Vergaderingen in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mislukt – en gaan alleen maar verder achteruit. Wereldwijd zitten mensen erin drie keer evenveel bijeenkomsten als vóór de pandemie, 60% van de vergaderingen is ad hoc, in plaats van gepland, en 71% van de mensen multitaskt er regelmatig mee.
Wanneer slecht geleide vergaderingen de norm worden, beginnen mensen deze te zien als een tijd met weinig waarde. Maar vergaderingen zijn een kans om de organisatiecultuur vorm te geven, en niet genoeg leiders maken daar misbruik van.
De meeste goed presterende teams bouwen sterke relaties op, tonen zorg voor de hele persoon, communiceren open en eerlijk, luisteren naar elkaar, verduidelijken processen en werken samen. Dit zijn allemaal gedragingen die iedereen tijdens vergaderingen kan vertonen, maar velen overwegen er geen prioriteit aan te geven.
Drie tekenen dat uw vergaderingen een reset nodig hebben
Als je in een vergadering zit, zie je hoe de bedrijfscultuur werkelijk is. Helaas zie ik herhaaldelijk drie belangrijke tekenen dat er bij uw bijeenkomsten sprake is van een cultuurprobleem.
- Uw vergaderingen zijn uitputtend en geven geen energie. Volgens onderzoek dat ik heb uitgevoerdis het verliezen van de controle over je planning een van de grootste aanslagen op de energie van een leider. Vooral overboekte schema’s en ad-hocvergaderingen kunnen het werk dat u moet doen verstoren.
- Uw vergaderingen zijn transactioneel en niet relationeel. Transactionele bijeenkomsten zijn gericht op het downloaden van informatie zonder enige aandacht voor verbinding of samenwerking. Een leider voert monologen over dichte dia’s, er is minimale discussie en alle anderen hebben hun laptop klaar om te multitasken. Deelnemers worden uitgecheckt en uitgeschakeld, en ze nemen niets weg.
- Uw vergaderingen hebben een giftige positiviteit, geen openhartige communicatie. Toxische positiviteit lijkt op discussies waarin leiders melden dat projecten, initiatieven of systemen op koers liggen, zelfs als er zaken kapot gaan. Het resultaat is dat niemand bespreekt wat er werkelijk moet worden aangepakt om problemen aan te pakken.
Klinkt bekend? Mogelijk moet u uw vergaderingen opnieuw ontwerpen. Leiders kunnen drie belangrijke acties ondernemen om hun vergaderingen een nieuwe vorm te geven – en daarbij hun teamcultuur opnieuw vorm te geven.
1. Geef vergaderingen opzettelijk energie
Wees creatief voor persoonlijke vergaderingen en verander de fysieke vergaderomgeving. Als u zich in een vergaderruimte bevindt, zet dan alle stoelen in een cirkel zonder tafel of laptops. Vergaderen op verschillende plekken, ook buiten. Staand of één-op-één wandelende bijeenkomsten.
Voor virtuele vergaderingen start u de vergadering met een check-in. Wat is één ding dat jou vandaag energie heeft gegeven? Door over energie te praten, krijgt de vergaderomgeving energie.
2. Geef prioriteit aan de verbinding bij het begin
Ga dieper in op zinvolle manieren om het team te vragen hoe ze zich voelen. Denk eens na over deze vragen:
- Hoe voelt iedereen zich op een schaal van 1 tot 10?
- Wat heeft jou onlangs vreugde gebracht?
- Op welk gebied heeft u de hulp van het team nodig?
3. Maak vergaderafspraken
Voeg vóór de vergadering een duidelijke verklaring toe in de uitnodiging over waar uw vergadering voor is: “Het onderzoeken van de KPI’s voor ons komende voorstel”, “het verwerken van feedback op onze maandelijkse klantcheck-in” en “het bespreken van de resultaten van onze projectoplevering, samen met wat de volgende keer beter zou kunnen werken” zijn allemaal geweldige plekken om te beginnen.
Wanneer de bijeenkomst arriveert, kan de facilitator controleren of er afstemming is en vergaderafspraken maken. Probeer deze vragen:
- Hoe willen we zichtbaar zijn om het meeste uit onze bijeenkomst te halen?
- Hoe kunnen we het doel bereiken dat we zojuist hebben besproken?
- Welke afspraken kunnen we maken om tijdens de bijeenkomst betrokken te blijven?
De vragen vormen een container voor openhartige communicatie tijdens de bijeenkomst. Ze nodigen iedereen uit om aanwezig te zijn, open te communiceren en eerlijk te zijn. Zodra leiders inzien dat vergaderingen de teamcultuur weerspiegelen, kunnen ze hun aandacht verleggen naar de manier waarop elke bijeenkomst niet alleen een goed presterend team kan creëren, maar ook een hoog presterende cultuur.
