Bij een 77-jarig bedrijf in promotionele producten Gold Bond Inc.CIO Matt Price wist dat generatieve AI-adoptie niet zou voortkomen uit het uitrollen van een chatbot. Werknemers hadden AI nodig die werd ingebed in het werk waar ze toch al een hekel aan hadden: rommelige ERP-inname, documentverwerking en telefoonopvolgingen.
In plaats van benchmarks te pitchen, bouwde Price een kleine groep ‘supergebruikers’ op om Gold Bond-specifieke voorbeelden naar boven te halen en de rest van de organisatie te trainen. Vervolgens integreerden ze Gemini en andere modellen in uiterst frictievolle workflows, ondersteund door sandbox-tests, vangrails en menselijke beoordeling voor alles wat met het publiek te maken had.
De winst kwam tot uiting in een gedragsverandering, en niet in een hype: het dagelijkse AI-gebruik steeg van 20% naar 71%, en 43% van de werknemers meldde dat ze tot twee uur per dag bespaarden. “Ik wilde iedereen meenemen op de reis”, vertelde Price aan VentureBeat. “Nadat we enkele verwachtingen hadden bijgesteld, begonnen mensen ernaar te neigen. Onze adoptie heeft een vlucht genomen.”
ERP-stroomlijning, productvisualisaties
Gold Bond, Inc. – niet te verwarren met het huidverzorgingsbedrijf – is een van de grootste leveranciers in de Industrie voor promotionele producten ter waarde van 20,5 miljard dollardie op maat gemaakte swag- en relatiegeschenken produceert voor 8.500 actieve klanten.
Bestellingen, offertes en monsteraanvragen komen binnen via de website, e-mail, fax en meer – in elk denkbaar formaat. “Dus het wordt erg rommelig”, zei Price.
AI bleek een natuurlijke match. Voorheen voerden medewerkers handmatig ordergegevens in het ERP in. Nu neemt Google Cloud binnenkomende documenten op en normaliseert deze, terwijl Gemini en OpenAI de velden extraheren en structureren voordat een voltooide inkooporder in het systeem wordt gepusht, aldus Price.
Van daaruit breidde Gold Bond zich uit naar een pragmatische aanpak met meerdere modellen: Gemini in Workspace, ChatGPT voor backend-automatisering, Claude voor QA/redeneringscontroles en kleinere modellen voor edge-experimenten.
“We zijn behoorlijk agnostisch als het gaat om het gebruik van AI-technologie”, zegt Price. Gold Bond is grotendeels opgezet als Google-winkel, waarbij implementatie en verandermanagement onder leiding staan van Google-première partner Promevo.
Tot de eerste overwinningen behoorden samenvattingen van telefoongesprekken, het opstellen van e-mails en het beoordelen van contracten. Een geavanceerder gebruiksscenario zijn AI-ondersteunde ‘virtuele mockups’ van merkproducten; ploegen gebruiken Opnieuw maken om voorbeeldafbeeldingen te herhalen voordat previews naar klanten worden gestuurd, zei Price.
Medewerkers gebruiken ook AI om Google Spreadsheets-formules te genereren (inclusief XLOOKUP-logica in Excel-stijl), terwijl NotebookLM helpt bij het opbouwen van een interne kennisbank voor procedures en training.
Andere manieren waarop Gold Bond AI intern gebruikt:
-
Presentaties: Werk dat vier uur duurde, duurt nu ongeveer 30 minuten, zei Price.
-
Code-audit: Ontwikkelaars voeren NetSuite-scripts uit en gebruiken vervolgens twee modellen om deze te beoordelen voordat ze gaan testen.
-
Onderzoek: Het volgen van trends en tactieken van importeurs als reactie op tarieven.
AI comprimeert ook de planning in een vroeg stadium. “We gaan heen en weer met AI en komen met een project op hoog niveau dat we vervolgens kunnen uitbouwen voor uitvoering”, legt Price uit. “We komen veel sneller tot concepten. We hebben veel minder vergaderingen, wat geweldig is.”
Om de impact te kwantificeren organiseert het team van Price Kaizen-evenementen: korte workshops die basisworkflows documenteren en deze vergelijken met AI- en automatiseringsondersteunde versies.
Om multi-LLM-workflows te valideren, test Gold Bond wijzigingen in een sandbox-omgeving en voert QA-scenario’s uit vóór de uitrol. “Ons technische team tekent samen met de materiedeskundigen af voordat de wijzigingen worden verzonden of in productie worden geïntegreerd”, aldus Price.
Verandermanagement is een must
De adoptie gebeurde niet automatisch: bij een oud bedrijf was verandermanagement het werk. “Het is gewoon een beetje angst, het is iets anders”, zei Price.
De meeste gebruikers beginnen met Gemini omdat het is ingebouwd in Workspace, en stappen vervolgens over naar ChatGPT, Claude of Mistral als ze andere mogelijkheden nodig hebben – of een second opinion.
Price vertrouwt op een ‘kleine coole groep’ van ongeveer acht early adopters om de allernieuwste tools te testen; Zodra ze een use case binnenhalen, trainen ze de rest van het team.
“Je kunt niet zomaar naar zoiets als een nieuw stukje software kijken”, aldus John Pettit, CTO van Promevo. “Je moet echt de gedachten en het gedrag van mensen daaromheen veranderen.”
Maar zelfs nu het team van Price wijdverbreid gebruik promoot, is blind vertrouwen geen optie, benadrukte hij.
Gold Bond heeft beleid, DLP-controles en identiteitslagen toegevoegd om het gebruik van schaduw-AI te verminderen. Het maakt ook gebruik van LibreChat om de toegang tot goedgekeurde tools te centraliseren, betaald/goedgekeurd gebruik af te dwingen en bepaalde modellen te blokkeren wanneer dat nodig is.
Human-in-the-loop is verplicht: publiekgerichte inhoud moet worden goedgekeurd en de resultaten moeten worden geverifieerd. ‘Je moet de juiste temperatuur van vertrouwen instellen, maar het ook verifiëren’, zei hij. Zelfs als er sterke aanwijzingen zijn, is er nog steeds verificatie nodig voor de uitvoer. “Je krijgt de gegevens terug, je kunt ze niet zomaar overnemen en gebruiken.”
Hij zal bijvoorbeeld om bronnen en redeneringen vragen – “Geef me al het aangehaalde werk, waar je deze gegevens vandaan haalt” – en beschouwt die verificatiestap als onderdeel van de workflow, zei hij.
Price waarschuwde ook voor overreach. “Agentische oplossingen kunnen slechts zo ver gaan – er moeten nog steeds mensen bij betrokken zijn”, zei hij. “Sommige mensen hebben grotere visies dan waartoe de technologie in staat is.”
Zijn advies voor andere ondernemingen: overweldig jezelf niet met de hype. Begin eenvoudig. Begin eenvoudig. “Geef gedetailleerde aanwijzingen, test het, speel ermee.”
