Inc.com-columnist Alison Groen beantwoordt vragen over werkplek- en managementkwesties – alles van hoe om te gaan met een micromanaging-baas hoe u met iemand in uw team kunt praten over lichaamsgeur.
Hier is een overzicht van antwoorden op drie vragen van lezers.
1. Een nieuwe medewerker miste de vierde werkdag en zei: ‘Er is iets tussengekomen’
Dinsdag startte er een nieuwe medewerker. Die vrijdag werd ik wakker met een sms van mijn nieuwe arbeidskracht van de avond ervoor en zei dat ze vrijdag niet aanwezig zou zijn, dat er iets was gebeurd en dat ze me maandag zou zien.
Het betreft een persoonlijke functie in een zakelijke omgeving. Ik respecteer volledig het recht van een persoon om een ziektedag te nemen en ik vind dat niemand verplicht is om persoonlijke gegevens te delen, maar ik heb ook niet het gevoel dat ‘er iets tussen zit’ voldoende is, vooral niet op wat je vierde werkdag zou zijn.
Ik ben op zoek naar wat advies over waar ik mijn verwachtingen kan stellen (ongeacht of deze persoon aan het trainen is of niet). Ga ik te ver als ik het gevoel heb dat ‘er iets is gebeurd’ niet voldoende is? roept als een gloednieuwe werknemer?
Groen reageert:
Je hebt het niet mis! ‘Er is iets tussengekomen’ is vreemd arrogant. ‘Ik ben ziek’ of ‘Ik heb een noodgeval in de familie’ (zonder verdere details te geven) zou allebei prima zijn, maar ‘er is iets tussengekomen’ klinkt alsof het zou kunnen zijn ‘mijn zus heeft gebeld en ik heb zin om met haar te praten’ of ‘iemand heeft me uitgenodigd om tetherball te spelen.’ Het klinkt ook alsof ze niet denkt dat bellen op haar vierde werkdag een groot probleem is, terwijl dat normaal gesproken iets is dat mensen echt zouden proberen te vermijden, tenzij ze dat echt niet kunnen.
‘Er is iets tussengekomen’ kan prima zijn voor een werknemer die al langer in dienst is en een staat van dienst heeft op het gebied van betrouwbaarheid (hoewel het nog steeds een beetje raar zou zijn), maar het is behoorlijk alarmerend voor iemand in de eerste week.
2. Een Zoom-call plannen om een sollicitant af te wijzen
Mijn vriend heeft gesolliciteerd en heeft de laatste ronde voor één functie gehaald. Ze hoorde niets meer over de tijdlijn die ze tijdens het laatste interview hadden genoemd, dus ging ze ervan uit dat ze haar hadden doorgegeven en verder waren gegaan. Maar ze kreeg onlangs een e-mail van hen met het verzoek om de volgende dag een Zoom te plannen. Klinkt veelbelovend, toch? Fout. Ze springt op de Zoom (met video) en ze zeggen meteen: “Je bent geweldig, maar we zijn met een andere kandidaat gegaan en zij hebben geaccepteerd.” Einde vergadering.
Is het gepast om een Zoom-oproep te plannen alleen maar om iemand af te wijzen? Ik heb het gevoel dat dat echt overdreven is en ongeveer hetzelfde is als iemand vragen naar kantoor te komen, alleen maar om hem of haar af te wijzen. Ik had hoogstens het gevoel dat dit een snel telefoontje had kunnen zijn in plaats van de rompslomp van het op video staan. Ik had ook het gevoel dat het plannen van de Zoom haar de indruk gaf dat ze een formeel aanbod zouden doen, dus het was dubbel pijnlijk om op deze manier afgewezen te worden omdat ze haar hoop had gevestigd.
