Bijeenkomsten buiten kantooruren zijn van zeldzaam naar regelmatig geworden, en dat terwijl sommigen hopen AI kan helpen de trend te keren. Experts waarschuwen dat het doorbreken van de gewoonte meer vergt dan alleen technologie.
In een recent onderzoek uitgevoerd door AI-aangedreven werkplekaanbieder Miro zei 33% van de in de VS gevestigde kenniswerkers dat ze in 2025 vaak vergaderingen buiten kantooruren bijwoonden, tegen 23% in 2024.
“Zes op de tien mensen wonen minstens één keer per maand buiten kantooruren vergaderingen bij, en dat heeft allerlei negatieve effecten verderop”, zegt Dom Katz, leider van Miro’s Ways of Working. “Uit de gegevens blijkt dat steeds meer mensen consequent vergaderen nadat hun gebruikelijke werkdag is afgelopen, en het wordt steeds erger; niet alleen in de VS of Europa, maar over de hele linie.”
Katz legt uit dat de explosie van vergaderingen buiten kantooruren waarschijnlijk een uitbreiding is van de toename van het aantal vergaderingen in bredere zin. Volgens een onderzoek uit 2025 van Miro besteedt een werknemer voor elk uur aan ‘momentumwerk’ – zoals brainstormen, samenwerkingsworkshops en interactieve, cross-functionele projecten –ze geven er nog drie uit aan onderhoudstakenzoals e-mails, papierwerk en vergaderingen. “Het creëert stress, het is een productiviteit wegvloeien en hun creativiteit ontnemen”, zegt Katz.
Katz legt uit dat technologie voor planning en videoconferenties het eenvoudiger dan ooit heeft gemaakt om een vergadering te beleggen. Maar hij waarschuwt ook dat werknemers zonder de juiste richtlijnen waarschijnlijk vast zullen komen te zitten in veel onnodige vergaderingen, zowel tijdens als buiten de standaard werkuren.
“Slechte vergaderhygiëne draagt daar zeker aan bij”, zegt hij. “Je komt in de vergadering terecht, er is geen agenda, ze lopen voortdurend over, er worden geen beslissingen genomen, dus je krijgt er nog een vergadering omheen; het is ongelooflijk ineffectief.”
Waarom we ’s avonds meer ontmoeten
De Miro-gegevens komen overeen met de Work Trend Index van Microsoft uit 2025, waaruit dit blijkt vergaderingen na 20.00 uur gestegen met 16% van vorig jaar. Volgens dat onderzoek, dat was gebaseerd op geanonimiseerde gebruikersgegevens van Microsoft Teams, werd het grootste deel van de stijging toegeschreven aan mondiale en flexibele teams.
“Uit onze sentimentgegevens, die naar 31.000 mensen gaan, blijkt dat 80% van de werknemers niet het gevoel heeft dat ze genoeg tijd en energie hebben om hun werk te doen. We weten dus dat mensen zich opgebrand voelen”, zegt Alexia Cambon, directeur van het Office of Applied Research bij Microsoft. “Het gebrek aan stevige grenzen tussen het persoonlijke leven en het professionele leven speelt waarschijnlijk een rol.”
Cambon veronderstelt dat vergaderingen tijdens de pandemie en de overgang naar werken op afstand binnen de werkuren begonnen te sluipen. In die periode, legt ze uit, maakten velen kennis met de tools voor digitale vergaderingen, waardoor het mogelijk werd om met een paar klikken een vergadering te beleggen, terwijl het moeilijker werd om aan het eind van de dag uit te schakelen.
De extra flexibiliteit heeft sommigen wellicht ook in staat gesteld hun werkschema’s te verschuiven op een manier die beter bij hun persoonlijke behoeften paste, zoals het uitstellen van vergaderingen tot nadat hun kinderen naar bed waren gegaan.
