Hieronder deelt Rebecca Hinds vijf belangrijke inzichten uit haar nieuwe boek, Uw beste vergadering ooit: 7 principes voor het ontwerpen van vergaderingen die dingen gedaan krijgen.
Rebecca is een vooraanstaand expert op het gebied van gedrag in organisaties en de toekomst van werk. Haar onderzoek is consequent te zien in publicaties als Harvard bedrijfsrecensie, De New York Times, De Wall Street Journal, ForbesEn Bedraad.
Wat is het grote idee?
Als u het beu bent om uw organisatie te zien lijden onder het gewicht van slechte, kapotte, opgeblazen bijeenkomstenzijn er bewezen manieren om het slow-motion afvalcontainervuur te vervangen door kalenders die het werk daadwerkelijk vooruit helpen. Door vergaderingen als een product te behandelen, kunt u dat doen ontwerp de beste vergaderingen ooit.
1. Behandel uw vergaderingen als een product.
Vergaderen is het belangrijkste product van uw organisatie. Hier worden beslissingen genomen, prioriteiten gesteld en cultuur opgebouwd. Toch zijn vergaderingen het minst ontworpen, minst geteste en minst geoptimaliseerde product in uw organisatie. Alleen al in de VS verbranden ze ruim 1,4 biljoen dollar per jaar – meer dan 5 procent van het bbp.
U zou nooit een fysiek product naar klanten verzenden zonder doordacht ontwerp, testen, iteratie en gebruikersfeedback. Maar organisaties verzenden vergaderingen elke dag precies op deze manier.
Vergaderingen hebben design nodig. Als u niet het harde werk hebt gedaan om de bijeenkomst te ontwerpen, verdient u het niet om deze te houden. En als vergaderingen een product zijn, moeten we ze ontwerpen volgens dezelfde principes die producten geweldig maken.
2. Verlos uw vergaderschuld.
Net zoals producten technische schulden verzamelen, verzamelen vergaderingen hun eigen versie: het afbetalen van schulden. Een terugkerende vergadering belandt in uw agenda en wordt vaak onsterfelijk. Niemand herinnert zich wie het heeft gemaakt, waarom het bestaat of wat het zou moeten doen. Maar iedereen komt nog steeds opdagen en doorloopt de bewegingen. Week na week. Maand na maand.
Uiteindelijk stapelen de schulden zich zo hoog op dat de enige echte oplossing het afkondigen van een Meeting Doomsday is: een 48-uur durende agendaopschoning waarbij je terugkerende vergaderingen van je agenda veegt en helemaal opnieuw opbouwt. Tijdens de Meeting Doomsdays die ik heb georganiseerd, hebben deelnemers tot 11 uur per persoon per maand terugverdiend. Meeting Doomsdays werken om twee belangrijke redenen:
- Ze halen je uit de status quo. Traditioneel audits bijwonen (Eventueel één vergadering tegelijk evalueren) zorgt ervoor dat u de rommel die al in uw agenda staat, verdedigt. Een Doomsday haalt je uit de automatische piloot en in de doelbewuste, inspannende manier van denken die Daniel Kahneman Systeem 2-denken noemde.
- Ze profiteren van het Ikea-effect. Uit onderzoek blijkt dat we dingen meer waarderen als we ze zelf bouwen, of het nu gaat om een… Ikea bureau of een nieuw opgebouwde kalender. Wanneer mensen hun eigen kalender opnieuw ontwerpen, waarderen ze deze meer. Zij beschermen het. En ze laten niet langer onnodige vergaderingen binnensluipen.
Doomsdays werken alleen als ze met een echte bedoeling worden gedaan. Als je ze slecht doet, komen de oude gewoonten terug. Maar als je ze goed uitvoert, worden ze een van de krachtigste manieren om niet alleen je agenda, maar je hele vergadercultuur opnieuw op te starten.
3. Word een vergaderminimalist.
Een Meeting Doomsday is een radicale manier om schulden af te lossen. Maar een eenmalige zuivering is niet genoeg. Je hebt voortdurende discipline nodig om je agenda strak te houden.
De beste producten ter wereld zijn minimalistisch. Denk erover na Googlen of ChatGPT: één zoekbalk, één promptbalk, geen pluisjes, geen rommel, geen onzin. Vergaderingen zouden op dezelfde manier moeten werken.
Maar minimalisme is niet de menselijke natuur. Zoals mijn collega’s Bob Sutton en Leidy Klotz hebben aangetoond, hebben mensen een ingebouwde neiging tot optelling – wat zij ‘daarnaast ziekte.” Wanneer we een uitdaging tegenkomen – of het zwakste vleugje onzekerheid – is ons instinct een toevoeging. Voeg een vergadering toe. Voeg meer deelnemers toe. Voeg meer minuten toe aan de lengte van de vergadering. Voeg meer agendapunten toe.
“Uit onderzoek blijkt dat staande vergaderingen zo’n 25 procent korter duren dan zittende vergaderingen.”
Het goede nieuws is dat uit onderzoek ook blijkt dat wanneer mensen klaar zijn voor aftrekken, de optellingsziekte kortgesloten kan worden. Mensen gaan denken als minimalistische productontwerpers. Bij vergaderingen betekent minimalistisch worden het toepassen van die mentaliteit op vier dimensies: de agenda, de duur, de aanwezigen en de frequentie.
