Shishir Mehrotra leidt een bedrijf dat draait om productiviteit – en hij heeft een nauwgezette methode om de zijne bij te houden.
Superhuman is een suite van vier AI-productiviteitstools, waaronder Grammarly, dat onlangs zijn bedrijfsentiteit heeft omgedoopt tot Superhuman. Naast het toezicht op die rebranding, jongleert Mehrotra ook met bestuurszetels bij bedrijven als Walmart en Spotify, schrijft hij een boek over bedrijfsrituelen en sticht hij een gezin.
Hij houdt zichzelf verantwoordelijk aan zijn eigen tijdmanagement door bij te houden hoe goed hij bepaalde taken voltooit, zoals het afvinken van dingen van zijn to-do-lijst en het op nul houden van zijn inbox.
Om dit te doen gebruikt Mehrotra een productiviteitshack van Intercom-medeoprichter Des Traynor, die ook investeerder was in Coda en Superhuman Mail, die nu beide producten zijn binnen Superhuman.
In 2019 schetste Traynor zijn raamwerk in een viral tweetenmet het argument dat e-mails weerspiegelen ‘waar anderen denken dat je aan zou moeten werken’, to-do-lijsten laten zien ‘waar je denkt dat je aan zou moeten werken’, en agenda’s laten zien ‘waar je eigenlijk aan werkt’. Het bericht, dat een Venn-diagram bevatte, suggereerde dat de drie buckets vaak niet goed op elkaar zijn afgestemd, en dat mensen uiteindelijk het grootste deel van hun tijd besteden aan wat anderen belangrijk vinden in plaats van aan hun eigen prioriteiten.
Mehrotra zei dat hij de tijdmanagementgids van Traynor in vier stappen gebruikt om gefocust te blijven op wat het belangrijkste is. Het begint met het leegmaken van uw inbox, gevolgd door het reorganiseren van uw agenda, zodat elke taak een speciaal tijdsblok heeft. De derde stap is het vasthouden aan dat schema, en de laatste stap is het nadenken over de tijd die je aan toptaken hebt besteed – en het evalueren van aanpassingen in de volgende cyclus.
Mehrotra vertelde Business Insider dat hij het raamwerk in vier stappen de afgelopen vier tot vijf jaar ‘religieus’ heeft gebruikt, en dat het in een goede week meer dan het dubbele is van het bedrag dat hij kan besteden aan zijn takenlijst, vergeleken met wanneer hij het niet gebruikt.
“Jezelf een wekelijkse successcore geven werkt niet voor iedereen, maar het is voor mij een waanzinnige productiviteitshack geweest omdat het inzicht geeft in mijn werk EN mij iets geeft om te verbeteren”, schreef Mehrotra in een LinkedIn-post over de methode.
Streven naar 50%
Mehrotra zei dat hij zijn prioriteiten herziet elke maandagochtend en stelt samen met zijn directieassistent en stafchef zijn agenda vast.
Wanneer hij zijn week beoordeelt, berekent Mehrotra een ‘uitlijningsscore’, de overlap tussen zijn e-mail, agenda en takenlijst. Hij gebruikt dat om bij te houden welk percentage van zijn tijd aan zijn to-do-lijst wordt besteed. Hij zei dat hij een score van rond de 50%, wat betekent dat hij ongeveer de helft van zijn tijd aan zijn to-do-lijst kon besteden, als aan de hoge kant beschouwt.
“Als ik 50% van mijn tijd besteed aan dingen die op mijn to-do-lijst stonden, dan is dat een redelijk goede week voor mij”, zei Mehrotra.
Mehrotra zei dat het streven naar 100% “onpraktisch” en “onmogelijk” is. Hij zei dat dit zonder het raamwerk van Traynor dichter bij de 20% zou liggen.
‘Er is veel te veel van mijn werk dat ik niet zou hebben volbracht–maak een lijst aan het begin van de week, maar het is nog steeds belangrijk”, zei Mehrotra.
Een nul-inbox
Mehrotra zei dat hij elke dag honderden e-mails ontvangt en omschreef zichzelf als een ‘nul-inboxer’. Hij zei dat hij ook bijhoudt hoeveel opeenvolgende weken hij nul heeft bereikt met de “Inbox Zero Streaks” -functie van Superhuman Mail.
“Het is als het equivalent van een schoon bureau”, zei Mehrotra. “Ik kan niet helder nadenken als ik denk dat er dingen zijn waar ik over moet nadenken.”
De CEO zei dat dit niet betekent dat hij elk bericht moet behandelen zodra het binnenkomt, maar hij zei dat het uit zijn inbox moet worden verplaatst en gecategoriseerd.
