Waarom 603(y) niet van toepassing is | Federale Handelscommissie

Maakt uw bedrijf gebruik van antecedentenonderzoek bij het beoordelen van sollicitanten? Zo ja, voldoet u dan aan de kennisgevings-, toestemmings- en openbaarmakingsvereisten van de Fair Credit Reporting Act? Een slotbrief die het FTC-personeel naar California Health & Wellness stuurde gaat dieper in op de toepasbaarheid – of, in dit geval, de intoepasbaarheid – van een beperkte FCRA-uitzondering.

Als het om antecedentenonderzoek gaat, de FCRA zet een premie op kennisgeving, toestemming en openbaarmaking. Dat is logisch omdat het antecedentenonderzoek kan bepalen of iemand uiteindelijk de baan krijgt.

Volgens de FCRA moet een potentiële werkgever, als hij van plan is een achtergrondonderzoeksrapport te gebruiken, dit aan de sollicitant bekendmaken en de toestemming van de sollicitant verkrijgen. Als de potentiële werkgever denkt dat hij de sollicitant niet mag aannemen, moet hij de sollicitant een kennisgeving sturen waarin hij of zij het recht heeft om het rapport te herzien en eventuele negatieve informatie toe te lichten.

Als het bedrijf uiteindelijk besluit de persoon niet in dienst te nemen op basis van de informatie in het rapport, moet het de aanvrager een kennisgeving van ongunstige maatregelen sturen. In de kennisgeving wordt het recht van de aanvrager uiteengezet om de juistheid of volledigheid van het rapport te betwisten en om binnen 60 dagen een nieuw gratis exemplaar te vragen.

De FCRA bevat een paar zeer beperkte uitzonderingen op die procedure in sectie 603 (y), getiteld Uitsluiting van bepaalde communicatie voor werknemersonderzoeken. De wet sluit bijvoorbeeld communicatie aan een werkgever uit van de definitie van ‘consumentenrapport’ in verband met een onderzoek naar ‘(i) vermoedelijk wangedrag met betrekking tot werk; of (ii) naleving van federale, staats- of lokale wet- en regelgeving, de regels van een zelfregulerende organisatie of enig reeds bestaand schriftelijk beleid van de werkgever.’

Onder andere brief van het personeel aan California Health & Wellness onderzoekt of screeningrapporten over sollicitanten zijn vrijgesteld van de kennisgevings-, toestemmings- en openbaarmakingsvereisten van de FCRA vanwege Sectie 603(y). In een brief aan het bedrijf zei het FTC-personeel nee: “Wij beschouwen Sectie 603(y) als alleen van toepassing op onderzoeken naar huidige werknemers, in plaats van onderzoeken naar zowel huidige werknemers als sollicitanten.”

Het personeel gaf drie redenen voor deze conclusie:

1. De formulering van Sectie 603(y) gaat uit van een bestaande werkgever-werknemerrelatie. Uitdrukkingen als ‘vermoedelijk wangedrag in verband met werk’ en ‘reeds bestaand schriftelijk beleid van de werkgever’ suggereren een onderzoek naar iemand die al aan het werk is, en niet naar iemand voor wie een sollicitatie in behandeling is. Zelfs de titel van de sectie verwijst naar “medewerker onderzoeken.”
2. De wetsgeschiedenis van de bepaling noemt deze “een beperkte technische correctie.” Destijds waren werkgevers bezorgd dat de FCRA verkeerd zou kunnen worden geïnterpreteerd als een verplichting om werknemers voortijdig op de hoogte te stellen van lopende onderzoeken naar wangedrag. De “correctie” maakte duidelijk dat werkgevers hun hand niet hoeven te schudden. Maar die zorg heeft totaal niets te maken met antecedentenonderzoek van sollicitanten.
3. Rechtbanken hebben vastgesteld dat de FCRA “onmiskenbaar een corrigerend statuut is dat op een liberale manier moet worden gelezen om de bedoeling van het Congres die eraan ten grondslag ligt te verwezenlijken.” Door sectie 603(y) toe te passen op de antecedentenonderzoek van aanvragers zou de uitzondering de regel kunnen slikken.

Dat gezegd hebbende, besloot het FTC-personeel geen handhavingsmaatregelen tegen California Health & Wellness aan te bevelen, daarbij verwijzend naar het huidige beleid van het bedrijf om aanvragers op de hoogte te stellen van zijn voornemen om screeningsrapporten te gebruiken, hun toestemming te verkrijgen en de procedures voor ongunstige actie van de FCRA te volgen. Net als bij soortgelijke brieven wordt hieruit niet op de een of andere manier geconcludeerd of het personeel dacht dat de wet was overtreden. Bovendien “behoudt de Commissie zich het recht voor om verdere actie te ondernemen als het algemeen belang dit rechtvaardigt.”

Wat suggereert de brief voor andere bedrijven? Misschien is het tijd om de FTC-brochure opnieuw te lezen, Consumentenrapporten gebruiken: wat werkgevers moeten wetenen zorg ervoor dat uw wervingsprocedures voldoen aan de FCRA.