Laten we de duur nemen. Vergaderingen lijden onder de wet van Parkinson: werk breidt zich uit, ongeacht de tijd die u eraan besteedt. Geef een vergadering 60 minuten, en deze zal bijna altijd de volledige 60 minuten gebruiken. Als je kortere, scherpere vergaderingen wilt, moet je je actief verdedigen tegen de natuurlijke kruip van opvulling, pluisjes en geklets. Eén manier om dat te doen? Staande vergaderingen. Uit onderzoek blijkt dat staande vergaderingen ongeveer 25 procent korter duren dan zittende vergaderingen. Niemand wil dingen naar buiten slepen als hun knieën tegen de zwaartekracht vechten.
Maar het gaat niet alleen om het besparen van tijd. Staan verandert de manier waarop we samenwerken tijdens vergaderingen. Uit onderzoek blijkt dat mensen minder territoriaal worden. Als we zitten, is dat zo Mijn stoel, Mijn stukje van de tafel, Mijn grasmat. De kamer is verdeeld in kleine percelen. Maar als we staan, wordt de ruimte gedeelden dat geldt ook voor onze gesprekken en ideeën. Het gaat minder om grasmat en meer om teamwerk.
4. Systeemdenken toepassen.
We geven vergaderingen graag de schuld van alles wat kapot is aan werk. Maar vergaderingen zijn meestal niet het kernprobleem. Ze zijn het symptoom van een dieper liggend probleem: een kapot communicatiesysteem.
Denk erover na Appel. Ze ontwerpen geen producten op zichzelf. Elk onderdeel past in een groter ecosysteem – hardware, software, diensten, gebruikerservaring – en versterkt elkaar allemaal. Vergaderingen zouden op dezelfde manier moeten werken: als onderdeel van een communicatiesysteem, en niet als willekeurige planningshandelingen.
Tijdens de pandemie werd de tijd die mensen in disfunctionele vergaderingen doorbrachten steeds erger, zelfs nu organisaties meer digitale hulpmiddelen dan ooit adopteerden – hulpmiddelen die de behoefte aan vergaderingen hadden moeten verminderen. Waarom? Organisaties voegden tools toe, maar gaven mensen geen advies over hoe ze deze moesten gebruiken.
Als mensen niet weten wat een e-mail, een document, een Slack-thread of een asynchrone update verdient, kiezen ze standaard voor vergaderingen. En ze doen het om twee redenen.
“Vergaderingen zijn meestal niet het kernprobleem.”
Ten eerste zijn vergaderingen zeer zichtbaar. Je kunt iemands gedachten niet zien. Je kunt iemands oordeel niet zien. Je kunt niet zien dat iemand goede beslissingen neemt. Maar jij kan iemand in een vergadering zien. Een volle agenda straalt belangrijkheid uit. Zo worden ontmoetingen theater: een voorstelling van productiviteit dat levert vaak niets op.
Ten tweede kapen vergaderingen de aandacht. Je kunt een e-mail negeren. Een document later doorbladeren. Een Slack-bericht snoozen. Maar vergaderingen zijn openbaar. Het is verankerd in een specifiek tijdslot. Het claimt fysiek territorium in uw agenda. En psychologisch gezien creëert dat een sociaal contract. Je hebt het gevoel dat je iemand je aanwezigheid verschuldigd bent. Vergaderingen worden de snelste, botste en meest betrouwbare manier om iemands aandacht te kapen.
Voordat u uw vergaderingen kunt repareren, moet u het systeem eromheen repareren. Begin met de 4D-test. Een bijeenkomst mag alleen bestaan als het doel is om:
- Beslissen
- Debat
- Bespreken
- Ontwikkelen (jezelf of je team)
Al het andere (statusupdates, uitzendingen, eenrichtingsbriefings) voldoet niet aan de 4D-test. Dat is systeemdenken.
5. Innoveren met technologie.
Geen enkele technologie is transformatiever of gevaarlijker verleidelijk dan technologie AI. Hier zijn twee manieren waarop u AI kunt gebruiken om uw vergaderingen beter en niet alleen glanzender te maken:
- Bereken zendtijd. Een van de sterkste voorspellers van teamprestaties is evenwichtige zendtijd. Wanneer de zendtijd scheef raakt, vervormt dit onze perceptie van de mensen in de kamer. Onderzoekers noemen dit de babbelhypothese: hoe meer iemand praat, hoe meer we hem of haar als leider zien, zelfs als hij alleen maar onzin uitkraamt. AI kan dat tegengaan. Het kan aangeven wie de microfoon domineert, aan het licht komen wie er wordt neergewalst en het gesprek terugsturen naar een gesprek dat niet wordt vervormd door de luidste stem.
- Speel advocaat van de duivel. Een van de grootste valkuilen bij vergaderingen is groepsdenken. We zijn geconditioneerd om te geloven dat brainstormen het beste werkt in groepen, maar onderzoek toont aan dat mensen meer en betere ideeën genereren als ze eerst alleen nadenken. Uit vroeg onderzoek blijkt dat AI dit kan helpen tegengaan. Het kan alternatieve invalshoeken introduceren, aannames ter discussie stellen en de aantrekkingskracht naar consensus verstoren. AI hoeft niet eens goed te zijn om nuttig te zijn.
Geniet van onze volledige bibliotheek met Book Bites – gelezen door de auteurs! – in de Volgende Big Idea-app.
Dit artikel verscheen oorspronkelijk in Volgende grote ideeënclub tijdschrift en is met toestemming herdrukt.
