Vergaderingen zijn een broedplaats voor drie zeer giftige machtsbewegingen:
- VERSTERKING: De baas spreekt, en opeens is het evangelie. Mensen beginnen zichzelf te censureren, slecht nieuws met een suikerlaagje te bedekken en hun afwijkende meningen te slikken.
- INCOMPETENTIE: Als een leider een vergadering niet kan leiden, zuigt dat de energie van de zaal weg. Mensen gaan geïrriteerd weg en vragen zich af waarom ze de moeite hebben genomen om te komen opdagen.
- JERK-GEDRAG: Pestkoppen, onderbrekers en blowhards kapen de kamer. Samenwerking wordt niet alleen onderdrukt, maar ook publiekelijk uitgevoerd.
Deze machtsbewegingen reduceren bijeenkomsten tot levenloze, performatieve rituelen waarbij de mensen die de meeste macht hebben het voor het zeggen hebben en alle anderen de verdediging spelen.
Maar het hoeft niet zo te zijn. Ontwerp uw bijeenkomsten om deze machtsbewegingen te bestrijden, en u creëert een ruimte waar mensen zich uitspreken, terugdringen en gedurfdere en betere ideeën op tafel leggen.
Versterking: wanneer macht overheerst
Jade Rubick, voormalig vice-president engineering bij New Relic, herinnert zich precies op het moment dat hij ‘briljant’ werd. Het was niet vanwege een plotselinge stijging van het IQ of de creativiteit. Het was zijn promotie tot senior directeur, vergezeld van een lovende toespraak voor zijn collega’s.
Van de ene op de andere dag veranderde alles. Tijdens bijeenkomsten deden mensen hun uiterste best om zijn ideeën te prijzen. “Persoon na persoon deed er alles aan om te zeggen waarom mijn suggestie de ‘juiste aanpak’ was”, herinnert Rubick zich. “Plotseling waren mijn ideeën BRILJANT… Plotseling was ik een ander persoon, een heel belangrijk persoon.”
Wat Rubick ervoer was een klassiek geval van wat professor Adam Galinsky noemt versterking: de onzichtbare megafoonleiders erven wanneer ze een machtspositie betreden. Een voorbijgaande opmerking wordt een marsorder. Een terloopse suggestie schiet naar de top van de prioriteitenlijst van het team. Een slecht getimede geeuw tijdens je presentatie dompelt je onder in een spiraal van twijfel aan jezelf: “Ze haten dit. Ze haten mij.” In plaats van zich op het werk te concentreren, beginnen mensen elke blik, zucht of wenkbrauwtrekking te decoderen als onderdeel van een spel van zakelijke charades waarbij de inzet hoog is.
Wanneer versterking de vergaderingen overneemt, beginnen mensen hun ideeën te filteren of stoppen ze helemaal met het delen ervan. Ze knikken mee als bobbleheads en al snel verandert de kamer in een echokamer: papegaaien die de woorden van de leider terugkrabbelen in plaats van hun eigen woorden te uiten. Hier leest u hoe u dit kunt aanpakken.
1. Bel het gesprek af
Uit onderzoek blijkt dat goed presterende teams de zendtijd gelijker verdelen. In een perfecte wereld zouden leiders dat onderkennen en zich dienovereenkomstig aanpassen. Maar zelfbewustzijn is niet altijd hun sterke punt. En hoe meer macht ze hebben, hoe kleiner de kans dat iemand hen vertelt dat ze de microfoon in handen hebben.
Als je te maken hebt met een leider die niet kan stoppen met het door de kamer rollen, zijn er manieren om de kamer terug te nemen. Bij één organisatie bedachten teamleden een creatieve oplossing: een miniatuur knuffelpaard. “Als iemand te langdradig is, kan iedereen het paard voor die persoon werpen als teken dat hij ‘niet meer aan een dood paard moet trekken’”, legde een teamlid uit.
Nu is het gooien van knuffels naar je collega’s – vooral de machtigen – waarschijnlijk een stap die je carrière beperkt. Maar de geest van het idee is goed: zoek een manier om de zendtijdvarkens te markeren.
Gelukkig biedt technologie een veiliger optie. Tegenwoordig zijn er gereedschappen zoals vuurvliegjes.AI en Equal track-statistieken zoals praat-naar-luister-ratio’s en vlagmonologen. Sommigen analyseren zelfs de genderdynamiek, die naar boven komt wanneer vrouwen en niet-binaire deelnemers overstemd raken.
