Veel communicatieprofessionals starten hun eigen bedrijf vanuit een passie voor het helpen van klanten bij het verbeteren van hun PR-strategieën, maar toch wordt een groot deel van hun tijd besteed aan operationeel management.
In een grotere bureauomgeving zijn er doorgaans accountmanagers, projectcoördinatoren en juniorstrategen die taken als onderzoek en projectmanagement uitvoeren. Oprichters van boetiekbureaus, vooral degenen die hun bedrijf alleen runnen, moeten eigenaar worden van elk detail en elke stap van het proces.
Adebukola Ajao, oprichter van BDY CONSULT, gebruikt Gemini van Google om nieuwe klanten te prospecteren en voorstellen te doen. Simon Simard voor BI
“Ik leid zelfstandig alle klantstrategieën, creatieve leiding, marketinguitvoering, partnerschappen en activiteiten”, zegt Adebukola Ajao, die tien jaar geleden haar boetiekmarketingbureau BDY CONSULT oprichtte.
Ajao vertelde Business Insider dat ze al twee jaar AI gebruikt om haar full-service bureau als eenmansbedrijf te runnen, zonder concessies te doen aan kwaliteit of reactievermogen.
Ajao vertelde samen met Ciara Siegel, de oprichter van merk- en marketingadviesbureau CJC, en Lisa Chensvold, de oprichter van Chensvold Communications, hoe zij AI toepassen om meer tijd te besteden aan het laten stralen van hun klanten.
AI voor het stroomlijnen van het voorstelproces
Ajao zei dat haar favoriete gebruik van AI het onderzoeken van potentiële klanten en hun sectoren is.
Ze gebruikt Gemini van Google om haar notities en opnames van ontdekkingsgesprekken, zakelijke e-mails en Google Documenten te doorzoeken. Van daaruit deelt ze achtergrondinformatie over een potentiële klant en vraagt ze AI om een eerste concept van een voorstel te leveren met behulp van de sjablonen die ze heeft gemaakt. Vroeger duurde het proces ruim een week; nu duurt het een dag of minder, zei Ajao.
Read AI is een tool die Ajao gebruikt om niet alleen te transcriberen en te identificeren wat er tijdens vergaderingen werd besproken, maar ook hoe mensen op voorstellen reageerden. Simon Simard voor BI
AI versterkt ook haar voorstellen. Ze gebruikt Read AI om notulen van vergaderingen te transcriberen, inclusief inzicht in de lichaamstaal van mensen tijdens een gesprek. Als een potentiële klant op een bepaald moment zeer betrokken was, verdubbelt ze dat moment in haar laatste pitch; als ze zich afmelden, herwerkt ze die secties voordat ze het voorstel verzendt.
“Als een klant nee zegt, voel ik me niet opgebrand omdat ik een week aan hun voorstel heb gewerkt. Het is gewoon door naar de volgende”, zei Ajao.
AI ondersteunt het brainstormen over klantstrategieën
AI versnelt de klantstrategieprocessen voor Ciara Siegel, oprichter van CJC. Janice Chung voor BI
Siegel, oprichter van CJC, zei dat de sterke punten van AI op het gebied van synthese en patroonherkenning haar werk op het gebied van klantstrategie hebben versneld. Een onderzoeksintensief proces dat bij de start van haar bedrijf in 2022 vaak weken in beslag nam, kan nu in een kwart van de tijd worden gedaan, schat Siegel.
Ze zei dat ze Gemini gebruikt om klantgesprekken te transcriberen en dat vervolgens, samen met de antwoorden op een vragenlijst die ze klanten stuurt, in ChatGPT van OpenAI plaatst.
“Ik zou kunnen vragen: ‘Ik denk dat een cliënt dit woord een aantal keren heeft gebruikt, kun je eruit halen op hoeveel of op welke manieren ze dat hebben gezegd?'” zei Siegel, eraan toevoegend dat het haar uren zou hebben gekost om dit in haar eentje te doen. “Dat stelt mij in staat om efficiënter over te gaan naar strategisch werk op een hoger niveau.”
Siegel zei dat ze ChatGPT gebruikt om te brainstormen als een team van één persoon. Janice Chung voor BI
Siegel waardeert het ook dat ze AI kan gebruiken als vervanging voor de gezamenlijke brainstormsessies die ze in een groter team zou hebben. Als solopreneur is het gebruik van de voice-to-text-functie in ChatGPT een stand-in geworden voor dat samenwerkingsdenken.
“De helft van de waarde is niet wat AI terug zegt, het is wat naar boven komt zodra ik mijn eigen gedachten hardop hoor”, legt Siegel uit. “Het hebben van iets dat kan reageren, creëert momentum en ontgrendelt ideeën die anders misschien in mijn hoofd zouden blijven hangen.”
AI bouwt een sterke operationele basis op
Lisa Chensvold gebruikte AI om een nuttig CRM-systeem voor klanten te creëren. Alyssa Schukar voor Business Insider
Generatieve AI was al aanwezig toen Chensvold, oprichter van Chensvold Communications, haar bedrijf startte in 2025. Ze zei dat ze aanvankelijk sceptisch was, maar besloot de tools te testen toen ze zich overweldigd voelde bij het uitzoeken van de technologie en systemen van haar bedrijf.
Aanvankelijk had AI de neiging om oplossingen te over-engineeren die beter geschikt waren voor grote teams, zei Chensvold. Toen ze het algoritme er eenmaal aan herinnerde dat ze alleen werkt en eenvoud waardeert, zei ze dat het een nuttige partner werd voor het identificeren van hiaten in de workflow, het voorstellen van tools en het bouwen van herhaalbare systemen.
AI heeft Chensvold ook geholpen bij het creëren van een raamwerk voor de onboarding van klanten. Alyssa Schukar voor BI
Toen ze bijvoorbeeld worstelde met het vinden van de beste manier om prospects en klanten te volgen, wendde ze zich tot ChatGPT van OpenAI. Het hielp haar bij het ontwerpen van opties voor klantrelatiebeheer, waarvan er vele complex waren, en hielp haar bij het ontwerpen van een Notion-database die ze gebruikt als een ‘scrappy CRM’. Ze zei ook dat ze de generatieve AI-tool van Anthropic, Claude, gebruikt om het voorgestelde plan van ChatGPT te controleren en gaten te prikken.
Nu gebruikt Chensvold Claude om haar te helpen documentatie op te bouwen die haar georganiseerd houdt, inclusief een overzicht van haar processen voor klantenwerving en onboarding, een gedetailleerde schrijfstijlgids en een wekelijkse checklist met zakelijke taken waar de AI haar doorheen kan leiden.
“De minst creatieve dingen van het werk dat ik doe, kan ik gebruiken om een niet-menselijk systeem te helpen opbouwen, zodat ik mijn menselijkheid kan laten zien voor mijn cliënten”, zei Chensvold.
