Er wordt de laatste tijd veel gesproken over identiteitsdiefstal. Misschien heb je zelfs gehoord van klanten die erdoor getroffen zijn. Jouw hulp kan een groot verschil maken. Wist u trouwens dat uw bedrijf verplicht is slachtoffers van identiteitsdiefstal te voorzien van kopieën van documenten met betrekking tot de diefstal?
De Fair Credit Reporting Act (FCRA) Sectie 609(e) vereist dat u slachtoffers van identiteitsdiefstal – of de politie op verzoek van het slachtoffer – een kopie verstrekt van de gegevens met betrekking tot de diefstal. Op schriftelijk verzoek van een slachtoffer van identiteitsdiefstal moet u de gegevens binnen 30 dagen gratis en zonder dagvaarding verstrekken. Dit wordt ook wel ‘de omzetvoorziening van de bedrijfsadministratie’ genoemd.
Slachtoffers van identiteitsdiefstal hebben mogelijk de gegevens nodig om het misdrijf te documenteren of hun goede naam op te helderen. Je wilt ze helpen en je weet dat je aan de wet moet voldoen. Zorg er dus voor dat u beleid heeft opgesteld voor het reageren op verzoeken van slachtoffers om gegevens.
Op basis van wat we hebben geleerd, volgen hier een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het reageren op een omzetverzoek voor bedrijfsdocumenten
- Maak de balans op. Weet welke soorten records u heeft. Denk aan aanvragen, rekeningafschriften, ontvangstbewijzen, aantekeningen van de klantenservice die bij een transactie horen en gegevens waaruit blijkt waar goederen zijn gekocht of verzonden. Als u weet wat u heeft, kunt u er beter voor zorgen dat de slachtoffers alle soorten gegevens krijgen die verband houden met de identiteitsdiefstal
- Denk breed. De bepaling over de omzet van de FCRA voor bedrijfsrecords is van toepassing op alle verschillende soorten identiteitsdiefstal, inclusief nieuwe geopende accounts en aankopen op bestaande accounts. Daarom is het belangrijk om uw beleid regelmatig te evalueren om er zeker van te zijn dat er nieuwe vormen van identiteitsdiefstal in voorkomen zodra deze zich voordoen.
- Wees niet bang om te dupliceren. Volgens de FCRA moet u documenten overleggen, zelfs als het slachtoffer deze documenten al eerder heeft ontvangen. Hier is een voorbeeld: Stel dat een slachtoffer een verzoek om gegevens indient nadat hij een te late kennisgeving op een rekeningafschrift heeft ontvangen. Wat moet je doen? Zorg ervoor dat u alle documenten met betrekking tot de ongeautoriseerde afschrijvingen produceert, inclusief kopieën van rekeningafschriften, ook al heeft het slachtoffer deze mogelijk al ontvangen. Waarom? Slachtoffers hebben de kopieën die ze eerder hebben ontvangen mogelijk niet bewaard, vooral als de identiteitsdiefstal enige tijd geleden heeft plaatsgevonden. Het afwijzen van het verzoek van het slachtoffer omdat het slachtoffer eerder toegang had tot de gegevens, voldoet niet aan artikel 609(e).
U vraagt zich misschien af of u ooit kunt weigeren gegevens te verstrekken als reactie op een 609(e)-verzoek. Als u niet zeker bent van de identiteit van het slachtoffer, staat de FCRA u toe om een identiteitsbewijs te vragen, zoals een kopie van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. U kunt ook vragen om bewijs van een claim van identiteitsdiefstal, zoals een identiteitsdiefstalrapport uitgegeven door de FTC of een politierapport. Een FTC Identity Theft Report onderwerpt de persoon die het rapport indient aan strafrechtelijke sancties als de informatie vals is, en bedrijven kunnen deze behandelen zoals ze een politierapport zouden behandelen. Als u na ontvangst van deze documenten te goeder trouw de identiteit van het slachtoffer niet kunt verifiëren of als u van mening bent dat het verzoek om gegevens op een verkeerde voorstelling van zaken is gebaseerd, kunt u weigeren de gegevens te verstrekken.
Voor meer informatie over het voldoen aan 609(e), lees Bedrijven moeten slachtoffers en rechtshandhavingsinstanties voorzien van transactiegegevens met betrekking tot identiteitsdiefstal.