Een andere manier om te voorkomen dat mensen het gesprek kapen, is door ze als laatste te laten spreken. Bij Pixar begreep medeoprichter Ed Catmull de risico’s van het eerst spreken. Tijdens brainstormsessies hield hij opzettelijk zijn inbreng tot het einde achter, zodat zijn team ideeën kon onderzoeken zonder de aantrekkingskracht van zijn versterkte woorden. Catmull begreep wat veel leiders over het hoofd zien: nieuwe ideeën zijn kwetsbaar. Zoals hij het uitdrukte, hebben ze ‘bescherming’ nodig om niet te worden overrompeld door hardhandige krachten, zoals de versterking van een leider.
Dat is ook de reden waarom Catmull een deal sloot met Steve Jobs toen Jobs CEO van Pixar was. Ze waren het er over eens dat Jobs niet aanwezig zou zijn bij de legendarische Braintrust-bijeenkomst van Pixar, waar senior creatieven films in een vroeg stadium bekritiseerden. Zoals Catmull het uitdrukte: de ‘grootse aanwezigheid van Jobs zou het moeilijker maken om openhartig te zijn.’
2. Versterk de dubbelzinnigheid niet
We hebben het allemaal meegemaakt: je baas zet een cryptische uitnodiging voor een vergadering in je agenda en je brein gaat meteen op hol. Zit ik in de problemen? Gaat dit over datgene wat ik in Slack zei? Word ik ontslagen? De versterking treedt in werking, en dat vage zorgt voor sneeuwballen in de worstcasescenario’s van werknemers.
Dit soort dubbelzinnigheid is het tweede type communicatie dat volgens Adam Galinsky, sociaal psycholoog en professor aan de Columbia Business School, vatbaar is voor versterking. Wanneer leiders iets vaags zeggen of doen, vullen werknemers de lege plekken in – vaak met hun eigen ergste angsten.
Galinsky’s advies voor leiders die vatbaar zijn voor versterking is eenvoudig: wees transparant. Een kort bericht als ‘Hé, ik moet je later zien, het is niets om je zorgen over te maken’ kan je team urenlange angst besparen.
En als uw agenda openbaar is, laat dan geen ruimte voor speculatie. Geloof me, jouw team houdt je agenda in de gaten als deze openbaar is, en ze analyseren elke invoer, vooral de vage. Geef hun verbeeldingskracht geen ruimte om de lege plekken in te vullen. Omdat ze aannemen dat het blanco’s zijn.
Incompetentie: de toevallige machtsbeweging
Sommige van de meest destructieve machtsbewegingen zijn niet kwaadaardig. Ze zijn het resultaat van pure incompetentie, die wordt versterkt door de machtspositie van een leider. Het is alsof je een megafoon overhandigt aan iemand die niet weet hoe hij die moet gebruiken. Ze schreeuwen naar de verkeerde kant, en de hele kamer huivert bij de oorverdovende feedback.
Leiders die niet weten hoe ze vergaderingen effectief moeten ontwerpen en inzetten, plannen ze uiteindelijk voor elk probleem, reëel of ingebeeld. Volgens Neil Vyner, VP groei en go-to-market bij Worklytics, plant slechts 5% van de werknemers 60% van alle vergaderingen. Deze seriële planners zijn doorgaans de machtigste mensen in het bedrijf (of hun assistenten die namens hen optreden).
Nieuwe managers behoren tot de ergste overtreders. Ze krijgen promotie omdat ze uitblonken in hun vorige rollen, niet omdat ze weten hoe ze moeten faciliteren productief discussies, navigeren door harige beslissingen, of voorkomen dat hun nieuwe dinosaurusstaart de ideeën van hun team omver gooit. Ze krijgen een volle agenda met belangrijke bijeenkomsten en een megafoon, maar geen gebruikershandleiding.
Ondertussen zien hun werknemers hun baas door slechte vergaderingen heen strompelen en denken: “Nou, ik denk dat het zo moet.” Inefficiëntie raakt geïnstitutionaliseerd en het duurt niet lang voordat het hele team gevangen zit in een cyclus van giftige middelmatigheid tijdens vergaderingen. Of erger nog, een volledige disfunctie.
1. Eén-op-één is niets voor jou, baas
Incompetente managers behandelen één-op-één vaak als hun vergadering: een kans om updates te downloaden, monologen te houden of een vakje aan te vinken. Maar zo moeten ze niet behandeld worden. Als Ben Horowitz zegt het“De sleutel tot een goede één-op-één vergadering is het besef dat het de vergadering van de werknemer is en niet die van de manager.” Het is de taak van een leider om ruimte te creëren voor alles wat werknemers nodig hebben om hun werk vooruit te helpen, of het nu gaat om advies, een pitch of gewoon een kans om hun hart te luchten.
