Het hebben van de juiste spelers op de juiste plek en weten waar u uw werk moet uitbreiden is van cruciaal belang bij elke UKG Pro Workforce Management-implementatie. Na samenwerking met gezondheidszorgsystemen in elke fase van UKG Pro Workforce Management, vanaf de initiële scoping tot en met de optimalisatie na de go-live, komen er patronen naar voren. De implementaties die goed verlopen, zijn goed gepland en voorzien van middelen.
(Een opmerking over de naamgeving: UKG Pro Workforce Management is de huidige productnaam voor wat voorheen bekend stond als UKG Dimensions en UKG Workforce Dimensions. Als uw team nog steeds onder die eerdere namen zoekt, kijkt u naar hetzelfde platform.)
Vraag welk team dan ook wat ze anders zouden doen, en de antwoorden bundelen zich rond hetzelfde thema: niet de technologie, niet de implementatiepartner, maar eerder de beslissingen die de klantorganisatie nam voordat het project van start ging, en de discipline die ze handhaafden terwijl het gaande was. Wie te laat werd toegewezen. Welk bestuur werd aangenomen in plaats van gebouwd. Waar gaten werden gesignaleerd, maar niet werden aangepakt.
Geen twee gezondheidszorgsystemen zien er hetzelfde uit. Een gemeenschapsziekenhuis en een groot academisch medisch centrum zullen deze projecten heel anders benaderen. Bijvoorbeeld verschillende teamgroottes, verschillende rolcombinaties, verschillende niveaus van interne bandbreedte. De onderstaande principes zijn van toepassing ongeacht de omvang of complexiteit. Welke schalen zijn, is hoe je ze toepast.
Voor succesvolle implementaties is geen enorm intern team nodig dat helemaal opnieuw is samengesteld. Ze vereisen duidelijkheid over wat uw organisatie moet bezitten, wie dit draagt en waar een praktijkpartner uw capaciteit kan uitbreiden, zodat uw interne mensen gefocust blijven op wat alleen zij kunnen doen.
1. Bouw een bestuur op dat uw UKG Pro WFM-implementatie in beweging houdt
Bij iedere implementatie die goed verloopt, zijn er aan de klantzijde twee zaken geregeld: een WFM Programmaleider die de dagelijkse leiding heeft, en een Stuurgroep die het project op organisatieniveau in beweging houdt.
De Programmaleider is het enige verantwoordelijkheidspunt dat de relatie met de implementatiepartner beheert, cross-functionele beslissingen aanstuurt en fungeert als bindweefsel tussen werkstromen. De rol vereist geloofwaardigheid van de organisatie, beslissingsbevoegdheid en voldoende beschermde capaciteit om leiding te geven.
Het stuurcomité maakt de harde beslissingen mogelijk. Wanneer concurrerende prioriteiten botsen, middelen opnieuw moeten worden toegewezen of een besluit afstemming van de uitvoerende macht vereist, is dit het mechanisme dat ervoor zorgt dat het momentum niet stagneert. Gezondheidszorgsystemen die deze structuur vroegtijdig tot stand brengen en zich aan een consistent vergaderritme houden, lossen problemen binnen enkele dagen op in plaats van weken. Degenen die niet herhaaldelijk op dezelfde beslissingen terugkomen.
2. Bescherm de tijd en aanvulling van uw vakexperts wanneer dat nodig is
Uw functionele Subject Matter Experts (KMO’s) zijn de mensen die weten hoe het werk in uw organisatie gebeurt: uw loonregels, uw planningspatronen, uw vakbondsovereenkomsten, uw verlofbeleid. Die kennis op de juiste manier in het systeem krijgen is de basis van een succesvolle implementatie, en geen enkele externe partij kan deze leveren.
Dit betekent niet dat elke operationele expert voor de duur van het project uit zijn dagelijkse werk moet worden gehaald. Het betekent dat de voorwaarden worden geschapen waarin zij kunnen participeren. Jouw mensen moeten bij dit project zijn om het platform te leren kennen, vorm te geven aan de configuratie ervan en er aan de andere kant eigenaar van te worden.
Dat gebeurt alleen als iemand zijn operationele verantwoordelijkheden op zich neemt terwijl hij dat doet. Het vervullen van sleutelrollen tijdens het project is geen luxe. Het is vaak het verschil tussen MKB-bedrijven die oprecht betrokken zijn en MKB-bedrijven die fysiek aanwezig zijn, maar mentaal ergens anders. De investering betaalt zichzelf terug in de gereedheid voor livegang en langdurig systeemeigendom.
3. Maak vroegtijdig sprake van integratie-eigenaarschap en dienovereenkomstig voor het personeel
UKG Pro WFM moet gegevens uitwisselen met uw HRIS, salarisadministratie, EPD, financiële systemen en meer. Eén ding is de moeite waard om vooraf te verduidelijken: alle UKG-implementatiepartners zijn verplicht gecertificeerde middelen in te zetten die de interfaces aan de klantzijde bouwen. Wat varieert, is de diepgaande kennis die een partner inbrengt in de systemen aan de andere kant van die integraties.
Partners die de EPD- en ERP-platforms die gebruikelijk zijn in gezondheidszorgomgevingen Epic, Oracle Health, Workday, Infor en anderen al kennen, brengen een betekenisvol voordeel met zich mee. Wanneer er zich een integratieprobleem voordoet, wilt u iemand die begrijpt hoe gegevens aan beide kanten stromen. Het is een goed gesprek dat de moeite waard is om uw implementatiepartner direct te vragen naar zijn/haar ervaring met uw specifieke omgeving voordat de integratiewerkstroom begint.
