Instagram-chef Adam Mosseri’s laatste memo had niet alleen betrekking op RTO. Het pakte ook iets aan waar zowel werknemers als leiders een hekel aan hebben: de terugkerende bijeenkomst.
De memogetiteld ‘Building a Winning Culture in 2026’, zei dat terugkerende bijeenkomsten elke zes maanden zullen worden geannuleerd en alleen opnieuw zullen worden toegevoegd als ‘absoluut noodzakelijk’. Hij moedigde ook aan om ‘standaard’ tweewekelijkse één-op-één-gesprekken te voeren en zei dat werknemers vergaderingen moeten weigeren die ‘focusblokken’ verstoren.
“We besteden allemaal te veel tijd aan vergaderingen die niet effectief zijn, en dat vertraagt ons”, schreef Mosseri.
Mosseri’s harde optreden tegen vergaderingen weerspiegelt een groeiend koor van leidinggevenden die gefrustreerd zijn door bureaucratische traagheid. Terwijl AI-tools een nieuw tijdperk van efficiëntie op de werkplek introduceren en de concurrentie toeneemt, heroverwegen leiders de cultuur van de grond af: ze snijden de lagen weg, stroomlijnen processen en verdubbelen de snelheid en efficiëntie.
Leiders verwerpen werkplekken waarin veel vergaderingen plaatsvinden
Veel CEO’s en miljardairs hebben al lang een uitgesproken mening over vergaderingen. Jeff Bezos heeft de voorkeur gegeven aan ‘rommelige’ bijeenkomsten, terwijl Brian Chesky van Airbnb en Jensen Huang van Nvidia geef er de voorkeur aan om één-op-één helemaal te elimineren.
Anderen beschouwen de praktijk als een afleiding van het echte werk. Elon Musk heeft betoogd grote bijeenkomsten moeten worden geëlimineerd of ‘zeer kort’ gehouden, en miljardair-investeerder (en liefhebber van e-mails) Mark Cuban heeft op soortgelijke wijze gezegd dat vergaderingen zijn productiviteit doen ontsporen.
“Ik probeer alleen te vergaderen als ik tot een conclusie moet komen of als het niet anders kan. Hetzelfde geldt voor telefoongesprekken,” Cubaans zei in 2023. “Het doodt zoveel tijd.”
Het debat over vergaderingen is alleen maar luider geworden nu efficiëntie centraal staat in het Amerikaanse bedrijfsleven. In de jaarlijkse brief van Jamie Dimon uit 2024 aan de aandeelhouders zei de CEO van JPMorgan hij wil “vergaderingen doden” omdat het het werk vertraagt.
Eerder dit jaar, Amazon-topman Andy Jassy zei dat hij de persoonlijke samenwerking terug wil brengen, terwijl hij ook de “pre-meeting voor de pre-meeting voor de beslissing” wil beperken. De techgigant heeft onlangs 14.000 werknemers ontslagen in een poging om een scrappier, startup-achtige cultuur nieuw leven in te blazen.
Het omkeren van de trend van vergaderen
Benjamin Laker, een leiderschapsprofessor aan de Henley Business School die onderzoek heeft gedaan naar effectieve vergaderstructuren, vertelde Business Insider dat er in het post-pandemische tijdperk sprake was van een “enorme versnelling” van vergaderingen, zowel in frequentie als in volume.
Laker zei dat psychologische factoren, zoals verhoogde eenzaamheid en angst tijdens de pandemie, hebben bijgedragen aan deze toename van het aantal bijeenkomsten, omdat ze een manier boden om een gevoel van verbondenheid te herwinnen.
Petri Lehtonen, CEO van het vergaderanalyseplatform Flowtrace, vertelde Business Insider dat uit de gegevens van het bedrijf blijkt dat 50% tot 70% van de totale vergaderuren in grote bedrijven afkomstig is van terugkerende tijdstippen, en dat veel bedrijven vinden dat deze staande vergaderingen niet altijd een duidelijk doel hebben. Het harde optreden tegen bijeenkomsten is niet alleen een culturele trend, maar ‘een structurele correctie’, zei Lehtonen.
Dat is de reden waarom leidinggevenden als Mosseri de gewoonte misschien opnieuw gaan onderzoeken, zei hij. Lehtonen zei dat naarmate de samenwerking steeds asynchrooner wordt, als gevolg van door AI gegenereerde overzichtstools, bedrijven verschuiven van het denken aan ‘standaardvergaderingen’ naar ‘vergaderingen als escalatietools’.
Het herstellen van de balans
In de nasleep van de pandemie hebben sommige bedrijven een radicalere aanpak gevolgd om het aantal vergaderingen te verminderen.
In 2023, Shopify’s bazen geïntroduceerd een plug-in om bij te houden hoeveel geld er tijdens vergaderingen wordt uitgegeven, een maatregel die volgens de COO destijds bedoeld was om het aantal vergaderingen te verminderen, zodat werknemers daadwerkelijk ‘shit gedaan konden krijgen’.
Anderen, zoals Salesforce, kozen voor een minder extreme aanpak. Het bedrijf heb een week zonder vergaderingen geprobeerd in 2021 om werknemers een pauze te geven van de verstoringen, en voerde uiteindelijk nog eens drie vergadervrije weken in. Andere bedrijven, zoals Citi, gaven vrijdagen vergadervrije dagen.
Over een jaar onderzoek onder 76 bedrijven gepubliceerd in MIT’s Sloan Management Review in 2022, schreef Laker dat de productiviteit 71% hoger was als de vergaderingen met 40% werden verminderd. Laker zei echter dat de voordelen van perioden waarin niet werd vergaderd, begonnen af te nemen nadat de vergaderingen met 60% waren verminderd, en daarna ook weer afnamen.
Laker zei dat de beste manier om vergaderingen effectief te houden, is door duidelijke grenzen te stellen, zoals een maximaal aantal deelnemers, een opzegtermijn van 24 uur vóór de vergadering, een agenda en een vast tijdsbestek.
“Zolang je aan de hygiëne van de vergaderingen voldoet, hoef je vergaderingen niet helemaal te elimineren”, zegt Laker.