Volgens onderzoek van Gallup draagt slechts één zinvolle één-op-één-bijeenkomst per week meer bij aan het opbouwen van hoogwaardige relaties dan welke andere leiderschapsactiviteit dan ook – en zijn vergaderingen van slechts 15 minuten voldoende om een verschil te maken.
2. Stop met het hosten van vergaderingen alleen maar om de baas met de paplepel in te sturen
Een van de meest voorkomende (en kostbare) tekenen van incompetentie is de baasbriefing: een bijeenkomst die niet wordt gehouden om samen te werken of problemen op te lossen, maar om statusupdates door te geven aan een leider die niet de moeite neemt om de projecttracker te controleren.
Als je alleen maar updates van je team nodig hebt, zorg er dan voor dat ze niet in een gijzeling terechtkomen. Vraag in plaats daarvan om een schriftelijke samenvatting of een korte video-update.
Hetzelfde geldt voor updates die u naar uw team stuurt. Sla de vergadering over en neem in plaats daarvan een korte video op. Film het vanuit een echte achtergrond: een thuiskantoor waar kinderen binnenstormen, of na het hardlopen nog steeds druipt van het zweet. Dat soort rauwe, ongefilterde communicatie raakt anders. Het voldoet aan de TikTok de honger van de generatie naar authenticiteit en transparantie.
Schurkgedrag: wanneer de baas de pestkop is
In tegenstelling tot versterking of incompetentie is schokkend gedrag geen toevallig of onvermijdelijk neveneffect van het innemen van een machtspositie. Het is een opzettelijk misbruik ervan. En helaas komt het verontrustend vaak voor. Onderzoek van Simon Croom, een professor aan de Universiteit van San Diego, ontdekte dat 12 procent van de senior leiders in het bedrijfsleven psychopathische trekken vertoont, tot twaalf keer zoveel als onder de algemene bevolking. Jawel.
Schurkgedrag – onderbreken, muggenziften, walgen, vernederen of ronduit pesten – zuigt de zuurstof uit de vergadering. En de schade blijft bovenaan niet netjes beperkt. Het verspreidt zich. Werknemers die zich niet kunnen verzetten tegen een idioot, vangen de klap niet alleen op, maar geven deze door aan de volgende persoon in de rij. Het is waar dat toezichthouders die rapporteren aan beledigende bazen eerder geneigd zijn om zelf misbruik te maken.
1.Schijn een licht op schokkend gedrag
Soms is de snelste manier om schokkend gedrag een halt toe te roepen, door het aan het licht te brengen. Stel een anoniem feedbackformulier in, zodat medewerkers giftig gedrag kunnen melden zonder bang te hoeven zijn voor represailles. Maar dat is slechts stap één. Laat feedback niet wegkwijnen in een vergeten Google-document. Handel ernaar. Bewijs dat het je ernst is met het creëren van een schokvrije cultuur. Want niets doen is erger dan überhaupt niet om feedback vragen. Het geeft een duidelijke boodschap af: “We gaan doen alsof uw stem ertoe doet, maar dat is in werkelijkheid niet zo.”
En dat is gewoon een andere vorm van rukgedrag.
2. Bescherm jezelf als al het andere faalt
Sommige schokken zijn niet meer te redden. Als je vastzit aan een van deze onherstelbare typen, is zelfbehoud de beste zet. Laat hun giftigheid geen ruimte innemen in uw hoofd. Of in je agenda.
Begin met het beperken van uw blootstelling eraan. Vermijd ontmoetingen met hen als je kunt. Als dat geen optie is, verplaats het gesprek dan naar e-mail of chat om hun giftigheid achter een digitale firewall te beperken. Dit genereert ook een handig digitaal papieren spoor als u een formele melding bij HR moet indienen.
En wat je ook doet, voed het beest niet. Schurken gedijen op aandacht, dus verhonger ze van de jouwe. Houd uw antwoorden kort, vlak en feitelijk. Hoe minder vermakelijk jij bent als doelwit, hoe sneller ze hun interesse verliezen. Je doel is niet om ze voor je te winnen. Het is om ze te vervelen tot onderwerping.
Afkomstig uit Uw beste vergadering ooit: 7 principes voor het ontwerpen van vergaderingen die dingen gedaan krijgen. Copyright © 2026, Rebecca Hinds. Gereproduceerd met toestemming van Simon Element, een afdruk van Simon & Schuster. Alle rechten voorbehouden