Een andere potentiële factor, zo suggereert Cambon, is het steeds mondialere karakter van werk. Volgens het Microsoft-onderzoek omvat bijna een derde van de vergaderingen meerdere tijdzones, een stijging van 35% ten opzichte van 2021, waardoor de kans groter wordt dat sommige deelnemers buiten kantooruren in hun tijdzone deelnemen.
“En dan denk ik dat alleen de zakelijke druk hoger is, en dat zagen we in de onderzoeksgegevens”, zegt ze. “Meer dan de helft van de bedrijfsleiders vertelde ons dat ze meer productiviteit van hun werknemers nodig hebben, dus we zien dit zeer snelle tempo.”
Waarom AI een gebroken vergadercultuur niet kan herstellen
Nieuwe AI-tools zouden het aantal bijeenkomsten ’s avonds laat kunnen verminderen door werknemers in staat te stellen AI-notulisten in hun plaats te sturen, of door meer asynchrone alternatieven voor realtime evenementen mogelijk te maken. Tegelijkertijd waarschuwt Cambon dat de technologie alleen niet zal zorgen voor een betere vergaderhygiëne.
“Je vergadercultuur is jouw vergadercultuur, en tenzij je AI heel bewust inzet, zal er eigenlijk niets veranderen”, waarschuwt ze. “Je moet uitzoeken hoe je je vergadercultuur kunt verbeteren.”
Tegelijkertijd legt de technologie ook meer druk op bedrijven om zich aan te passen, wat vaak resulteert in meer vergaderingen, niet minder.
“We zien werkverschuivingen op nieuwe manieren, aangedreven door AI, en vanuit mijn perspectief is dit een ongelooflijk intensieve tijd geweest voor werknemers en in het bijzonder voor werknemers in AI-native organisaties”, zegt Dr. Rebecca Hinds, hoofd van het AI Work Institute for enterprise AI-platform Glean en auteur van Je beste bijeenkomst ooit. “Er is een druk die ik nog nooit eerder heb gezien, en we zien steeds meer bewijs dat dit bijdraagt aan het werken buiten kantooruren.”
In de nasleep van de pandemie gebruikten sommige organisaties nieuwe tools voor samenwerking op afstand om meer flexibiliteit mogelijk te maken, terwijl anderen deze gebruikten om de grenzen tussen werk en privéleven te overschrijden. Dr. Hinds waarschuwt dat AI niet anders is.
“Hoe meer we toegang hebben tot technologie, hoe gemakkelijker het is om een vergadering te plannen en bij te wonen, hoe meer we dat gaan doen in een omgeving waar we geen gezonde, doelgerichte vergadercultuur hebben”, zegt ze. “Dit alles verlaagt de lat als het gaat om wat er nodig is om een vergadering te plannen.”
Technologie gebruiken om uw avonden vrij te maken
Tegelijkertijd zegt Dr. Hinds dat er manieren zijn om technologie te gebruiken om de grenzen tussen werk en privé te bevorderen en onze avonden te bevrijden van werkverantwoordelijkheden.
Met sommige tools kunnen werknemers bijvoorbeeld de beschikbaarheid van vergaderingen beperken tot werkuren. Anderen waarschuwen organisatoren automatisch wanneer ze buiten kantooruren een vergadering plannen voor deelnemers in andere tijdzones. Sommigen zullen zelfs markeren wanneer een vergadering waarschijnlijk niet effectief zal zijn, bijvoorbeeld wanneer er te veel deelnemers zijn, of wanneer op de meerderheid van de uitnodigingen geen reactie is ontvangen.
Andere tools, zoals AI-notulisten, apps voor videoberichten en tools voor digitale samenwerking, maken het voor werknemers gemakkelijker om asynchroon samen te werken, waardoor ze minder afhankelijk zijn van realtime gesprekken.
“Asynchroon is de naam van het spel als het gaat om het verminderen van de tijd die we besteden aan disfunctionele vergaderingen”, zegt Dr. Hinds. “(Zoals het is) hebben we duidelijke normen over wat het doel is van elke tool, wat is het doel van een vergadering en hoe moeten we vergaderingen gebruiken? Dat geldt voor elk moment van de dag.”
