We zijn de vergadercultuur gaan verachten, en ik begrijp waarom. Denk eens aan de laatste paar bijeenkomsten die u hebt bijgewoond. Hoeveel van hen voelden zich duidelijk en beknopt, als een echt effectief gebruik van uw tijd?
Ik heb meer vergaderingen bijgewoond dan ik kan tellen; bij veel vergaderingen was de helft van de deelnemers aan het multitasken, met camera’s aan maar met hun gedachten ergens anders. Als gecertificeerd facilitator die alles heeft ontworpen, van externe locaties voor managers tot wekelijkse teamstand-ups, heb ik geleerd dat de meeste vergaderingen niet mislukken omdat het mensen niets kan schelen, maar omdat leiders vergaderingen als een noodzakelijk kwaad beschouwen in plaats van als de dure samenwerkingsmomenten met hoge inzet die ze in werkelijkheid zijn.
“Maar wat kunnen we eraan doen?” je zou kunnen treuren. “Slechte vergaderingen zijn een onderdeel van het gedaan krijgen van werk.”
Hoewel het waar is dat vergaderingen een cruciaal onderdeel van het zakendoen zijn, hoeven ze niet slecht te zijn. Hier zijn vijf van de meest voorkomende fouten die ik mensen zie maken als het om vergaderingen gaat, en eenvoudige oplossingen die u vandaag nog kunt implementeren om uw vergadertijd optimaal te benutten.
Fout 1: Je begint niet met het einde voor ogen
U denkt misschien dat u weet waarvoor een vergadering dient: de titel van uw vergadering legt het doel uit of uw agenda geeft aan wat u hoopt te behandelen. Maar eigenlijk is de belangrijkste planningsstap het hebben van een duidelijk beeld van het beoogde resultaat van de bijeenkomst.
Bedenk waarmee u wilt dat mensen bij elke vergadering weglopen. Komen ze weg met informatie? Moeten ze stoppen met het nemen van een beslissing? Is het de bedoeling om simpelweg een onderwerp te introduceren en uit te zoeken welke kleinere groep bijeen moet komen voor meer specifieke volgende stappen? Moeten ze een dieper begrip hebben van de prioriteiten van hun leeftijdsgenoten?
Als mensen weten waar het gesprek naartoe moet leiden, kunnen ze zich zowel voorbereiden als effectiever deelnemen. Bovendien maakt dit het gemakkelijk om de cirkel te sluiten met actiepunten die verband houden met uw doelstelling (nog een element van succesvolle vergaderingen).
Actiepunt: Terwijl u elk agendapunt in een vergadering aftrapt, zegt u hardop wat het resultaat is waarnaar u streeft.
Fout 2: Je timeboxt je agenda niet
We hebben allemaal wel eens vergaderingen gehad waarin elk agendapunt veel te lang leek te duren. Je schakelt af, checkt enkele e-mails en stemt weer af om te beseffen dat het onderwerp nog steeds niet is afgerond en dat de derde persoon nu meelift op wat de eerste persoon zei zonder enige nieuwe of noodzakelijke informatie toe te voegen. Het is niet verwonderlijk dat je aan het einde van de vergadering slechts twee van de zes agendapunten hebt afgehandeld, waardoor de groep een paar niet-ideale opties overhoudt: een extra vergadering plannen, die punten naar volgende week verplaatsen (wat de achterstand van agendapunten nog verder vergroot), of proberen die punten asynchroon af te handelen.
Gebruik in plaats daarvan timeboxing voor elk agendapunt. De beoogde resultaten moeten leidend zijn bij uw timeboxing. Onderzoekt u een controversiële beslissing die gevolgen zal hebben voor de hele organisatie? Bouw meer tijd in voor discussie. Updates doornemen die niet veel invoer vereisen? Houd die timeboxen strak. En je hoeft hier niet belachelijk te worden: als je in het begin drie administratieve onderwerpen hebt, kun je ze in een beheerdersgedeelte van vijf minuten plaatsen in plaats van er ‘één minuut’ naast te zetten.
