De One Big Beautiful Bill Act, die op 4 juli 2025 in de wet werd ondertekend, introduceerde een belastingvoordeel dat eenvoudig klinkt: werknemers kunnen een deel van hun overwerkvergoeding aftrekken van het federale belastbare inkomen. Maar voor zorgaanbieders die al complexe loonadministratie- en personeelsbeheeromgevingen gebruiken, is dit geen discussie over het belastingbeleid. Het is een systeemgereedheidsprobleem.
Als uw organisatie nog niet is begonnen met het vastleggen van gekwalificeerde gegevens over overuren, loopt u achter. De bepaling heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2025.
Wat de wet eigenlijk vereist
Werknemers mogen tot 12.500 dollar per jaar (25.000 dollar voor gezamenlijke indiening van gehuwden) aan gekwalificeerde compensatie voor overuren aftrekken tot en met belastingjaar 2028. Het addertje onder het gras zit in wat in aanmerking komt.
Alleen de door FLSA verplichte overwerkpremie telt. Dat is het bedrag dat boven het normale tarief wordt betaald: de ‘helft’ in ‘anderhalve tijd’. Het basisloongedeelte van overuren komt niet in aanmerking.
Werkgevers moeten hun werknemers jaarlijks een overzicht verstrekken waarin hun totale gekwalificeerde overwerkvergoeding wordt weergegeven. De Belastingdienst heeft voor 2025 een transitievergoeding verleend, maar die vrijstelling gaat ervan uit dat je deze bedragen desgevraagd ook daadwerkelijk kunt vaststellen en onderbouwen.
Waarom de gezondheidszorg met extra complexiteit wordt geconfronteerd
Zorgorganisaties worden geconfronteerd met specifieke operationele uitdagingen bij het implementeren van OBBBA’s rapportagevereisten voor overuren.
Ten eerste is overwerk operationeel essentieel in de gezondheidszorg. In tegenstelling tot industrieën die overuren eenvoudigweg kunnen terugdringen, vertrouwen gezondheidszorgsystemen erop om een veilige personeelsbezetting en continue patiëntenzorg te handhaven. Nu werknemers het belastingvoordeel erkennen dat gepaard gaat met gekwalificeerd overwerk, zien sommige organisaties mogelijk een grotere bereidheid om overwerkdiensten te accepteren, wat betekent dat er meer kwalificerende transacties nodig zijn die nauwkeurige tracking vereisen.
Ten tweede zijn de loonadministraties in de gezondheidszorg vaak complex. Meerdere loonregels, ploegenverschillen, vakbondscontracten en staatsspecifieke regels voor overuren creëren gelaagde berekeningsvereisten. Het toevoegen van FLSA-specifieke premium tracking bovenop de bestaande complexiteit vereist een zorgvuldige systeemconfiguratie.
De systeemhiaten waarmee u waarschijnlijk te maken krijgt
De meeste platforms voor loonadministratie en personeelsbeheer zijn niet ontworpen met rapportage in OBBBA-stijl in gedachten. De gaten hebben de neiging zich op voorspelbare plaatsen te clusteren.
Vragen over het salarissysteem
Kan uw systeem voor elk overwerkuur onderscheid maken tussen het reguliere loon (1,0x) en de FLSA-overwerkpremie (0,5x)? Kan het gekwalificeerd overwerk sinds het begin van het jaar op werknemersniveau accumuleren? Kan zij een jaarlijkse verklaring opstellen waarin de totale vergoeding voor gekwalificeerde overuren wordt vermeld en de controleerbaarheid wordt ondersteund?
Hier is de praktische test: Als een werknemer die €20 per uur verdient, 10 overuren maakt, kan uw systeem dan duidelijk vaststellen dat €100 aan overwerkpremie (10 × €10) in aanmerking komt, terwijl het basisgedeelte van €200 (10 × €20) dat niet is?
Vragen over personeelsbeheer
Kan uw tijdregistratiesysteem door de FLSA verplichte overuren afzonderlijk identificeren van overuren die voortvloeien uit de staatswet, vakbondsovereenkomsten of werkgeversbeleid? Kan er onderscheid worden gemaakt tussen dagelijkse overuren en wekelijkse FLSA-overuren? Wordt de classificatie van overuren netjes doorgegeven aan de loonlijst zonder handmatige tussenkomst?
