Communiceren via groepschats is snel een manier van leven geworden, maar wat zijn de regels?
Vroeger gebruikten we e-mail, de telefoon of spraken we persoonlijk. Nu gebruiken we platforms zoals iMessage, WhatsApp of Slack om een avondje uit met vrienden, een verjaardagsfeestje voor kinderen, een werkproject te coördineren of zelfs om gevoelige militaire informatie te bespreken – zoals minister van Defensie Pete Hegseth deed het delen van details over luchtaanvallen in een Signal-chat.
Maar hoewel groepschats in populariteit zijn geëxplodeerd vanwege hun informaliteit, brengt dat ook zijn eigen uitdagingen met zich mee: discussies kunnen afwijken van het onderwerp, repetitieve of fundamentele vragen kunnen groepsleden irriteren, en die virale meme die jij grappig vindt, kan ook beledigend zijn.
De principes van digitale etiquette blijven hetzelfde als andere soorten etiquette, maar ze zijn ook “contextspecifiek en veel van de regels zijn eerder impliciet dan expliciet”, zegt Rupert Wesson, directeur van Debrett’s, de Britse etiquettegids, die belangrijke tips voor The Associated Press schetste:
Denk na voordat u berichten stuurt
Etiquette is altijd gebaseerd op het idee van zorg en aandacht voor anderen, zei Wesson. Het helpt dus om na te denken over de mogelijke gevolgen van uw bericht voor de ontvangers.
Dat betekent bijvoorbeeld dat je de tijd van andere leden niet verspilt door vragen te stellen die gemakkelijk kunnen worden beantwoord door een Google-zoekopdracht uit te voeren, of door naar boven te scrollen of door de vorige berichten te zoeken.
De Trent Windsurfing Club in de buurt van Nottingham, Engeland, die met leden communiceert via zowel WhatsApp als e-mail, zet andere overwegingen uiteen in een lijst van 15 punten op haar website.
“Word niet boos als iemand in een groep niet reageert op jouw berichten. Niemand is daartoe verplicht. Stuur hem/haar beter een direct message”, zegt de club.
Ook: “Analyseer, voordat u een video, foto, meme of welke inhoud dan ook verzendt, of dergelijk materiaal in het belang is van de meerderheid van de leden van de groep.”
En vermijd het verzenden van video’s of bestanden die erg groot zijn, want “niemand houdt ervan het geheugen van zijn smartphone te verzadigen of zijn data-/internetabonnement te verspillen aan onzin”, zegt de richtlijn. De club heeft niet gereageerd op een verzoek om commentaar.
Onthoud het doel van de chat
Houd altijd rekening met het doel van de chatgroep. Voor degenen die zijn gemaakt met een specifieke en praktische functie in gedachten, blijf gewoon bij de taak en post niet meer dan nodig is, zei Wesson.
Aan de andere kant: “Sommige groepen zijn er voor frivoliteit en hier geldt: meer is meer”, voegde hij eraan toe.
Het zou voor de hand moeten liggen, maar plaats geen persoonlijke dingen in een bedrijfs- of bedrijfsgerelateerde chat, en plaats geen werkgerelateerd materiaal in een groep met vrienden of familie.
Het kan geen kwaad om eerst op de loer te liggen voordat je je mening geeft, deels omdat nieuwe leden op sommige chatplatforms niet kunnen zien wat er is gepost voordat ze lid werden.
“Het is altijd het beste om voorzichtig te zijn totdat je heel duidelijk bent over het doel en de cultuur van de groep,” zei Wesson.
Houd rekening met de grootte van de groep
Moet je op elk bericht reageren? Er is vaak iemand die de behoefte voelt om op elk bericht een antwoord te typen, ook al is het alleen maar om ‘bedankt’ te zeggen. Maar als je dit in een grote groep doet, lijkt het misschien enigszins op een storm van e-mailantwoorden.
Wesson adviseert om te overwegen hoeveel mensen er in de chat zitten.
“Als jullie met z’n drieën in de groep zijn, wordt er bijna een reactie, al is het maar een emoji, verwacht”, zei Wesson. “In een groep van 50 of meer is het praktisch een strafbaar feit.”
