Veel CEO’s zien vergaderingen als het toppunt van bedrijfsbureaucratie – en zijn op een scheuren om ze te minimaliseren.
Snowflake-CEO Sridhar Ramaswamy is geen uitzondering. Dat meldde Business Insider eerder Snowflake heeft het nummer gevolgd van telefoongesprekken en persoonlijke ontmoetingen, omdat het aandringt op grotere efficiëntie. Ramaswamy vertelde Business Insider dat “vergaderingen als bureaucratieën zijn” en dat “we allemaal bureaucratieën haten, behalve de onze.”
Ramaswamy, die in 2023 bij het clouddatawarehousingbedrijf kwam werken, zei hij neemt met niemand één-op-één product- of bedrijfsbeslissingen en verwacht daarvoor en daarna gepubliceerde aantekeningen daarover.
Om ervoor te zorgen dat vergaderingen een effectief gebruik van ieders tijd zijn, zegt de CEO dat hij nog steeds probeert vast te houden aan duidelijke principes. Dit zijn de vier vereisten die hij heeft voor alle vergaderingen:
Nr. 1: Agenda’s en notities
De eerste vereiste van Ramaswamy is om voorafgaand aan de vergadering een agenda te delen.
“Ik ga niet naar vergaderingen waarvan de agenda’s en materialen niet vooraf zijn gepubliceerd”, zei de CEO.
Hij zei dat hij vroeg opstaat en elke ochtend van 5.00 uur tot 7.00 uur bezig is met het voorbereiden van de verschillende bijeenkomsten waar hij die dag naartoe gaat. Naast dat hij vooraf een agenda ontvangt, verwacht hij ook aantekeningen na elke vergadering.
Nr. 2: Zorg ervoor dat er een doel is
Ramaswamy zei dat hij geen vergaderingen houdt alleen maar om een vinkje te zetten. In plaats daarvan zei de CEO dat hij er een “grote fan” van is om ervoor te zorgen dat vergaderingen goed verlopen – met de juiste mensen in de zaal en een duidelijk standpunt over het onderwerp dat wordt besproken.
“Vergaderingen mogen niet iets worden voor prestige of om op de hoogte te blijven”, zei Ramaswamy.
Nr. 3: Open discussie
Ramaswamy zei dat hij bijeenkomsten gebruikt als een plek om aan te dringen op een open gesprek in plaats van feiten te herhalen.
“Feiten kunnen offline worden gelezen. Het is efficiënter”, aldus de CEO.
Ramaswamy zei dat hij zich inspant om ervoor te zorgen dat er tijdens zijn bijeenkomsten een breed scala aan standpunten aanwezig is. Hij zei dat hij soms sessies bijwoont waar een of twee mensen het overnemen – en hij probeert de groep weg te leiden van die dynamiek.
“Als ik in een bijeenkomst ben en dat zie gebeuren, zie ik dat als mijn taak om ervoor te zorgen dat de tijd eerlijk wordt verdeeld en dat mensen het gevoel krijgen dat hun stem inderdaad wordt gehoord”, aldus Ramaswamy.
Nr. 4: Houd het snel
Ramaswamy zei dat hij over het algemeen ‘jeuk voelt tijdens vergaderingen’ en dingen snel gedaan wil krijgen. Hij zei dat als hij een bijeenkomst beëindigt met het behalen van ‘glorieus succes’, hij voorstelt dat iedereen de bijeenkomst ter plekke verlaat.
“We moeten nu allemaal stilletjes vertrekken, voor het geval we alleen maar meer problemen voor onszelf creëren”, zei Ramaswamy tegen de medewerkers.
