Gepresenteerd door SAP
Tien jaar geleden nam Western Sugar een beslissing die vooruitziend zou blijken: overstap van on-premise SAP ECC naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Destijds was kunstmatige intelligentie geen prioriteit op de meeste roadmaps. Het bedrijf probeerde eenvoudigweg te ontsnappen aan wat directeur Corporate Controlling, Richard Caluori, ‘een treinwrak’ noemt: een zwaar aangepast ERP-systeem dat zo beladen was met aangepaste ABAP-code dat het niet meer te upgraden was.
Tegenwoordig blijkt die vroege adoptie van de cloud de basis te vormen voor de AI-transformatie van Western Sugar. Terwijl SAP de uitrol van zakelijke AI-mogelijkheden in de financiële sector, supply chain, HR en meer versnelt, bevindt Western Sugar zich in een unieke positie om van de technologie te profiteren.
“We zijn niet naar de cloud verhuisd omdat we aan AI dachten”, zegt Caluori. “Maar die beslissing om schone kernprincipes en gestandaardiseerde processen te omarmen bleek precies wat we nodig hadden toen AI-mogelijkheden beschikbaar kwamen. De schone data, de gestandaardiseerde workflows, de gedisciplineerde processen, al dat basiswerk dat we hebben gelegd om fundamentele operationele redenen, is nu de basis die AI laat werken. We waren er klaar voor zonder het zelfs maar te weten.”
Bouwen aan AI-gereedheid met een schone ERP-basis
De reis van Western Sugar begon met een bekend ondernemingsprobleem: technische schulden. Door jarenlang maatwerk op locatie was een systeem ontstaan dat vrijwel onmogelijk te onderhouden of te upgraden was.
“Omdat we op locatie werkten, konden we onze eigen codering in ABAP doen, en door de jaren heen hebben we zo’n puinhoop gecreëerd met onze interne codering dat de software niet langer geüpgraded kon worden”, legt Caluori uit. “De directe voordelen van de overstap naar de publieke cloud waren duidelijk: verminderde infrastructuurlast en toegang tot standaardprocessen die door SAP zijn verfijnd. Ze zijn al 40 tot 50 jaar actief in deze branche en hebben al hun ervaring in deze ene oplossing gestopt. Nu werken upgrades gewoon.”
Maar het belangrijkste voordeel bleek de schone kernfilosofie te zijn die inherent is aan publieke cloud-implementaties, wat betekent dat de software wordt onderhouden en geüpgraded door SAP. Deze aanpak, gecombineerd met robuuste API-connectiviteit, creëerde een omgeving waarin de IT-afdeling van Western Sugar eenvoudig systemen kon integreren.
In SAP S/4HANA Cloud Public Edition houdt dit model de ERP-kernlogica gestandaardiseerd en uitbreidbaar, terwijl uitbreidingen en integraties worden afgehandeld via door SAP ondersteunde API’s en services.
“Uiteindelijk hebben we lagere totale eigendomskosten, een beter product en de datakwaliteit en procesdiscipline die essentieel zijn voor de adoptie van AI”, zegt Caluori.
Deze schone basis – gestandaardiseerd, voortdurend bijgewerkt en verbonden met API’s – maakt ingebedde AI levensvatbaar binnen SAP Cloud ERP.
Hoe schone kernprocessen in SAP AI-automatisering mogelijk maakten
Toen SAP begon met het uitrollen van SAP Business AI-mogelijkheden binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition, was Caluori enthousiast om processen te verbeteren door middel van automatisering en standaardisatie op manieren die ze zich nooit eerder hadden voorgesteld. De eerste grote AI-implementatie van het bedrijf was gericht op centraal factuurbeheer.
Tegenwoordig komen facturen van externe bronnen binnen en passeren ze de firewall. Als ze voldoen aan vooraf gedefinieerde AI-betrouwbaarheidsdrempels, plaatst SAP Business AI ze automatisch zonder menselijke toetsenbordinvoer. Elke transactie wordt continu geëvalueerd met behulp van een stoplichtmodel: groene items worden automatisch verwerkt, gele items worden ter beoordeling doorgestuurd en rode items worden gemarkeerd voor onmiddellijke aandacht.
“Omdat de factuur gewoon automatisch door het systeem stroomt, worden we aan een hoge standaard gehouden”, zegt hij. “De AI-gestuurde functionaliteit werkt alleen als de hele procesketen, van inkoopaanvraag tot inkooporder, van ontvangst tot uitgifte, schoon is. Daarom verbeteren we voortdurend die upstream-processen om aan de eisen van onze AI-innovaties te voldoen.”
Het kwantificeren van de operationele impact van AI-automatisering
Caluori schat dat Western Sugar directe kostenbesparingen van zes cijfers heeft gerealiseerd door middel van AI-automatisering, zonder rekening te houden met verbeterde zichtbaarheid en controle.
