Kleine bedrijven blijven worstelen met de uitdaging van het beheren van verspreide apps, losgekoppelde workflows en stijgende softwarekosten. Zoho wedt dat het dat probleem op grote schaal kan oplossen. Het bedrijf heeft een grote update aangekondigd Zoho Eén– het uniforme bedrijfsbesturingssysteem – en de veranderingen zijn sterk gericht op het verminderen van wrijving, het centraliseren van informatie en het intuïtiever maken van samenwerking voor teams die zich geen complexiteit kunnen permitteren.
Voor eigenaren van kleine bedrijven die al met meerdere verantwoordelijkheden jongleren, zijn deze updates bedoeld om de activiteiten te stroomlijnen door apps, gegevens en communicatie in één enkele, aanpasbare werkruimte te brengen. Zoho omschrijft de verbeteringen als een manier om organisaties te helpen ‘grenzen tussen apps te verwijderen’ en de dagelijkse inefficiënties te verminderen die gepaard gaan met het schakelen tussen tools.
Centraal in de update staat een opnieuw ontworpen gebruikerservaring die tot doel heeft de manier waarop teams toegang krijgen tot hun werk en het beheren ervan te vereenvoudigen. Zoho introduceerde nieuwe ‘Spaces’, waarin apps op doel worden geordend: persoonlijk, organisatie en afdeling. Persoonlijk omvat tools die relevant zijn voor een individuele werknemer, zoals productiviteitsapps. Organisatie brengt bedrijfsbrede communicatiemiddelen samen, zoals forums, gemeentehuis en ideeën. In afdelingsruimten worden apps gecategoriseerd die worden gebruikt door HR-, financiële, marketing- en andere teams. Alle ruimtes kunnen worden aangepast, waardoor kleinere organisaties meer controle krijgen over de manier waarop werknemers met de suite omgaan.
De opnieuw ontworpen werkbalk bevat een uniforme zoekbalk die het hele Zoho One-ecosysteem scant, zodat gebruikers informatie kunnen vinden of acties kunnen starten zonder tussen applicaties te hoeven schakelen. Voor kleine teams waar de tijd krap is, helpt dit soort consolidatie de mentale overhead te verminderen die de uitvoering vaak vertraagt.
Een andere functie die bedoeld is om de dagelijkse workflow te verbeteren, is het nieuwe Action Panel en Quick Navigation-systeem. Volgens Zoho geeft het Action Panel werknemers “met één klik toegang tot hun volledige dag”, en kunnen gebruikers aangepaste panelen bouwen die aankomende vergaderingen, openstaande taken, geplande berichten, e-mails en items uit een reeks Zoho-apps weergeven. Deze flexibiliteit kan eigenaren van kleine bedrijven helpen die afhankelijk zijn van aan elkaar gekoppelde productiviteitstools en moeite hebben om de zichtbaarheid op meerdere systemen te behouden.
Zoho heeft ook de Dashboard- en Boards-mogelijkheden van het platform uitgebreid. Het verbeterde dashboard haalt gegevens op uit alle verbonden apps, inclusief tools van derden, en geeft deze weer op een centrale, gepersonaliseerde locatie. Gebruikers kunnen widgets toevoegen, extra dashboards maken en de hele suite vanuit de hub beheren. Deze aanpak zou ten goede kunnen komen aan bedrijven die in het verleden niet over de middelen beschikten om rapportagesystemen op maat te bouwen, waardoor ze een duidelijker beeld van de bedrijfsvoering krijgen zonder extra kosten of integratiewerk.
Een opvallende toevoeging aan Zoho One is Vanieen visueel-eerste samenwerkingsruimte die is ontworpen ter ondersteuning van brainstormen, plannen en teamcommunicatie. Zoho beschrijft Vani als “een alles-in-één, visueel-eerste intelligente virtuele ruimte.” Het biedt tools voor whiteboarding, stroomdiagrammen, diagrammen, mindmapping en videogesprekken. Voor kleine teams die sterk afhankelijk zijn van samenwerking op afstand of hybride, maar niet willen investeren in meerdere gespecialiseerde apps, kan Vani fungeren als een geconsolideerd alternatief.
Over alle functies heen benadrukt de boodschap van Zoho de vermindering van app-fragmentatie. Voor eigenaren van kleine bedrijven zijn de voordelen duidelijk: minder tools om te beheren, eenvoudigere workflows en een meer samenhangend beeld van de bedrijfsvoering. Tegelijkertijd moeten bedrijven voorbereid zijn op een leercurve, vooral als werknemers gewend zijn aan hun bestaande mix van software. Aanpassingsfuncties vereisen insteltijd, en het overstappen naar een verenigd ecosysteem kan betekenen dat al lang bestaande processen moeten worden heroverwogen.
Toch geeft de update aan dat Zoho voortdurend probeert een alternatief te bieden voor duurdere concurrenten door een breed scala aan bedrijfsactiviteiten in één abonnement te integreren. Voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar een betaalbare en geconsolideerde tech-stack, creëren de verbeteringen aan Zoho One nieuwe mogelijkheden om het werk te stroomlijnen, teams te organiseren en gegevens verbonden te houden zonder afhankelijk te zijn van een lappendeken van afzonderlijke apps.
