Laten we eerlijk zijn: e-mail is nogal klote. Het gaat niet alleen om het schrijven: het gaat ook om het lezen, het sorteren, het uitzoeken wat het derde antwoord in een reeks van vijftien berichten zou moeten betekenen.
Het goede nieuws is dat kunstmatige intelligentie is nu echt nuttig als het gaat om het verpletterende gezwoeg van e-mail. Maak de uren vrij die u elke week besteedt aan typen, lezen en piekeren met deze praktische, met AI doordrenkte manieren om uw e-mail te temmen.
Directe samenvattingen van discussies
We zijn allemaal gekopieerd naar de thread met 27 antwoorden met de onderwerpregel: “RE: FW: Re: Snelle vraag.” Het lezen ervan is een daad van pure waanzin. Niet doen.
Gebruik een AI-assistent die in uw e-mailclient is ingebouwd, zoals Tweeling in Gmail, Copiloot in Outlookof functies in services zoals Bovenmenselijk En Kortegolf—om een samenvatting van één alinea van het hele gesprek te genereren.
Binnen enkele seconden krijgt u de actiepunten, de belangrijkste beslissingen en de uiteindelijke context.
Contextbewust schrijven
Je weet wat je moet zeggen, maar het vormen van beleefde, professionele en correcte zinnen kost energie die jij niet hebt.
Gebruik de ingebouwde AI-antwoordgenerator van uw e-mailservice. Met één klik kan uw AI een antwoord opstellen, vaak voor 90% perfect, en het enige wat u hoeft te doen is het oppoetsen en verzenden.
Hier leest u hoe u het moet doen met Gmail En met Outlook.
Batchprioritering
Uw inbox behandelt alle e-mails gelijk, wat betekent dat de melding voor een bedrijfsbrede memo waarin de overgebleven Panera in de pauzeruimte wordt aangekondigd, net zo hard aankomt als die van uw grootste klant.
Maak gebruik van slimme filtertools, zoals SaneBox of Kortegolfdie machine learning gebruiken om e-mail te sorteren in aangepaste mappen zoals ‘Urgent/Action’, ‘Later/Digest’ en ‘Newsletters/Reading’.
Hierdoor wordt uw primaire inbox vrijgemaakt voor alleen de berichten die onmiddellijke actie van een echt mens vereisen.
Toon- en stijlverfijning
Heb je ooit een concept geschreven terwijl je geïrriteerd was, om het vervolgens terug te lezen en te beseffen dat je klinkt als een werkloze idioot? Gelukkig kan AI je gezond verstand en persoonlijke PR-manager zijn.
De meeste generatieve AI-tools bevatten een toonregelaar. Stel uw e-mail snel op en gebruik vervolgens een prompt om de toon te veranderen in ‘professioneel’, ‘vriendelijk’ of ‘assertief maar kort’.
De AI herstructureert de taal om de juiste emotionele snaar te raken, waardoor misverstanden worden voorkomen en de cyclus van ‘concept-lezen-verwijderen-herschrijven-overdenken’ wordt geëlimineerd.
Geautomatiseerde opvolging
Het verkoopproces, het inchecken van het project, de herinnering aan uw collega: opvolging is een alledaags maar terugkerend onderdeel van het werk.
Gebruik een AI-tool zoals Mixmax of vervolgfuncties in de CRM van uw bedrijf om automatisch een ‘nudge’-e-mail te plannen voor verzending als de ontvanger na een bepaald aantal dagen niet heeft gereageerd.
Beter nog: sommige tools gebruiken AI om het optimale verzendtijdstip voor te stellen op basis van het gedrag van de ontvanger in het verleden, wat resulteert in veel minder handmatige tracking van open lussen.