“Als ik nu inlog op mijn computer, kan ik meteen in realtime zien wat er aan de inkoopkant gebeurt”, zegt hij. “Ik heb een uitgebreid cockpitzicht dat ik voorheen niet had. Omdat ik veel meer zicht heb, heb ik veel meer controle over de operaties.”
Het bedrijf breidt de adoptie van AI nu uit naar nieuwe gebieden. Met de recente transitie van Western Sugar naar het drie-snelhedenlandschap van SAP richt Caluori zich op maandafsluitingsprocessen voor AI-automatisering.
“Mijn doel is dat AI het overgrote deel van de maandafsluiting afhandelt”, zegt hij. “Naarmate AI in de loop van de tijd leert wat we doen en hoe we de boeken afsluiten, is het doel om meer dan 50 procent van de maandafsluitingsactiviteiten te automatiseren. We kijken ook uit naar door AI beheerde inkoopnetwerken en proactieve rapportage en intelligentie, die binnenkort allemaal mogelijk zullen zijn.”
Western Sugar ontwikkelt ook voorspellende onderhouds-AI voor zijn productieapparatuur – een cruciale mogelijkheid voor zijn grootschalige faciliteiten, waar defecten aan apparatuur de productie kunnen stopzetten en tot verliezen van honderdduizenden dollars kunnen leiden. Deze inspanningen bouwen voort op de AI- en analysemogelijkheden van SAP voor alle assetmanagement- en productiesystemen.
“We zijn een intern team begonnen dat werkt aan voorspellende analyses met AI, waarbij het systeem ons van tevoren kan vertellen of we alert moeten zijn op specifieke apparatuur – dat een bepaalde machine binnen de komende twee of drie dagen of weken kapot kan gaan”, legt Caluori uit. “Als we deze problemen proactief kunnen aanpakken voordat ze productieonderbrekingen veroorzaken, zal dit ons miljoenen dollars besparen.”
Het beheren van organisatorische veranderingen naast de adoptie van AI
Hoewel de technologie zelf duidelijke voordelen heeft opgeleverd, is de organisatorische impact complexer geweest. Voor Western Sugar vereiste de vroegtijdige modernisering van de kernsystemen – door over te stappen naar de cloud van SAP en het omarmen van gestandaardiseerde, op upgrades gebaseerde processen – niet alleen nieuwe workflows, maar ook een fundamentele verandering in de manier waarop werknemers over verandering zelf dachten.
Voor Caluori is die bereidheid niet onderhandelbaar. “Veranderingsmanagement is de belangrijkste sleutel tot succes”, zegt hij. “We moesten veel veranderingsmanagement doen, niet alleen rond bedrijfsprocessen, maar ook rond het gedrag van medewerkers.”
Dat werk loonde in de loop van de tijd, deels omdat de adoptie van de cloud de voortdurende verandering normaliseerde. Naarmate upgrades routinematig werden in plaats van ontwrichtend, raakten werknemers zich meer op hun gemak met evolutie als een operationele voorwaarde.
“Als SAP nu met een nieuwe upgrade komt, weten ze dat er verandering op komst is”, legt Caluori uit. “De mentaliteit is verschoven naar het verlangen om te zien welke verbeteringen de volgende update zal brengen.”
En die culturele verschuiving is van cruciaal belang gebleken nu Western Sugar verder gaat dan systeemupgrades en zich richt op meer geavanceerde initiatieven.
“Nu willen mensen zelfs graag overstappen op AI – de grotere projecten”, voegt hij eraan toe.
Die culturele bereidheid moet echter van bovenaf worden aangestuurd. Bij Western Sugar begrijpt het management – van wie velen afkomstig zijn uit grote internationale organisaties – de competitieve noodzaak om op de hoogte te blijven van de technologie. Deze top-down inzet heeft bijgedragen aan het normaliseren van voortdurende veranderingen en heeft de basis gelegd die nodig is om AI strategisch na te streven.
Lessen in AI-gereedheid van Western Sugar
Voor bedrijven die hun eigen AI-traject overwegen, biedt de ervaring van Western Sugar een duidelijke les: AI-gereedheid begint lang vóór de adoptie van AI. De schone kern, gestandaardiseerde processen en sterke datakwaliteit die Western Sugar tien jaar geleden op de markt bracht, puur gedreven door de noodzaak om aan technische schulden te ontsnappen, bleken precies te zijn wat AI nodig had. En hoewel Caluori het voordeel erkent dat een vroege start hen opleverde, zegt hij dat het op één na beste moment om te starten nu is.
“Je moet deze veranderingen omarmen, anders blijf je achter”, zegt Caluori. “Die voortdurende verbetering is wat SAP ons biedt, en nu de AI-mogelijkheden overal zijn geïntegreerd, zien we voordelen die we ons niet hadden kunnen voorstellen toen we aan deze reis begonnen.”
Gesponsorde artikelen zijn inhoud die is geproduceerd door een bedrijf dat voor de post betaalt of een zakelijke relatie heeft met VentureBeat, en deze is altijd duidelijk gemarkeerd. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met sales@venturebeat.com.