Groen reageert:
Ja, dit is niet goed! Ik weet zeker dat het niet de bedoeling was dat het vreselijk voor haar zou zijn, maar dit neemt alle problemen weg afwijzingen van telefoongesprekken (de persoon krijgt hoop, en moet dan ter plekke gracieus reageren op wat een verpletterende teleurstelling zou kunnen zijn) en voegt een vreselijke videowending toe (de persoon heeft waarschijnlijk van tevoren de tijd genomen om er zeker van te zijn dat hij er professioneel uitzag, misschien make-up op deed, allemaal om een afwijzing te krijgen die via e-mail had kunnen worden afgeleverd).
Wanneer bedrijven dit doen, denken ze dat ze hoffelijk en respectvol zijn. ‘Ze heeft er tijd in geïnvesteerd’, zo luidt de gedachte, ‘en we zijn haar de hoffelijkheid van een echt gesprek verschuldigd.’ Sommige kandidaten geven echt de voorkeur aan afwijzingen op die manier… maar zoveel mensen vinden het verontrustend dat het echt beter is om bij e-mail te blijven. U kunt een zeer vriendelijke, gepersonaliseerde afwijzing per e-mail sturen. U kunt zelfs een opmerking toevoegen dat u graag aan de telefoon wilt praten als de persoon feedback wil, als u dat wilt aanbieden. Maar iemand face-to-face op video laten afwijzen is niet aardig, wat de bedoelingen ook zijn.
3. Hoe vertel ik mijn netwerk over een vacature?
Mijn bedrijf probeert een aantal problemen op te lossen die we in het verleden hebben gehad met betrekking tot het personeelstekort: te veel mensen worden van binnenuit gepromoveerd naar functies waarvoor meer ervaring nodig is. Er is mij gevraagd contact op te nemen met mensen met wie ik eerder heb samengewerkt en die ik in deze rol zou aanbevelen.
Het is een openbare post en dat doe ik graag, omdat zoveel mensen geen of onvoldoende werk hebben. Maar ik blijf hangen in de onhandigheid ervan. “Hallo! We hebben elkaar letterlijk vijf jaar niet gesproken, maar ik vroeg me af of je geïnteresseerd zou zijn in deze baan die ver beneden je vaardigheden ligt, omdat het beter is dan waar je nu bent. Kijk eens naar dit bericht en laat me weten of jij of deze andere jongens met wie ik geen contact heb, maar misschien wel geïnteresseerd zijn?” Kunt u een beter script voorstellen voor het ongevraagd bellen van een sollicitatieaanvraag?
Groen reageert:
De eenvoudigste manier om dit te doen is door gewoon te zeggen: “Ik probeer de vacature te verspreiden onder mensen die misschien zelf geïnteresseerd zijn of mensen kennen die dat zouden kunnen zijn.” (Dit is ook de beste manier om dit te doen als je hoopt dat de ontvanger zelf zal solliciteren, maar als je aannemelijk wilt maken dat de manager kan ontkennen dat je niet hebt geprobeerd hem weg te werven, als er anders mogelijk lastige relatiegevolgen zouden zijn.)
En wat betreft het feit dat ik al vijf jaar niet heb gesproken: het maakt niet echt uit! Professionele relaties hebben niet dezelfde regels als sociale relaties. In een professionele context is het prima om contact op te nemen met iemand die je al jaren niet meer hebt gesproken, omdat je een referentie nodig hebt, denkt dat hij of zij misschien geïnteresseerd is in een baan, enzovoort. Het wordt niet als onbeleefd beschouwd alleen maar omdat je in de tussentijd geen contact hebt gehouden.
Zelf een vraag indienen? Stuur het naar alison@askamanager.org.
—Alison Groen
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Snel bedrijf’s zustersite, Inc.com.
Inc. is de stem van de Amerikaanse ondernemer. We inspireren, informeren en documenteren de meest fascinerende mensen in het bedrijfsleven: de risiconemers, de innovators en de ultragedreven doorzetters die de meest dynamische kracht in de Amerikaanse economie vertegenwoordigen.
