Kleine bedrijven verliezen veel tijd bij het plannen van vergaderingen, en het probleem wordt door henzelf veroorzaakt.
Zoho Bookings werkt samen met riem’s werelds grootste mondiale onderzoeksmarktplaats, gaat een vragenlijst in maart 2025 met de vraag hoe teams van afdelingen en bedrijfstakken vergaderingen plannen, zowel intern als met klanten. Van de ruim 1.700 respondenten waren er 254 afkomstig uit in de VS gevestigde kleine bedrijven, gedefinieerd als minder dan 250 werknemers.
De resultaten brachten verrassend veel inefficiëntie aan het licht die nog steeds heerst onder kleine bedrijven. Ondanks het feit dat ze erkennen dat AI een nuttig planningsinstrument kan zijn en comfort uitdrukken in de technologie die deze taak overneemt, heeft de overgrote meerderheid van de MKB-respondenten helemaal geen speciale planningssoftware gebruikt, maar de voorkeur gegeven aan oude methoden die minder efficiënt zijn en gevoeliger voor fouten.
Kleine bedrijven zouden deze onderzoeksgegevens moeten gebruiken als een wake-up call voor de waarde van technologie, vooral voor bedrijfskritische taken zoals planning. Hier leest u meer over wat de enquête heeft opgeleverd:
Handenarbeid
Ondanks de technologische vooruitgang van de afgelopen jaren blijven kleine bedrijven vasthouden aan beproefde methoden voor het plannen van vergaderingen, ook al zijn deze manieren zeer inefficiënt gebleken. Volgens het onderzoek gebruikt 72,8% van de MKB-respondenten voornamelijk e-mail om vergaderingen en afspraken te plannen, en gebruikt 57,1% telefoongesprekken.
Het proces begint met het verzamelen van de beschikbaarheid – een andere taak die nog moet worden geoptimaliseerd door de meerderheid van de ondervraagde kleine bedrijven. Zoho en Cint ontdekten dat 51,6% van de kleine bedrijven e-mail- en berichtenapps gebruikt om de beschikbaarheid voor vergaderingen te controleren. En hoewel 48% een gedeeld agendadashboard gebruikt, controleert 43,3% nog steeds handmatig de tijd van collega’s.
Deze trends lijken meer geschikt voor een klein bedrijf dat zich in de meest ontluikende fase bevindt, voordat te veel werknemers zich in de strijd mengen. Maar naarmate bedrijven groeien, doen ze er verstandig aan om af te stappen van deze tijdrovende methoden, wat vooral geldt voor kleine bedrijven. De middelen zijn zeer beperkt en de winstmarges zijn flinterdun. Hoe minder tijd werknemers besteden aan het navigeren door omslachtige systemen, het doorzoeken van e-mailthreads of het opsporen van reacties, hoe beter.
Tijd te verspillen
Het onderzoek benadrukte verder de tol die het plannen van vergaderingen van ieders tijd eist. Volgens de gegevens kon 46,5% van de respondenten vergaderingen in minder dan een uur plannen, maar de meerderheid deed dat niet: 28,4% zei dat het tussen de 1 en 6 uur duurde, 13,8% beweerde 6 tot 12 uur te duren en 8,3% deed er wel 24 uur over om iets in de boeken te krijgen.
Problemen met de planning zijn slechts het halve werk. Bijna de helft van de respondenten, 46,1%, beweert dat het heen-en-weer-planningsgedoe de grootste tijdvreter is. Zodra bijeenkomsten zijn geboekt, zegt 34,7% dat no-shows een groot probleem zijn, beschouwt 31,9% dubbele boekingen als een grote uitdaging en heeft 23,6% te maken met ongelijke teamschema’s.
Het is niet zo dat vergaderingen voor kleine bedrijven slechts één keer per week plaatsvinden. De overgrote meerderheid van de handmatige planners, 68,7%, zegt dat ze één tot vijf afspraken per dag aanhouden, terwijl andere respondenten beweren dat dit meer is. En naarmate bedrijven groter en complexer worden, zullen er waarschijnlijk op een gemiddelde dag meer vergaderingen moeten plaatsvinden.
De voordelen wegen nauwelijks op tegen de angsten
Een derde van de ondervraagde kleine bedrijven, 34,7%, zei dat ze speciale planningssoftware gebruiken, en deze bedrijven beweren talloze voordelen te hebben gezien. De top vijf was planningsautomatisering, vergaderbeheer, productiviteit van medewerkers, teamplanning en -coördinatie, en klantervaring. Dit alles draagt niet alleen bij aan het besparen van tijd, maar ook aan het laten groeien van een klein bedrijf in de kern.
Dat wil niet zeggen dat alle kleine bedrijven die planningssoftware gebruiken tevreden zijn. Slechts 18,2% van hen zei dat hun tool aan hun behoeften voldeed. Van degenen die niet dezelfde bewering konden doen, wil 40,9% dat er meer AI-mogelijkheden worden toegevoegd, 39,8% wil meer integraties en 37,5% wil betere klantenondersteuning.
De beschikbare softwareopties bieden niet alles wat kleine bedrijven zouden hopen te bereiken, maar de vraag bestaat nog steeds. Uit het onderzoek bleek dat 59% van de kleine bedrijven geloofde dat AI heel nuttig zou zijn bij het plannen van vergaderingen, en dat 28,4% neutraal stond tegenover het concept, omdat ze het misschien nog niet in actie hadden gezien. Bovendien was meer dan de helft van de MKB-respondenten, ongeveer 53%, op zijn gemak met het feit dat AI de regie over de planning zou overnemen, ook al vreesde 51,2% van de MKB-bedrijven dat AI-planning ertoe zou leiden dat hun bedrijf de menselijke maat zou verliezen en 41,3% was bang dat ze de controle over de besluitvorming zouden verliezen.
Succes plannen
De barrière voor de adoptie van AI bij planningssoftware bij het MKB is niet technisch scepticisme; het is de angst dat automatisering ervoor zal zorgen dat een klein bedrijf zich minder als een klein bedrijf zal gaan voelen en de personalisatie en kameraadschap zal verliezen die ze zijn gaan waarderen.
Naarmate de AI-technologie zich ontwikkelt en zich uitbreidt tot allerlei soorten software, zou de angst voor verloren autonomie moeten verdwijnen. Leveranciers vergroten de hoeveelheid context die hun AI-agenten ontvangen, waardoor ze ervoor zorgen dat beslissingen geworteld zijn in de realiteit van de werknemer, binnen de door managers opgestelde vangrails. Gecentraliseerde dashboards zorgen voor extra zichtbaarheid, waardoor wijzigingen kunnen worden aangebracht zodat het systeem de best practices kan herhalen.
Uit het onderzoek blijkt dat kleine bedrijven zich niet in de weg mogen laten staan. Ze geloven dat planningssoftware tijd kan besparen en ervoor kan zorgen dat vergaderingen zo effectief mogelijk zijn, maar velen moeten de sprong nog wagen en vertrouwen in plaats daarvan op verouderde methoden zoals e-mail, spreadsheets en eindeloze telefoongesprekken. De groei van kleine bedrijven is sterk afhankelijk van teamwerk, en er is geen betere manier om samen te werken dan iedereen in dezelfde ruimte te hebben, virtueel of anderszins. AI-aangedreven vergadersoftware maakt dat mogelijk.
Afbeelding via Envato
Dit artikel, “De belangrijkste planningstrends laten zien dat er terughoudendheid bestaat in het omarmen van efficiëntie – en dat het tijd is voor verandering” werd voor het eerst gepubliceerd op Trends voor kleine bedrijven