4. Stel een testteam samen met mensen die niet bij elke ontwerpsessie aanwezig waren
Bij testen blijkt een UKG Pro WFM-implementatie uit te komen of worden de hiaten blootgelegd. In de gezondheidszorg staat er reëel op het spel: een verkeerd geconfigureerde loonregel kan leiden tot onjuiste loonstrookjes voor honderden werknemers, blootstelling aan naleving van de wet en grieven van de vakbonden.
Organisaties die problemen onderkennen voordat ze live gaan, beschouwen testen als een speciale werkstroom met eigen middelen. Cruciaal is dat hiertoe ook mensen behoren die niet bij elke configuratiesessie aanwezig waren. Zij zijn testers die kunnen opmerken wat het ontwerpteam heeft geleerd over het hoofd te zien. Opties voor het aanvullen van de interne testcapaciteit variëren van ingebedde QA-bronnen tot geautomatiseerde testplatforms die zijn gebouwd voor complexe betalingsregels en planningsscenario’s in de gezondheidszorg.
U hoeft geen volledige testfunctie helemaal opnieuw te bouwen. Je hebt de juiste dekking nodig op de juiste momenten.
5. Start UKG Pro WFM Change Management bij de aftrap, niet twee maanden vóór de livegang
Een WFM-implementatie verandert de manier waarop elke medewerker in uw organisatie omgaat met tijd, planning en verlof. Een technisch succesvolle go-live kan operationeel nog maandenlang worstelen als de betrokkenen niet voorbereid waren op wat er veranderde.
De organisaties die hier goed in slagen, wijzen aan het begin van het project een toegewijde Change Management Lead aan en bouwen vroegtijdig een netwerk van veranderingskampioenen op afdelingsniveau op. Deze rol is verantwoordelijk voor de communicatie met belanghebbenden, voert impactbeoordelingen uit, identificeert weerstand voordat deze als adoptieproblemen naar voren komt en coördineert de trainingsstrategie vanaf de eerste dag.
Bij veel zorgstelsels bestaat er intern geen specifieke expertise op het gebied van verandermanagement, of is deze al gekoppeld aan andere initiatieven. Een praktijkpartner met end-to-end OCM-capaciteiten kan deze werkstroom uitvoeren terwijl uw interne team gefocust blijft op de bedrijfsvoering. Hoe dan ook, het ergste resultaat is dat iemand het oppakt naarmate het project vordert. Tegen die tijd is het al te laat.
6. Denk na over het post-go-live-team voordat je live gaat
Go-live is een mijlpaal, geen finishlijn. De eerste 90 dagen na de cutover zijn vaak de operationeel meest intensieve periode van het hele project. Er komen problemen naar voren tijdens de productie die niet naar voren kwamen tijdens het testen. Gebruikers komen scenario’s tegen waar het ontwerp niet op had gerekend. Het systeem heeft afstemming nodig.
Wat organisaties die zich snel stabiliseren onderscheidt van organisaties die het moeilijk hebben, is eenvoudig: ze hebben al aangegeven wie de eigenaar van het systeem zal zijn voordat er een omschakeling plaatsvindt. Dat betekent een WFM-systeembeheerder, modulespecifieke applicatieanalisten, een permanente trainingscoördinator en een duidelijk model voor optimalisatie en verbetering in de loop van de tijd.
Of die mogelijkheid nu volledig in eigen huis aanwezig is, wordt ondersteund door een managed services-arrangement, of door een combinatie van beide: de organisaties die beslissen voordat ze live gaan, bevinden zich in een veel sterkere positie dan degenen die dit achteraf uitzoeken.
Voor een dieper inzicht in hoe de lopende UKG Pro WFM-optimalisatie eruit ziet na de livegang, zie 5 manieren om UKG Pro Workforce Management voor de gezondheidszorg te optimaliseren.
7. Wees vroeg eerlijk over uw hiaten en vul ze opzettelijk op
Dit is de meest consistente differentiator. Organisaties waarvan de implementaties goed verlopen, zijn tijdens de planning openhartig over wat ze niet hebben: de integratie-ontwikkelaar die zich al heeft gecommitteerd aan een ander initiatief, de verandermanagementcapaciteit die intern niet echt bestaat, de loonadministratie die ook nog drie andere projecten uitvoert.
Hiaten die tijdens de scoping worden geïdentificeerd, zijn oplosbaar. Dezelfde hiaten die enkele maanden na het begin van het project worden ontdekt, kunnen uitmonden in een crisis. De nuttigste planningsoefening die een gezondheidszorgsysteem aan het begin van een WFM-initiatief kan doen, is een heldere, rol-voor-rol-kijk naar wat ze werkelijk bezitten, wat moet worden ingehuurd of aangevuld, en wat beter kan worden afgehandeld door een praktijkpartner met de specifieke ervaring om dat te vervullen.
Dat gesprek moet eerlijk en specifiek zijn. Het is meestal wat een goed gepland project onderscheidt van een project dat voortdurend bezig is met een inhaalslag.
Klaar om de volledige bronafbeelding te zien?
Wij hebben gebouwd De ultieme UKG Pro WFM-gids voor resourceplanning en personeelsbezetting om gezondheidszorgsystemen een praktische kaart te geven van hoe een goed uitgeruste implementatie eruit ziet voor elke rol aan de cliëntzijde, een fase-voor-fase hulpbronnenwarmtekaart en richtlijnen over waar organisaties het meest consistent ondersteuning nodig hebben.
DOWNLOADEN
Voor meer informatie over hoe Healthcare IT Leaders ondersteunt UKG Pro personeelsbeheer Voor implementaties vanaf de planning tot en met de post-go-live kunt u contact met ons opnemen om met een consultant te spreken die dit eerder heeft gedaan.
Praat met een expert
