Toen Estefania Angel een paar maanden geleden begon te werken als uitvoerend assistent bij een groot technologiebedrijf, merkte ze iets op dat contra-intuïtief was: terwijl het de taak van haar bedrijf was om andere ondernemingen te helpen bij het opzetten AI Om hun interne taken te stroomlijnen, gebruikte haar bedrijf die systemen zelf niet intern.
Met behulp van AI-apps in Slack, Outlook en Google om verschillende opdrachten bij te houden en collega’s te pingen, trok Angel de aandacht van haar superieuren. Eén van hen vroeg Angel zelfs om haar te leren hoe ze AI op het werk kon gebruiken.
“We zijn begonnen met het volgen van een heel project waar ze mee bezig was”, zegt Angel, die als uitvoerend assistent (EA) werkt bij EA-servicebedrijf Viva Talent, waardoor de workflow van het project wordt gestroomlijnd.
Dat was nog maar de eerste stap. Uiteindelijk, door Angel’s gebruik van AI om een verscheidenheid aan kantoortaken steeds efficiënter te maken, begonnen steeds meer van haar collega’s deze AI-gestuurde processen over te nemen totdat het de bedrijfsnorm werd.
Het waren niet de leidinggevenden van het bedrijf die de adoptie van AI aandreven, maar eerder laaggeplaatste, autodidactische werknemers die ervoor zorgden dat AI-gebruiksscenario’s naar boven druppelden.
Deze bottom-up adoptie van AI volgt bredere trends: vorig jaar, McKinsey gevonden dat “de grootste barrière voor schaalvergroting (AI) niet werknemers zijn – die er klaar voor zijn – maar leiders, die niet snel genoeg sturen.” McKinsey-onderzoekers ondervroegen 3.613 werknemers en 238 leidinggevenden op C-niveau en ontdekten dat laatstgenoemden ernstig onderschatten hoeveel eerstgenoemden AI gebruiken. C-suite-managers waren bijvoorbeeld van mening dat 4% van de werknemers gen-AI gebruikte voor ten minste 30% van hun werk, terwijl het zelfgerapporteerde percentage van werknemers drie keer hoger was.
Hoewel EA’s grote aanjagers kunnen zijn van AI die doorsijpelt naar leidinggevenden vanwege hun nabijheid, zeggen bronnen waarmee ze spreken Snel bedrijf merkte op hoe recruiters, datawerkers, individuele contribuanten (IC)-codeerders, projectcoördinatoren en zelfs valets hebben geleid tot een wijdverspreide adoptie van AI binnen hun organisaties.
Leidinggevenden zijn grotendeels niet degenen die in de frontlinie staan van AI op het werk. Werknemers die zich bezighouden met dagelijkse taken sturen de adoptie van AI binnen hun bedrijf aan – van onderop.
“Een wilde gamechanger”
Bij HR-softwarebedrijf Justworks in New York is een IC onlangs begonnen met het gebruik van een AI-agent die de codeopslagplaatsen van het bedrijf onderzoekt op mogelijke bugs. Zodra het een waarschijnlijk probleem vindt, rapporteert het terug aan een andere AI-agent, die een aantal QA-tests uitvoert en, als het een bug detecteert, een verzoek om een oplossing opent.
Die IC automatiseerde uiteindelijk “grotendeels 80% van het oproepproces voor zijn team”, zegt Ryan Taylor, senior engineering manager van Justworks. Het is een “wild game changer” geweest, voegt Taylor eraan toe. Wat begon als “slechts een experiment” door de IC, is nu iets waar zijn team aan werkt om het breder binnen het bedrijf uit te rollen.
Cortney Hickey, executive operations director bij automatiseringssoftwarebedrijf Zapier, zegt dat zij en haar collega’s “onze leidinggevenden op veel manieren hebben beïnvloed” op het gebied van AI, bijvoorbeeld door te ontwerpen hoe beslissingen door de hele organisatie worden genomen: het rekruteringsteam van Zapier heeft bijvoorbeeld “veel gedaan met AI die ook is doorgesijpeld”, inclusief de manier waarop het bedrijf instructies vóór de vergadering genereert.
Chris Morrison, die in 2017 begon als bediende bij de luxe supermarktketen Erewhon in Los Angeles, eindigde uiteindelijk het ontwikkelen van AI-systemen die nu de gegevens van het hele bedrijf samenvoegen. Hij was goed in zijn baan als bediende en werd al snel gepromoveerd tot CEO van het bedrijf, die ‘langzaam begon te beseffen dat ik goed was in computers’, zegt Morrison.
Nadat hij bij veel Erewhon-winkels ervaring had opgedaan, begon Morrison minder te rijden en meer samen te werken met de EA van de CEO om pijpleidingen en databases voor Erewhon op te zetten, waarbij hij AI gebruikte om taken te automatiseren en te stroomlijnen op basis van zijn kennis van de activiteiten van het bedrijf.
Deze pijpleidingen verspreidden zich naar buiten naar collega’s en naar boven naar superieuren. Tegenwoordig is Morrison bedrijfsanalist en AI-leider bij Erewhon.
