Je hebt het evangelie gehoord: AI gaat alles veranderen. Goed, geweldig, groots.
Maar als je een deadline en 80 ongelezen e-mails tegenkomt, heb je geen filosofie nodig, maar een spiekbriefje.
De snelste manier om AI onder de knie te krijgen is niet door naar lezingen te kijken, maar door een manier te vinden om een uur van je sleur te vervangen door een prompt van 10 seconden. Hier zijn vijf specifieke, herhaalbare manieren om uw meest tijdrovende professionele taken te automatiseren.
Pak uw favoriete chatbot (Gemini, ChatGPT, Claude, Copilot – wat uw boot ook drijft) en laten we aan de slag gaan.
Schrijven
Starend naar een lege pagina. Vervelende, formule-achtige eerste versies. Genoeg.
Je bent een professional. U zou geen uur moeten besteden aan het opstellen van een standaard-e-mail aan een klant of aan het schrijven van de eerste drie paragrafen van een rapport. Dat is gruntwerk.
Beheers in plaats daarvan ‘op beperkingen gebaseerde aanwijzingen’. Hier vertel je de AI precies wat hij moet schrijven en hoe hij het moet schrijven, waardoor hij wordt gedwongen jouw specifieke, professionele regels te volgen.
Hier is een snel voorbeeld:
“Je bent een (functietitel). Stel een (documenttype (memo, e-mail, etc.)) op voor (doelgroep). De toon moet (toon) zijn. De drie belangrijkste punten zijn (noem drie specifieke opsommingen). De laatste memo moet rond zijn (lengte in woorden) en een onderwerpregel bevatten. “
Actiepunten na de vergadering
Lange transcripties en vergadernotities doorzoeken op actiepunten?
Je doet het verkeerd. Laat de AI het zware werk van de synthese doen.
Het is tijd om gebruik te maken van ‘op resultaten gebaseerde aanwijzingen’. In plaats van om een samenvatting te vragen, kunt u de AI vragen om specifieke, gestructureerde resultaten te produceren uit een grote hoeveelheid tekst, zoals een transcriptie van een vergadering of een compacte pdf.
Bijvoorbeeld:
“Analyseer het volgende (transcript/document van de vergadering). Vat niet de hele tekst samen. Produceer in plaats daarvan drie verschillende resultaten: 1) Een tabel met alle actiepunten, de verantwoordelijke persoon en de genoemde deadline. 2) Een lijst met drie open vragen die niet zijn opgelost. 3) Een korte e-mailonderwerpregel van twee zinnen voor de follow-up. “
In minder dan een minuut kunt u ruwe gegevens omzetten in een overzichtelijke, bruikbare takenlijst.
Onderzoek
Om van generatieve AI een echte, vertrouwde onderzoeksassistent te maken die informatie kan zoeken en ernaar kan verwijzen, verspreid over meerdere werkbestanden, zijn tools nodig waarmee u uw eigen inhoud kunt uploaden, zoals die van Google. NotebookLM of vergelijkbare functies op andere platforms.
Dit wordt ‘contextuele gronding’ genoemd en omvat het uploaden van een handvol jaarverslagen, projectdocumenten of uitgebreide onderzoeksbestanden. Informeer eerst bij uw organisatie of hier regels tegen bestaan.
Hier is een prompt die u kunt gebruiken:
“Alleen op basis van de geüploade documenten, wat is de grootste discrepantie tussen de omzetprognose voor het vierde kwartaal van 2024 (uit document A) en de werkelijke omzetprognose voor het eerste kwartaal van 2025? marketing uitgeven (uit document C)? Leg de leemte uit in drie opsommingen, waarbij u verwijst naar het specifieke document waarin de informatie werd gevonden.’
Hierdoor kunt u niet langer afhankelijk zijn van de algemene kennis van de AI en deze gaan gebruiken als een hyperefficiënte analist voor uw eigen privégegevens, waardoor inzichten worden gegenereerd die uren duren om zelf te bedenken.
Brainstormen
Dankzij AI is het niet meer hetzelfde als vroeger tegen een creatieve muur aanlopen of het slachtoffer worden van groepsdenken tijdens het brainstormen.
Terwijl je brein lineair denkt, kan AI exponentieel denken, maar je moet het dwingen zijn werk te laten zien.
Maak gebruik van ‘kritische redenering’, ook wel ‘gedachteketen’ genoemd. Dit dwingt de AI om te debatteren, kritiek te leveren en alternatieven te verkennen voordat ze tot een antwoord komt.
Een voorbeeld van een promptformule:
“Ik heb een idee voor een nieuwe productfunctie: (beschrijf de functie). Voordat u er een naam voor voorstelt, wil ik dat u eerst: 1) Handelt als een sceptische klant en drie redenen opsomt waarom deze functie nutteloos is. 2) Handelt als een concurrent en drie manieren opsomt waarop ze de functie gemakkelijk kunnen kopiëren en neutraliseren. 3) Pas na deze twee stappen drie verschillende, op voordelen gerichte namen voor de functie voorstellen. “
Dit dwingt de AI om op te treden als een constructieve tegenstander, waardoor je veel sneller tot een beter, robuuster idee komt.