Integratie vragen
Wisselen uw systemen naadloos gegevens over overuren uit? Zijn de definities van werknemers en looncodes consistent op alle platforms? Kunnen werknemers hun gekwalificeerde overurenbedragen tot nu toe zien?
Als het antwoord op een van deze vragen ‘nee’ of ‘ik weet het niet zeker’ is, is er sprake van exposure.
Wat nu te doen
Onmiddellijke acties (reeds achterstallig)
Omdat de bepaling met terugwerkende kracht geldt tot 1 januari 2025, zouden organisaties al gegevens voor het lopende belastingjaar moeten vastleggen.
Controleer uw looncodes om te bevestigen dat overwerkberekeningen het basisloon duidelijk scheiden van de FLSA-vereiste premie. Documenteer uw berekeningsmethodologie: de IRS staat redelijke benaderingsmethoden toe voor 2025, maar deze methoden moeten worden gedocumenteerd en consistent worden toegepast. Beoordeel of uw systemen configuratiewijzigingen, verbeteringen of platformupgrades op langere termijn nodig hebben.
Begin 2026
Beschouw 2026 als een schoon jaar. Implementeer betrouwbare year-to-date accumulators voor gekwalificeerde overuren. Configureer medewerkersrapportage via W-2 Box 14 of aanvullende overzichten. Creëer uitzonderingsrapportage om verkeerd gecodeerde overuren te detecteren voordat dit de nauwkeurigheid beïnvloedt. Stabiliseer integraties, zodat het personeelsbeheer correct geclassificeerde overuren doorgeeft aan de salarisadministratie zonder handmatige herbewerking.
Vooruitkijken
Overweeg om gekwalificeerd overwerk van het jaar tot nu toe weer te geven in selfserviceportals om het aantal vragen van medewerkers te verminderen. Evalueer of gerichte mogelijkheden voor overwerk kunnen helpen bij het aanpakken van personeelsuitdagingen. Ontwikkel een systeemroadmap als handmatige oplossingen uw huidige aanpak zijn; deze zijn niet schaalbaar.
De tijdlijn
- 1 januari 2025 – Overwerkbepalingen zijn in werking getreden (met terugwerkende kracht)
- Belastingjaar 2025 – Overgangsjaar met strafvermindering en redelijke benadering toegestaan
- 1 januari 2026 – Verwachting van volledige, nauwkeurige tracking voor de lonen in 2026
- Begin 2026 – Systeemupdates, testen en communicatie met medewerkers moeten voltooid zijn
- 31 december 2028 – Bepalingen inzake de aftrek voor overwerk vervallen onder de huidige wetgeving
De onderste regel
De voorzieningen voor overuren van OBBBA lijken misschien eenvoudig, maar voor zorgaanbieders leggen ze zwakke punten bloot in de manier waarop overuren worden vastgelegd, berekend en gecommuniceerd tussen systemen.
Organisaties die dit uitsluitend als een belastingwijziging beschouwen, zullen aan het einde van het jaar in de problemen komen. Degenen die het erkennen als een initiatief voor systeem- en datagereedheid zullen de naleving beschermen, de administratieve lasten verminderen en hun werknemers tijdens de transitie ondersteunen.
Heeft u hulp nodig bij het beoordelen van de gereedheid van uw salaris- en personeelssysteem voor OBBBA-compliance? Neem contact op met Healthcare IT Leaders om te bespreken hoe wij de operationele en technische voorbereiding van uw organisatie kunnen ondersteunen.
Praat met ons team
Disclaimer: Dit artikel is bedoeld om feitelijke informatie te verschaffen over de operationele en technische vereisten van de overwerkvoorzieningen van OBBBA. De inhoud weerspiegelt het adviesperspectief van IT-leiders in de gezondheidszorg op het gereed zijn van systemen en voorbereiding op naleving, en niet op politiek commentaar of beleidsstandpunten.
