Velen die dit lezen, zijn oud genoeg om zich een tijd te herinneren waarin ze lange brieven aan dierbaren schreven.
Nog veel meer mensen kunnen zich herinneren dat toen e-mail voor het eerst werd geïntroduceerd, mensen vaak uit meerdere alinea’s bestaande berichten voor hun vrienden schreven, ideeën bespraken en diepgaande updates over hun leven boden.
Tegenwoordig schrijven niet alleen weinig mensen meer lange e-mails, maar hebben ze vaak ook moeite met het beantwoorden van de korte e-mails die ze ontvangen. Zelfs het doortypen van een antwoord van 30 seconden op een sms-bericht wordt voortdurend uitgesteld.
Deze afname in het beantwoorden van berichten kan worden teruggevoerd op onze gestaag krimpende aandachtsspanne. In een tijd waarin we gewend zijn om door brokjes inhoud en entertainment te bladeren, kan het gaan zitten om een taak uit te voeren lastig en vervelend aanvoelen.
We zouden ook kunnen denken dat we belemmerd worden in het reageren op communicatie, omdat het digitale tijdperk het voor ons mogelijk heeft gemaakt om zo’n overweldigende hoeveelheid ervan te ontvangen. Maar daarin zijn we niet zo uniek als we denken.
Het is gemakkelijk om te onderschatten hoezeer mensen in het brievenschrijftijdperk werden overspoeld met correspondentie; de hoeveelheid post die ze ontvingen en moesten beantwoorden, was soms omvangrijk. Thomas Jefferson beschreef zijn schema als gedomineerd door het beantwoorden van brieven; Hij besteedde er elke dag uren aan, noemde het de last van zijn leven en merkte ooit op dat alleen correspondentie genoeg was om hem fulltime mee bezig te houden. De journalist HL Mencken, die reageerde op elke brief die hij ontving, schreef er tijdens zijn leven meer dan 100.000.
Zelfs als we niet meer met correspondentie bezig zijn dan voorgaande generaties, kan dat natuurlijk wel het geval zijn gevoel op die manier, omdat we, in tegenstelling tot onze voorgangers, die hoogstens een paar keer per dag post kregen, elk uur dat we wakker zijn (en soms als we slapen) berichten ontvangen. Voeg dat gevoel van overstroming toe aan onze kortere aandachtsspanne, en dat verklaart waarschijnlijk een deel van de reden waarom veel mensen moeite hebben om op de hoogte te blijven van hun berichten en contact met mensen op te nemen.
Maar er speelt nog een andere factor.
Wij moderne mensen hebben de neiging om het reageren op e-mails en sms-berichten als bijkomstig te beschouwen – iets dat we op ad-hocbasis moeten aanpakken; iets om in de gaten van de tijd te bereiken, tussen de primaire taken door, als de stemming toeslaat. Maar in het verleden werd het beantwoorden van correspondentie gezien als een fundamentele sociale verplichting – een taak die als vast onderdeel van de dagelijkse routine werd vastgelegd. Mensen accepteerden dat het een fundamenteel onderdeel van het leven was en een aanzienlijk deel van hun tijd in beslag zou nemen. Ze beschouwden het niet als een incidenteel klusje, maar als een vast blok in hun schema.
Charles Darwin beantwoordde bijvoorbeeld elke brief die hij ontving, zelfs van idioten; het onbeantwoord laten van een brief drukte op zijn geest. Om op de hoogte te blijven van de stapels post die hij ontving, hield Darwin zich gedurende zijn dag met twee tussenpozen bezig met ‘brieventijd’. Na een strak beheerde werksessie van 90 minuten ’s morgens, kwam hij om 9.30 uur de salon binnen en opende en las de ochtendpost met zijn gezin tot ongeveer 10.30 uur. Darwin las zijn eigen post, en zijn vrouw las de brieven van de familie hardop voor. Na de lunch ging hij in een grote stoel bij de open haard zitten, met een plank op zijn schoot die als bureau fungeerde, en beantwoordde hij een uur of twee de brieven.
Veel vooraanstaande figuren, die vaak stapels post ontvingen, plaatsten het beantwoorden van brieven aan het einde van hun dagelijkse routine. Mannen als Albert Einstein, Carl Jung, Richard Strauss, Igor Stravinsky en WB Yeats zagen het als een noodzakelijke maar mentaal minder belastende taak en beantwoordden hun mail in de middag, nadat hun creatievere en cognitief veeleisende werk was voltooid.
Sommigen maakten er echt het sluitstuk van hun dag van. Zowel Jefferson als John Adams hielden zich niet alleen ’s ochtends, maar ook ’s avonds bezig met het schrijven van brieven. De dagboekschrijver Samuel Pepys ging om 12.00 uur naar bed door brieven te schrijven. Louis Armstrong beantwoordde zijn post laat op de avond na zijn shows, terwijl hij dineerde op afhaalchinees (zijn tweede favoriete eten na rode bonen en rijst).
Wanneer ze dat ook deden, was het beantwoorden van hun post iets waar veel mannen elke dag tijd voor vrijmaakten. We zouden moeten overwegen om hetzelfde te doen: het nieuw leven inblazen van wat het ‘correspondentie-uur’ zou kunnen worden genoemd: een terugkerend moment in uw dagelijkse routine waarin u reageert op alle sms’jes en e-mails (die echt een reactie nodig hebben – niet iedereen doet dat).
Omdat we in onze huidige tijd op elk moment, dag en nacht, berichten kunnen ontvangen, ontstaat het gevoel dat ze op een vergelijkbare, voortschrijdende en sporadische manier beantwoord moeten worden. Maar behalve voor e-mails en sms-berichten die urgenter van aard zijn, is het mogelijk om uw antwoorden in één tijdsblok te consolideren.
De in de praktijk beproefde praktijk van het beantwoorden van communicatie aan het eind van de dag, zodra uw belangrijkere werk is afgerond, kan verstandig zijn. Maar plan uw eigen correspondentie-uur op het tijdstip dat u het beste uitkomt.
Een dergelijke batching zal mentale bandbreedte vrijmaken. Het voortdurend wisselen van de ene taak, naar het afgeven van een bericht, naar het terugkeren naar de taak, vertroebelt je hersenen. Het zal waarschijnlijk ook uw effectiviteit bij het beantwoorden van al uw berichten vergroten, zodat uw correspondenten niet aan hun lot worden overgelaten en door kunnen gaan met hun werk en plannen.
Ook al voelde Jefferson zich soms verteerd door het beantwoorden van brieven – hij reageerde zelfs op die van gewone burgers, of het nu ging om schooljongens die advies zochten of boeren die begeleiding zochten – hij beschouwde deze daad als een burgerplicht, bijna een republikeinse verplichting. Hoewel het op de hoogte blijven van je boodschappen misschien niet helemaal dat niveau bereikt voor de niet-presidenten onder ons, is het nog steeds een waardige sociale beleefdheid. Het is een manier om een klasse-act te worden – en het instellen van een correspondentie-uur kan u daar brengen.
