen voor de gereedheid voor de start van het programma.
- Ontwerpt, volgt en coördineert contracten voor fellowship-gerelateerde leveranciers, facilitators, mentoren en evenementen in samenwerking met financiën en personeelszaken.
- Beheert enquêtes voor fellows, mentoren en externe sprekers; volgt en beheert reacties; en ondersteunt analyse en rapportage om programmaverbeteringen en -evaluatie te informeren.
- Andere taken zoals toegewezen.
Communicatie, bereik en betrokkenheid
- Stelt wekelijkse fellowship-updates op en verspreidt deze onder alle 19e medewerkers en dient mededelingen in over de deadline.
- Fungeert als aanspreekpunt voor fellows, mentoren, alumni, partners en interne belanghebbenden met betrekking tot fellowshiplogistiek en -programmering.
- Coördineert alumnibetrokkenheidsactiviteiten met betrekking tot workshops, evenementen, outreach-inspanningen en samenwerkingsmogelijkheden.
- Werkt samen met multifunctionele teams om te zorgen voor tijdige uitwisseling van informatie, beeldmateriaal en materiaal met betrekking tot fellowship-activiteiten.
- Andere taken zoals toegewezen.
Projectgebaseerde verantwoordelijkheden
- Coördinatie van het mentorprogramma: mentor outreach, contracten, koppelen van mentoren aan fellows, kickoff meetings, enquêteadministratie, factuurverwerking en documentatie.
- Documentatie en archiefbeheer: zet en onderhoudt een gestructureerd Google Drive-archiefsysteem om consistente documentatie, versiebeheer en gemakkelijke toegang tot alle programmagebieden te garanderen.
- Coördinatie carrièrebeurs: ontwikkelt en documenteert projectmanagementworkflows voor deelname aan carrièrebeurzen, inclusief logistieke planning, leverancierscoördinatie, tijdlijnen en documentatie na het evenement.
- Fellowship-microsite: ontwikkelt projectmanagementworkflows om de planning en cross-functionele coördinatie van de fellowship-microsite te begeleiden.
- Retraites en evenementen: ondersteunt de coördinatie van retraites en evenementen, inclusief communicatie en documentatie vóór en na het evenement.
Niet-essentiële functies (voor zover de capaciteit dit toelaat)
- Neemt deel aan cultuuropbouw, inclusieve besluitvorming en samenwerking tussen teams.
Relevante vaardigheden en ervaring
- Ervaring met het bieden van administratieve, operationele of programmacoördinatieondersteuning, bij voorkeur in een non-profit-, media- of missiegedreven organisatie.
- Sterke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail, met de mogelijkheid om meerdere tijdlijnen en prioriteiten te beheren.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, inclusief het opstellen van interne updates en het coördineren met diverse belanghebbenden.
- Ervaring met het coördineren van evenementen, trainingen of programma’s waarbij meerdere deelnemers en leveranciers betrokken zijn.
- Ervaar het ontwikkelen en documenteren van projectmanagementworkflows voor multifunctionele initiatieven.
- Ervaring met het bouwen of onderhouden van gestructureerde documentatiesystemen (bijv. Google Drive).
- Ervaring met het plannen en coördineren van externe evenementen.
- Comfortabel werken in een externe, deadline-gedreven en collaboratieve omgeving.
- Vermogen om een gezond oordeel uit te oefenen, verantwoordelijkheid te nemen voor taken en deze zelfstandig uit te voeren.
- Ervaring met het beheren van documentatie, databases of gedeelde archiefsystemen.
- Bekend met tools als Google Workspace, Airtable, Zoom, Mailchimp, WordPress en projectvolgsystemen.
- Ervaring met het ondersteunen van fellowship-, stage- of mentorprogramma’s is een pluspunt.
- Eerdere deelname aan een HBCU is een pluspunt.
- Journalistieke ervaring is een pluspunt.
We weten dat er geweldige kandidaten zijn die misschien niet al deze vakjes aanvinken of die over belangrijke vaardigheden beschikken waar we nog niet aan hebben gedacht. Als jij dat bent, aarzel dan niet om te solliciteren en ons iets over jezelf te vertellen. We moedigen ook leden van traditioneel ondervertegenwoordigde gemeenschappen aan om zich aan te melden, waaronder mensen van kleur, LGBTQ-mensen en mensen met een handicap.
Voordelen
- Ziekteverzuimopbouw (1 uur ziektetijd voor elke 26 gewerkte uren)
Hoe toe te passen
Geïnteresseerde kandidaten moeten dat doen solliciteer hier uiterlijk 12.00 uur CT op vrijdag 9 maart 2026. Heb je vragen over deze functie? Neem contact met ons op via (e-mail beveiligd). (Opmerking: we accepteren geen cv’s of sollicitaties via e-mail; solliciteer hier.)