Houd het schoon en fatsoenlijk, vooral op het werk
Dit is een bijzonder belangrijk punt als het gaat om werkcommunicatie, waarbij veel bedienden nu chatplatforms zoals Slack en Microsoft Teams gebruiken in plaats van e-mail om te communiceren.
Deze platforms voelen minder formeel aan dan e-mail, maar vergeet niet dezelfde richtlijnen te volgen als bij andere bedrijfscommunicatie.
“Ga ervan uit dat alles wat u ontvangt, kan worden doorgestuurd en wees vooral voorzichtig met werkchats (hoe informeel ze ook lijken)”, aldus Wesson. “Zoals talloze mensen bij arbeidsrechtbanken hebben ontdekt, kan elke afleiding in iets onfatsoenlijks hun carrière beperken.”
Minder kan meer zijn in chats
Chatberichten moeten kort en krachtig zijn.
Eén reden is dat uw woorden anders kunnen overkomen, afhankelijk van de persoon die het bericht leest. Gebruik dus korte zinnen om te voorkomen dat ze verkeerd worden geïnterpreteerd.
Als het over werk gaat en u iets uitgebreider en gedetailleerder wilt bespreken, overweeg dan een persoonlijk gesprek, een telefoontje of een e-mail.
“Niemand wil een ongeformatteerd bericht van 20 cm lang lezen als een georganiseerde bijlage beter zou hebben gewerkt”, adviseren de experts van The Emily Post Institute – het Amerikaanse equivalent van Debrett – in een blogpost over zakelijke communicatie.
Duidelijkheid en stijl van de boodschap zijn belangrijk
Het is geen college-essay, dus de regels rond grammatica, interpunctie of zelfs emoji hoeven niet al te streng te zijn.
“Je moet je niet te beperkt voelen en ook niet oordelen over anderen omdat ze snel en losjes spelen met het King’s English”, zei Wesson. “Laat beknoptheid en duidelijkheid uw leidraad zijn.”
Over emoji gesproken: ze zijn leuk en kunnen zowel je bedoeling als de meest doordachte zinsnede overbrengen, zei Wesson. Maar maak er geen misbruik van, want ze kunnen een ‘mijnenveld’ zijn.
Er zit een wereld van verschil tussen bijvoorbeeld de huilende emoji en de huilende emoji, zei hij. Het is het beste om op safe te spelen en emoji te vermijden wanneer je bijvoorbeeld condoleances stuurt, zei Wesson.
Hoe je op de juiste manier een chatgroep verlaat
Als je je ergert aan het aantal berichtmeldingen van een grote chatgroep, of als je je ongemakkelijk voelt vanwege sommige reacties, zet het dan gewoon op mute. En wees niet bang om de groep te verlaten als je er niet bij hoeft te zijn.
Overweeg om de chatbeheerder hiervan op de hoogte te stellen voordat u vertrekt.
“De groepsbeheerder heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de chat zijn doel dient en dat de zaken niet te uit de hand lopen”, zegt Wesson.
Wat moeten beheerders doen als bepaalde mensen problemen veroorzaken?
“Als het misgaat, is het verwijderen van een lid een optie, maar misschien een beetje drastisch. Een rustige DM of een korte stilte moet altijd eerst worden overwogen”, zegt Wesson.
Als u de chat verlaat, moet u dan afscheid nemen?
Nogmaals, het hangt af van de context. Als het om een eenmalig evenement gaat met veel mensen die je niet kent, is dat waarschijnlijk niet nodig.
Maar als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van een project voor werken op afstand, is het een goed idee om iedereen hiervan op de hoogte te stellen.
“Maak bij het weggaan duidelijk dat je jezelf onmiddellijk verwijdert, zodat de chat niet vol raakt met mensen die afscheid van je wensen”, zei Wesson.
Is er een technisch onderwerp dat volgens u uitleg behoeft? Schrijf ons op onetechtip@ap.org met uw suggesties voor toekomstige edities van One Tech Tip.
—Kelvin Chan, zakelijk schrijver van AP
