In een tijdperk van hyperefficiëntie kijken leiders nauwlettend naar de vergaderingen op hun agenda – en de CEO van Gap is daarop geen uitzondering.
Sinds hij in 2020 terugkeerde om Gap’s wereldwijde merk te leiden, vertelde CEO Mark Breitbard aan Business Insider hij is gefocust op het herstellen de relevantie van het merk, en een deel daarvan omvatte het wegnemen van bureaucratie en onnodige lagen.
Vergaderingen worden vaak gezien als het toppunt van bedrijfsbureaucratie, en Breitbard zei dat hij drie regels volgt om ze onder controle te houden.
De 3 regels
Breitbard zei dat als niemand zeker weet waarom een terugkerende bijeenkomst plaatsvindt, deze kritisch moet worden onderzocht.
“Als het een standaardvergadering is, zoals het elke week gebeurt, dan heb ik het gevoel dat we daar vraagtekens bij moeten zetten”, vertelde Breitbard aan Business Insider.
Zijn tweede regel is om de uitnodigingslijst strak te houden. Breitbard zei dat het een waarschuwingssignaal is als hij een vergadering binnenloopt en iemand vraagt: “Oh, ben jij in deze vergadering?”
“Als je het vraagt, is het antwoord ‘nee’. Ik hoef hier duidelijk niet te zijn als je het moet vragen’, zei Breitbard, waarmee hij suggereerde dat de bijeenkomst niet zo groot zou moeten zijn dat mensen worden uitgenodigd zonder dat ze een duidelijk doel hebben om aanwezig te zijn.
Zijn derde gewoonteregel is om op tijd – of vroeg – te eindigen. Hij zei dat wanneer het einde van een vergadering nadert, er vaak een moment komt waarop mensen iets zeggen in de trant van: “Nou, we hebben nog vijf minuten…”
‘We hebben geen vijf minuten meer’, zei Breitbard. “We zijn nu klaar.”
Breitbard zei dat mensen vaak vergaderingen van dertig minuten boeken, maar dat hij geneigd is eerder te eindigen als het doel van het gesprek is bereikt.
“Op minuut 24 zeg ik: ‘Oké, goed, dit was geweldig. Bedankt allemaal'”, zei Breitbard, eraan toevoegend dat wanneer mensen zich afvragen of het echt tijd is om te eindigen, hij zegt: ‘Ja, we hebben wat we nodig hadden.’
Minder vergaderen
Het debat over vergaderingen en hoe deze moeten worden geleid, is niet nieuw. In 2018 zei Elon Musk dat in een e-mail grote bijeenkomsten moeten worden geschrapt of ‘zeer kort’ gehouden, en miljardair-investeerder Mark Cuban heeft eveneens gezegd dat ze zijn productiviteit in de weg staan.
Maar in vandaag resultaatgerichte werkcultuurheeft de drang om de hoeveelheid tijd die aan vergaderingen wordt besteed in toom te houden een nieuwe vorm van urgentie aangenomen.
Sneeuwvlok-CEO Sridhar Ramaswamy vertelde Business Insider in december dat “vergaderingen als bureaucratieën zijn”, en hij heeft vier regels voor het beheer van zijn eigen regels, namelijk het kort houden van bijeenkomsten, ervoor zorgen dat er een doel is en ervoor zorgen dat er een agenda en aantekeningen zijn.
Instagram-chef Adam Mosserikondigde onlangs ook aan dat terugkerende bijeenkomsten elke zes maanden zouden worden geannuleerd en alleen opnieuw zouden worden toegevoegd als “absoluut noodzakelijk”. Hij moedigde ook aan om ‘standaard’ tweewekelijks één-op-één-gesprekken te voeren en zei dat werknemers bijeenkomsten moeten weigeren die ‘focusblokken’ verstoren.