Wanneer u dat tijdstip bereikt (de meeste videoconferentiesystemen hebben nu ingebouwde timers die u kunt gebruiken), hoeft u niet onmiddellijk te stoppen. Voer in plaats daarvan een check-in uit om te zien of u door moet gaan. Ik gebruik vaak een korte duimenpeiling: een duim omhoog betekent dat mensen meer tijd aan het onderwerp willen besteden, een duim omlaag betekent dat ze klaar zijn om verder te gaan, een duim opzij betekent dat ze neutraal zijn. Als de meeste mensen klaar zijn om verder te gaan, leg dan het actie-item vast en ga door. Als je vooral positieve reacties krijgt, stel dan een nieuwe timebox in en check opnieuw in als deze verloopt. En als mensen traag reageren of een zijdelings duimpje naar je geven? Ze zijn waarschijnlijk uitgecheckt.
Actiepunt: Voeg timeboxen toe aan elk agendapunt van uw volgende vergadering en check in wanneer u ze tegenkomt.
Fout 3: Je bent niet exclusief genoeg
Leiders nodigen vaak een kerngroep van vereiste deelnemers uit voor een vergadering en noemen vervolgens alle anderen als optioneel, voor het geval ze waarde kunnen vinden in een klein deel van de discussie, of om te voorkomen dat iemand zich buitengesloten voelt.
Je denkt dat je inclusief bent, maar wat je eigenlijk doet is de agenda’s van mensen volstoppen met onnodige evenementen waarvan ze zich onder druk gezet voelen om aanwezig te zijn. Natuurlijk hebben de laatste vijf “optionele” bijeenkomsten niets nuttigs voor hen opgeleverd, maar misschien wordt deze anders, toch?
Doe iedereen een plezier: stop met het uitnodigen van optionele deelnemers. En als u als optioneel wordt gemarkeerd voor een vergadering die consequent geen waarde oplevert, stop dan met doorgaan.
Er zijn betere manieren om transparant te blijven zonder iemands tijd te verspillen. Gebruik een AI notulist om een samenvatting en actiepunten te genereren die niet-aanwezigen snel kunnen bekijken. Laat iemand daarna de belangrijkste punten opschrijven, vooral beslissingen of informatie die van invloed zijn op mensen buiten de kamer. Of nodig specifieke mensen uit voor specifieke delen van de vergadering wanneer hun inbreng daadwerkelijk nodig is.
Actiepunt: Controleer uw komende vergaderingen en verwijder alle optionele deelnemers, door ze verplicht te maken of ze volledig van de uitnodiging te verwijderen.
Fout 4: Je doet niet vaak genoeg een vergaderingsaudit
Ten slotte is het, nu het bovenstaande is geïmplementeerd, belangrijk om eerlijk te blijven en regelmatig te beoordelen of de vergaderingen in uw agenda een waardevolle tijdsbesteding zijn.
Een eenvoudige vraag die ik mezelf graag stel als ik nadenk over mijn komende vergaderingen is: als deze vergadering van de agenda zou worden gehaald, wat zouden de deelnemers aan de vergadering dan missen? Hoe zou dit hun vermogen belemmeren om hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden uit te voeren? Het antwoord kan duidelijk maken welke bijeenkomsten geschrapt of geherstructureerd kunnen worden.
Ik denk ook dat het waardevol is voor vergaderbegeleiders om aan het einde van elke bijeenkomst een snelle controle te doen en jezelf af te vragen:
- Hebben we beslissingen genomen?
- Weten mensen wat ze nu moeten doen?
- Heeft iedereen op een of andere manier deelgenomen?
- Is iedereen met enig voordeel weggelopen?
Als uw vergaderingen niet de beoogde resultaten opleveren, of als u niet weet wat die beoogde resultaten zijn, is het misschien tijd om de cadans, de deelnemers en de stijl van de vergadering opnieuw te bekijken (of te overwegen of het überhaupt wel een vergadering zou moeten zijn).
Actiepunt: Plan deze week 30 minuten om al uw terugkerende vergaderingen te controleren aan de hand van de bovenstaande vragen, en annuleer of herstructureer er minstens één.