Laarzen op de grond
Het is niet meer dan normaal dat AI-functies binnen een bedrijf bottom-up bewegen, omdat werknemers hun domein beter kennen dan de mensen die er toezicht op houden.
Bij Justworks heeft Taylor gezien dat “veel AI-initiatieven voortkomen uit goedkope, snelle experimenten”, zegt hij. Het is eenvoudig om met AI te spelen om te zien hoe het uw werkdag gemakkelijker kan maken, en als iets lukt, hebben andere mensen op kantoor de neiging het op te merken en het zelfs zelf te gaan gebruiken.
“In deze ondersteunende of operationele functies merk je gewoon de wrijving”, zegt Hickey van Zapier. Als zij en haar collega’s dat doen, gaan ze AI-oplossingen testen. “Uiteindelijk test je het met een leidinggevende, en die zegt: ‘Ik wil meer hiervan.'”
Jodie Mears, een in Groot-Brittannië gevestigde EA bij Bentley Systems, een bedrijf voor de ontwikkeling van infrastructuursoftware, begeleidt EA’s over de hele wereld. Ze heeft echter gehoord dat veel leidinggevenden van haar leerlingen niet willen dat ze AI gebruiken. “Ze hebben het gevoel dat het vals spelen is”, zegt Mears, in plaats van te stroomlijnen. Toch zegt ze dat het de beste gewoonte is om je AI-gebruik als werknemer niet te verbergen.
Werknemers “zullen strijden tussen het niet willen toegeven dat ze AI of automatisering hebben gebruikt om hun rol sneller te maken, uit angst hun traditionele taken te bagatelliseren of te downgraden”, zegt Mears. Hoewel sommigen vrezen dat werknemers die AI inzetten om sommige van hun functies over te nemen een existentieel gevaar voor hun rol vormt, zou het hen in feite waardevoller kunnen maken. Ze worden de “vertaallaag tussen de tools en hoe (ze) met leiderschap werken”, zegt Hickey.
Zoals Fineas Tatar, mede-oprichter van Viva Talent, het verwoordt: “Mijn EA leert me voortdurend nieuwe dingen. Vooral als het gaat om alles wat met AI te maken heeft.” Hij zegt bijvoorbeeld dat zijn EA hem heeft geholpen de voorbereidingstijd voor vergaderingen terug te brengen van 30 minuten naar slechts twee minuten, dankzij door AI-agenten gemaakte instructies vóór de vergadering.
“Laat mij daar een stukje van nemen”
Hoewel zoveel AI-ondersteunde workflows hun oorsprong vinden onder de C-suite, kunnen leidinggevenden en managers productief deelnemen aan de AI-iteraties van werknemers. Begin dit jaar merkten hogere managers van Justworks dat werknemers gretig AI adopteerden en besloten ze dat proces te bevorderen door hen kleine budgetten te geven die ze konden besteden aan hun tests met AI-producten.
“Bedrijfsleiders beginnen met empowerment en zeggen: ‘Dit is een zaak van de sector. We willen dat je hierop steunt. Hier is een budget'”, zegt Taylor. De leiders merkten dat deze ontwikkelingen de moeite waard waren om gefinancierd te worden, “maar de daadwerkelijke implementatie en verandering moet voor een groot deel van de IC’s en de ‘boots on the ground’ komen.”
In maart organiseerde Justworks een interne hackathon waarin werknemers werden aangemoedigd om “te doen wat je wilt, maar je moet het bouwen met behulp van AI”, zegt Taylor, wat resulteerde in een aantal nuttige implementaties, zoals de mogelijkheid om specifieke, uniforme informatie te extraheren uit een aantal verschillend opgemaakte documenten (zoals een aantal cv’s).
Op dezelfde manier organiseerde Zapier een bedrijfsbrede hackathon waarbij werknemers werden aangemoedigd een week de tijd te nemen om met AI te bouwen en vervolgens hun werk te delen. “Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het empoweren, maar ik denk niet dat zij noodzakelijkerwijs degenen zijn die de fundamentele manieren van werken bieden”, zegt Hickey.
Voor Mears is de aanmoediging op een hoger niveau over haar gebruik van AI gekomen in de vorm van lof en goedkeurende knikjes. Werknemers delen hun AI-innovaties ook in een speciale chat. “De aanwijzingen die worden gedeeld zijn echt heel stimulerend”, zegt Mears. Teamleden inspireren en adopteren elkaars AI-implementaties. En bij bijna elke AI-tool die ze gebruikt, vraagt haar leidinggevende zich af: “Laat me zien wat je hebt gedaan om tijd vrij te maken. Maak er een voor mij.”
“Je hoeft geen specifieke IT-expert te zijn om dit te gebruiken”, voegt ze eraan toe. “Ik denk dat dit de grootste openbaring is die naar de C-suite doorsijpelt: ‘Wauw, mijn EA doet dat. Laat mij daar een stukje van hebben.'”
